Assistant de direction H/F

Assistant de direction H/F

CDI

Présentation de la structure et de l'équipe :
Le groupe hospitalier :
Les Hôpitaux Universitaires de Paris-Seine-Saint-Denis sont constitués des Hôpitaux Avicenne (Bobigny), Jean-Verdier (Bondy) et René-Muret (Sevran).
Quelques chiffres caractérisent ce Groupe : 1275 lits et places, 3700 personnels non médicaux, 450 personnels médicaux seniors, 36 000 séjours en Hospitalisation complète, 38 000 séjours en hospitalisation partielle, un budget d'exploitation de 435 millions d'euros.

Il est organisé en 7 départements médicaux universitaires : DMU NARVAL : Cancérologie, Inflammation, Fibrose, Innovation, Blocs ; DMU Ville Hôpital ; DMU PUI-Santé publique-département de recherche clinique- Anatomie pathologie-Biologie ; DMU urgences et métabolisme ; DMU gynéco périnatalité ; DMU hémato immunologie ; DMU médecine des enfants

Principales orientations stratégiques : prise en charge du cancer, des pathologies pulmonaires, prise en charge de l'obésité (reconnu centre intégré obésité), spécialités médicales et chirurgicales, organisations innovantes en ambulatoire.

Plateau médico technique : imagerie (1 TEP, 3 IRM, 3 scanners), salle dédiée à la radiologie interventionnelle, médecine nucléaire et radiothérapie, plateau technique neuf sur Avicenne comprenant 10 blocs opératoires, une réanimation de 16 lits, 16 lits de surveillance continue, une stérilisation, des laboratoires.
Le site dAvicenne est principalement consacré aux activités interventionnelles et de soins critiques, ainsi quà lhospitalisation adultes spécialisée. Le projet médical du site Jean-Verdier est en cours dévolution, il sera progressivement consacré aux activités de proximité ainsi quaux activités ambulatoires spécialisées universitaires. Le site René-Muret est consacré aux activités de gériatrie avec un court séjour, des SSR et une USLD, un court-séjour étant par ailleurs positionné à Avicenne.


Le GH développe également des partenariats avec les structures extrahospitalières (médecins de ville, EHPAD, centres municipaux de santé, PMI).

Le Groupe Hospitalier est certifié.
La direction est structurée en 11 directions fonctionnelles et 3 directions de site :
- Direction des ressources humaines
- Direction des soins et des activités paramédicales
- Direction des systèmes d'information
- Direction qualité, gestion des risques et expérience patient
- Direction des finances et du contrôle de gestion
- Direction de l'investissement et de la maintenance
- Direction des affaires médicales, de la recherche et de la stratégie
- Direction des opérations
- Direction des achats, de la logistique et du développement durable
- Secrétariat général
- Direction de la communication
- Direction du site Avicenne
- Direction du site Jean-Verdier
- Direction du site René-Muret
Le secrétariat de les directions des achats, de la logistique et développement durable et des affaires financières :
Le secrétariat des deux directions est composé d'un professionnel, qui travaille en trinôme avec les assistantes de la direction du Groupe hospitalier et du secrétariat général (1) et de la direction des affaires médicales (1) Les trois assistant(e)s de direction se remplacent durant leurs congés et absences et se coordonnent étroitement dans l'organisation de leurs tâches.

Régime horaire 7h30 par jour
Détails : 15 RTT

ACTIVITES
Assurer le secrétariat du directeur des finances et du contrôle de gestion, de son adjointe, du directeur des achats, de la logistique et du développement durable.

Missions générales auprès des directeurs concernés :
- Assistance dans l'ensemble de leurs missions
- Gestion des agendas et prises de RDV des directeurs/trices et adjoint(e)s
- Gestion des réunions à l'initiative des directeurs(trices) et adjoint(e)s concernés, préparation des salles de réunion et gestion du logiciel de réservation de salle
- Assurer le secrétariat des comités spécifiques à la DAF et à la DALLD (comité développement durable, etc.)
- Prise de notes et élaboration de comptes-rendus / relevés de décision de réunions.
- Mise à jour du tableau de suivi des projets des deux directions (relances avant échéance, alimenter les actualisations du tableau des responsables de projets/d'actions, etc.)
- Accueil des rendez-vous
- Frappe et mise en forme de document
- Saisie, mise en forme et actualisation de l'intranet
- Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques
- Reproduction et diffusion de documents Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) et préparation des courriers de réponses ;
- Préparation des dossiers
- Gestion des stocks de produits et de matériels, des demandes d'interventions techniques et informatiques nécessaires à l'activité
- Gestion des demandes de vestiaires centraux (logiciel dédié)
- Gestion des contraventions (désignation sur le site de lANTAI, courriers de réclamation, décision de paiement) ;
Missions ponctuelles:
- Intérim de l'assistante de direction du directeur du groupe hospitalier, de son adjointe et de la secrétaire générale
- Intérim de l'assistante de direction de la directrice des affaires médicales et de son adjoint

COMPETENCES
Savoir faire requis
Connaissance de l'environnement hospitalier et de l'environnement institutionnel des établissements publics de santé
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Utiliser les outils bureautiques / technologie d'information et de communication

Formation requise : assistant(e) de direction

QUALITES REQUISES
Discrétion
Loyauté
Diplomatie
Rigueur, dynamisme, excellent relationnel, communication
Autonomie, organisation du travail
Disponibilité
Capacité à gérer les pics d'activité
Capacité d'adaptation

EXPERIENCE CONSEILLEE et NIVEAU DE FORMATION REQUIS
Expérience sur un poste similaire particulièrement appréciée
Formation spécialisée dans le domaine du secrétariat / assistanat de direction requis

Hôpital Avicenne - AP-HP.Hôpitaux Universitaires Paris Seine-Saint-Denis
125, rue de Stalingrad
93000 Bobigny

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