Secrétariat de la direction des affaires générales et du Projet Territorial de Santé Mentale

Secrétariat de la direction des affaires générales et du Projet Territorial de Santé Mentale

CDD; CDI

Définition du poste
Sous couvert de lattaché dadministration hospitalière, le secrétaire des affaires générales et du Projet Territorial de Santé Mentale (PTSM), contribue au fonctionnement de la direction des affaires générales du CH Camille Claudel et à la mise en uvre du PTSM de la Charente.


Missions
Les missions principales sont :
- contribuer aux missions du service des affaires générales (suivi des actions prévues dans le projet détablissement, réponse aux appels à projet et suivi des actions, actualisation des délégations de signature, suivi des conventions, etc.) ;
- assurer la permanence du secrétariat de direction durant les périodes dabsence de la secrétaire de direction (suivi et orientation du courrier papier et électronique, gestion de lagenda du directeur, suivi des instances, etc.) ;
- seconder le coordinateur du PTSM dans lexercice de ses missions (organisation des réunions, rédaction de compte-rendu, liens avec les acteurs du territoire, suivi des actions) ;
- contribuer à développer le partenariat avec les acteurs (sanitaire, médico-social, associatif, étatique) du territoire dans le cadre du PTSM.


Spécificité
Poste aux missions variées nécessitant une bonne polyvalence et une bonne capacité dadaptation
Une bonne connaissance des acteurs sanitaires, sociaux et médico-sociaux du territoire sera indispensable, ainsi que de bonnes capacités relationnelles


Activités
Libellé activité Niveau requis (pratique courante, maîtrisé, expert)
Veille juridique Maîtrisé
Contrôle de lapplication des règles, procédures, normes et standards de létablissement Maîtrisé
Gestion et traitement des données et des informations (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi) Maîtrisé
Rédaction de courriers Maîtrisé
Renseignement de documents, de fichiers (fiches dactivité, de traçabilité,) Maîtrisé
Saisie, mise à jour et sauvegarde de données, dinformations, de tableaux Maîtrisé
Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) Maîtrisé
Organisation et animation de groupes de travail Maîtrisé
Rédaction dactes, documents ou notes juridiques et réglementaires :
-décisions,
-délégations de signatures,
-conventions,
- contrats, etc. Maîtrisé
Conseil aux décideurs concernant les choix, les projets, les activités. Maîtrisé
Contrôle de la conformité et de la validité des documents Maîtrisé
Rédaction et mise à jour de la documentation Maîtrisé
Encadrement déquipe Pratique courante

Savoirs
Libellé savoir Niveau requis (connaissances générales, connaissances détaillées, connaissances approfondies)
Gestion administrative Connaissances détaillées
Communication Connaissances générales
Droit de la fonction publique Connaissances détaillées
Animation de réunions Connaissances approfondies
Organisation et fonctionnement interne de létablissement Connaissances approfondies


Savoir-faire
Libellé savoir faire Niveau requis (pratique courante, maîtrisé, expert)
Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats Maîtrisé
Argumenter, influencer et convaincre un ou plusieurs interlocuteurs Pratique courante
Classer des données, des informations, des documents de diverses natures Maîtrisé
Conseiller et orienter les choix dune personne ou dun groupe Pratique courante
Définir et utiliser les techniques et pratiques adaptées à son métier Maîtrisé
Evaluer la pertinence et la véracité des données et des informations Maîtrisé
Identifier et analyser les évolutions et leurs impacts sur les activités, les systèmes relatifs à son domaine de compétence Pratique courante
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et rapports relatifs à son domaine de compétence Maîtrisé
Utiliser une procédure, un code, un langage, un protocole, une réglementation spécifique à son domaine Maîtrisé
Concevoir, formaliser et adapter des procédures, protocoles, modes opératoires et consignes relatives à son domaine de compétence Maîtrisé
Identifier, analyser, évaluer et prévenir les risques relevant de son domaine, définir les actions correctives et préventives Pratique courante
Rédiger des actes et des documents juridiques et contractuels Maîtrisé


Relations professionnelles les plus fréquentes
Lien hiérarchique : responsable du service des affaires générales, coordinateur du PTSM
Liens fonctionnels :
- Direction générale et directions fonctionnelles
- Encadrement soignant et administratif
- Partenaires de létablissement (sanitaires, sociaux, médico-sociaux, )


Diplôme souhaité
Diplôme de niveau 5 (Bac +2)


Correspondances statutaires
Adjoint des cadres hospitaliers

Centre hospitalier Camille Claudel
17 rue Camille Claudel CS 90025
16400 La Couronne

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