GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF DU PERSONNEL MÉDICAL

GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF DU PERSONNEL MÉDICAL

CDD; CDI; Détachement; Mutation

IDENTIFICATION DU POSTE

Direction : Affaires Médicales

Niveau emploi : Catégorie B Adjoint des cadres hospitalier


CONTENU DU POSTE

GESTION CARRIERE DU PERSONNEL MEDICAL ET DES INTERNES :
- Saisie informatique des éléments constitutifs des dossiers individuels des médecins et des internes
- Gestion des affectations
- Rédaction des divers avis chef de service, chef de pôle et président de CME
- Rédaction des contrats / conventions / décisions
- Rédaction de diverses attestations
- Gestion et suivi des cartes informatiques du personnel médical et des internes

PAIE ET VARIABLES DE PAIE :
- Saisie de lensemble des éléments variables de paie
- Valorisation des gardes et astreintes des médecins et des gardes dinterne
- Saisie dans le logiciel eGTT des déplacements et du temps de travail réalisés pendant les périodes dastreinte
- Calcul de la paie des médecins remplaçants
- Etablissement des états comptables justificatifs
- Contrôle de la saisie des variables de paie (logiciel AGIRH et MEDIPASS-PH7)
- Réponse aux demandes dinformation des médecins et des internes sur leur bulletin de salaire

GESTION DU TEMPS MEDICAL :
- Référent du logiciel de gestion du temps de travail médical GTT et eGTT
- Gestion des accès au logiciel et des différents profils, formation des nouveaux personnels à loutil
- Suivi et contrôle des tableaux de service par spécialité
- Décompte du temps de travail des médecins et des internes
- Suivi du temps de travail additionnel
- Suivi des droits à congés et RTT
- Suivi et gestion des comptes-épargne-temps des médecins
- Elaboration des bilans annuels dactivité de chaque médecin à partir de tableaux de service validés

ABSENTÉISME :
- Elaboration et suivi des dossiers dabsentéisme pour maladie, maternité, paternité, accidents de travail, CLD ou CLM, ASA (saisie dans AGIRH et dans NET ENTREPRISE)
- Suivi du versement des indemnités journalières par la Sécurité sociale et production des titres de recettes correspondants


SUIVI DES CONVENTIONS / FACTURATION :
- Elaboration des factures relatives aux médecins et internes mis à disposition dans dautres structures
- Elaboration détat de suivi pour les personnels qui nous sont mis à disposition
- Evaluation des différents engagements à réaliser avant la clôture comptable

RETRAITE IRCANTEC :
- Gestion des dossiers retraite en liaison avec lIRCANTEC
- Gestion des dossiers de validation de service, de régularisations de cotisations

ACTIVITE LIBERALE, PERMANENCE DES SOINS ET CME :
- Secrétariat de la commission dactivité libérale (CAL)
- Secrétariat de la commission dorganisation de la permanence des soins (COPS)
- Participation à la préparation du bilan financier de la permanence des soins
- Participation à lorganisation des élections de la CME

GESTION DES INTERNES :
- Organisation à chaque semestre de la réunion daccueil des internes avec les différentes directions fonctionnelles concernées (informatique, logistique, communication, etc.) et les différents médecins intervenant (pharmacie, biologie, imagerie, urgences, hygiène et le Président de la CME).
- Suivi des agréments avec la faculté de médecine de Toulouse et les différents responsables de service.
- Rédaction des conventions de mise à disposition, notamment pour la réalisation de gardes entre différents CH.

ENQUÊTES, STATISTIQUES ET CONTRÔLES :
- Participation au remplissage de toute enquête interne ou externe
- Préparation des éléments de preuve pouvant être demandés

Le contenu de ce poste (non exhaustif) est susceptible dévoluer en fonction des évolutions réglementaires et des besoins du service


RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FREQUENTES

Internes : DAM, médecins, internes, Président de la CME, chefs de pôles, chefs de service, encadrement de pôle, secrétariat de direction, autres directions fonctionnelles

Externes : ARS, CNG, DGOS, Ministère de lIntérieur, Ordre des médecins, CHU, CH du département ou hors département


RATTACHEMENT HIERARCHIQUE

Directeur des Affaires Médicales : Monsieur François OOGHE
Adjointe du Directeur des Affaires Médicales : Madame Lydie DUPUY


COMPETENCES SOUHAITEES

Connaissance des fonctionnements médicaux hospitaliers (temps de travail médical) souhaitée

Savoirs :
-Connaissances ou aptitudes à connaitre et comprendre la réglementation (notamment celle relative à la gestion du personnel médical dans lenvironnement de la fonction publique hospitalière)

Savoirs faire :
- Capacité à expliciter des notions complexes à son équipe et aux médecins.
- Bon niveau bureautique (notamment Excel et Word).
- Sens de lorganisation (permettant lanticipation des phases rythmant lactivité des affaires médicales)
- Respect des échéances
- Capacité rédactionnelles /Capacités au raisonnement mathématique
- Sens de ladaptabilité

Savoirs être :
- Rigueur, aptitude à larbitrage et à la prise de décision
- Qualités relationnelles permettant une communication efficace et objective
- Savoir établir des relations de confiance avec ses interlocuteurs
- Savoir-faire du reporting


CONDITIONS DEXERCICE

Poste à temps plein
Lieu dexercice : CHIVA Saint-Jean-de-Verges (et déplacements possibles sur différents sites)
Horaire : à fixer par ladjointe du Directeur des Affaires Médicales (forfait jour)
Repos fixes
Organisation des absences avec lautre adjoint des cadres de la Direction des Affaires Médicales

CHIVA - Site de Saint Jean de Verges
Rn 20 - Sortie 9 - Saint-Jean de Verges BP 90064 - 09017 FOIX cedex
09107 Saint-Jean de Verges

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