ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F) – IFCS – 75014 PARIS

ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F) – IFCS – 75014 PARIS

CDD; Détachement; Mutation

Temps de travail : 100%
Statut : Contractuel / Titulaire
Grade : Adjoint des cadres hospitalier
Lieux de travail : IFCS du Site Sainte-Anne 75014 Paris
Organisation du travail : Du lundi au vendredi
Spécificités liées à la fonction : Vision sur écran informatique / TMS / Manutention ponctuelle de charges lourdes (dossiers scolaires)
Poste à pourvoir dès que possible



VOUS SOUHAITEZ REJOINDRE UN ACTEUR HOSPITALIER MAJEUR DANS LA PRISE EN CHARGE EN PSYCHIATRIE ET NEUROSCIENCES ?
Le Groupe Hospitalier Universitaire Paris psychiatrie et neurosciences est né le 1er janvier 2019 des rapprochements des hôpitaux Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse. Leader dans le soin, lenseignement et la recherche portant sur les maladies mentales et le système nerveux, le GHU Paris emploie 5600 hospitaliers répartis dans 100 sites parisiens, ainsi que des unités à dimension médico-sociale dans le 91 et le 93.
Le GHU Paris assure la prise en charge de proximité, de recours et de spécialité des Parisiens dans toutes les disciplines associées à la santé mentale et au cerveau au sein de 170 structures réparties dans la capitale. 2 chrono pour connaître le GHU Paris en images animées
Rejoindre le GHU Paris, cest intégrer une communauté hospitalière engagée qui prend soin des professionnels qui prennent soin des patients. #jechoisisleGhuParis
www.ghu-paris.fr / LinkedIn Ghu Paris / Twitter @GhuParis
Siège : Site Sainte-Anne, 1 rue Cabanis 75014 Paris

Le GHU Paris sengage pour une politique inclusive, tous les postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap.



DESCRIPTION DE LA DIRECTION

LIFCS a comme mission de former des étudiants cadres de santé
Capacité daccueil : 95 places toutes filières de paramédicaux à partir de la rentrée 2024. Actuellement sont accueillis des IDE et des médico-techniques.

Equipe constituée de 3 cadres supérieurs de santé formateurs, dune assistante administrative, dirigée par une directrice des soins en charge des instituts de formation du GHU

Liaisons hiérarchiques :
Coordonnatrice Générale des instituts des formations paramédicales du GHU (IFSI/IFAS/IFCS site Sainte Anne), directrice des soins

Liaisons fonctionnelles :
Equipe pédagogique de linstitut
Equipe administrative et logistique des instituts

Liaisons externes :
Direction des Ressources Humaines
Services support du GHU : communication, reprographie, maintenance, transport, informatique
Secrétariat pédagogique et différents services de luniversité partenaire
Intervenants extérieurs dont les universitaires
Les secrétariats de lARS, du conseil régional dIle de France, de la DRIEETS
Membres des instances de lIFCS



DESCRIPTION DU POSTE

Sous la responsabilité de la directrice :
- Gérer le suivi administratif de lensemble de la scolarité des étudiants
- Participer à lactivité administrative de linstitut
- Organiser le concours de sélection à lentrée à lIFCS

Organisation et suivi administratif du concours dentrée suivant procédure (de la gestion documentaire en aval à la publication des résultats)




MISSIONS

Gestion financière de la sélection et de la formation (rémunération des jurys et dossiers de prise en charge financière des étudiants et étudiantes)

Durant la formation, suivi de la scolarité
- Elaboration des conventions de stage des étudiants et étudiantes
- Suivi de la convention universitaire
- Suivi administratif des dossiers scolaires des étudiants
- Gestion des absences
- Gestion des demandes administratives diverses (attestations de scolarité, certificats)
- Préparation administrative des soutenances des mémoires de fin détude
- Préparation des jurys de diplomation
- Accueil des intervenants extérieurs et gestion de leur rémunération (en lien avec la DRH)
- Préparation des instances de lIFCS
- Participation aux enquêtes, à lélaboration du rapport dactivité et au dossier dautorisation de lIFCS
- Intendance : Gestion des stocks, des salles
- Participation aux réunions déquipe
- Accueil physique et téléphonique

Activités ponctuelles :

Participation à la démarche Qualité
Participation aux évènements de linstitut
Gestion des plannings en lien avec un cadre supérieur de santé de lIFCS



PROFIL

Formations :
Diplôme en bureautique souhaité
Expérience de secrétariat notamment pédagogique



Compétences :
Maitrise des outils de bureautique Word, Excel, PowerPoint
Maitrise des réseaux de communication à distance (TEAMS)
Maitrise des logiciels internes (e-planning, carl source...)


Savoir-faire :
Rigueur, sens de lanticipation, de lorganisation et de la planification du travail
Capacité de priorisation
Maitrise de lorthographe, de la syntaxe et de la grammaire. Maitrise de la mise en forme de documents administratifs.

Savoir-être :
Capacités relationnelles et communicationnelles : sens de laccueil, sens de la concertation, savoir être à lécoute des différents acteurs du dispositif de formation

Capacité dadaptation. Dynamisme, esprit dinitiative et dinnovation


Obligations professionnelles :
Obligations à légard de ladministration hospitalière publique : discrétion professionnelle, moralité et dignité, réserve et neutralité.
Obligation de servir : exercice personnel et exclusif des fonctions,
Obligations à légard des tiers et usagers : impartialité et probité, secret professionnel.
Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de létablissement (tenue vestimentaire adaptée au poste de travail, respect des règles dhygiène en vigueur)

GHU Paris psychiatrie & neurosciences
1 rue Cabanis
75014 Paris

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