ASSISTANT ADMINISTRATIF ET BUDGETAIRE SERVICE DE SOUTIEN METHODOLOGIQUE ET D'INNOVATION EN PREVENTION 80% - H/F

ASSISTANT ADMINISTRATIF ET BUDGETAIRE SERVICE DE SOUTIEN METHODOLOGIQUE ET D'INNOVATION EN PREVENTION 80% - H/F

CDD

Descriptif du poste :

Rattaché(e) au Service de Soutien Méthodologique et d'Innovation en Prévention (SSMIP) du CHU de Bordeaux, l'assistante administrative, sous la direction du Cadre de Santé, a pour rôle de recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif, budgétaire et organisationnel du service, suivre et gérer les processus administratifs, assurer l'interface avec les directions supports, collecter les demandes de l'équipe et les orienter.
Collecter, organiser, analyser et traiter les données liées aux activités et projets déployés par le SSMIP  en vue de leurs descriptions, analyses et évaluations
Contrôler de la conformité et / ou la validité des documents de gestion des activités du service
Élaborer, mettre en place et exploiter des tableaux de bord pour les financements, démarches administratives et règlementaires confiées au service.
Participer à l'élaboration, l'actualisation, la mise en uvre des processus, procédures, protocoles, consignes, spécifiques aux activités du service destinés à faciliter la lisibilité des fonctionnements internes et à l'organisation du service.
Gérer et traiter des données et participer à la production de documents d'information et de restitution.
Les missions confiées s'exercent en étroite collaboration et cohérence avec l'assistante administrative en responsabilité des projets et missions menées par le service  sous couvert de l'Université de Bordeaux.
Principales activités :
- Accueil et orientation des personnes et de leurs demandes (nouveaux arrivants, partenaires extérieurs,   professionnels du service)
- Réception,  traitement et orientation des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques à l'adresse du service  prévention.santé@chu-bordeaux.fr
- Organisation administrative et logistique des réunions, conférences, événements, séminaires d'équipe
- Traitement des courriers, dossiers  (enregistrement, tri, traitement, diffusion, suivi, archivage) conventions  et  autres documents 
- Rédaction et mise en forme des notes, documents, comptes rendus des réunions  et rapports en lien avec les missions du service, de la commission Prévention Education Promotion de la Santé (PEP'S) et  du GHT Prévention
- Production et diffusion interne de documents, de dossiers 
- Définition, organisation et mise en uvre d'un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire 
- Classement et archivage des données, des informations, des documents de diverses natures 
- Recensement et enregistrement au sein du système de gestion documentaire des projets pris en charge par le service 
-  Recueil, saisie, mise à jour et / ou sauvegarde de données d'informations, de tableaux, de fichiers relatifs aux projets pris en charge dans le service.
- Rédaction des modes opératoires et procédures d'organisation du service
- Suivi des commandes, facturation et élaboration des bilans financiers pour les projets accompagnés ou  pilotés par le service
Activités spécifiques
Participation aux réunions de service
Construction et actualisation d'outils d'information et communication pour la promotion de la santé, les activités de prévention menées au CHU de Bordeaux et la visibilité du Service de Soutien Méthodologique en Innovation et Prévention
Contribution à la veille documentaire
Suivi des attributions de budgets et dépenses relatives aux projets confiés au SSMIP en collaboration avec le cadre de santé, l'assistant administratif du pôle et les directions afférentes (DRH, DAF).
Le  la professionnel affecté sur ce poste devra mobiliser :
- des capacités d'adaptation et de  réactivité
- de fortes aptitudes relationnelles
- des compétences organisationnelles, rédactionnelles et de communication

Profil recherché :

APTITUDES attendues (SAVOIR-FAIRE)
Accueillir et orienter des personnes extérieures ou internes au service
Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations
Identifier, observer, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités
Concevoir, actualiser, optimiser une base de données, relatives aux  activités du service
Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité
Formaliser et adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes
Construire / adapter des outils / méthodes de travail
Solliciter et exploiter des requêtes
Travailler en équipe / en réseau
Faire preuve de réserve, discrétion et respecter de façon rigoureuse la confidentialité des données et informations entendues et reçues
S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes, adapter sa posture aux différents interlocuteurs
Utiliser les outils bureautique / Technologies d'Information et de Communication (TIC)

CONNAISSANCES attendues
Connaissances des techniques de secrétariat et des outils bureautiques (contrat tech, PPT, Word, Excel, outils de plannification..)
Connaissances générales relatifs aux principes de gestion comptable
Classement, archivage
Connaissance experte de l'organisation et fonctionnement interne de l'établissement
Communication / relations
contact : Isabelle BARCOS Cadre supérieur de santé ) 07 85 78 12 21  

Groupe Hospitalier Saint-André
1, rue Jean BURGUET
33075 Bordeaux

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