Assistant Médico-Administratif / Adjoint Administratif - H/F

Assistant Médico-Administratif / Adjoint Administratif - H/F

CDI

Descriptif du poste :

Dénomination du poste : Catégorie : C B
Fonction : Assistante Médico Administrative Adjoint Administratif
Affectation : Unité Adolescent et Jeunes Adultes +Cellule d'Urgence Médico-Psychologique
Pourcentage de travail : 30 % + 50 %


UNITE ADOLESCENTS et JEUNES ADULTES (AJA) 30%
Lieu d'exercice : Locaux de l'unité AJA à l'Hôpital Couple Enfant (HCE)
Activités du service :
L'unité AJA est une équipe mobile et pluridisciplinaire qui a pour mission d'améliorer la qualité de la prise en charge globale des AJA atteints de cancers résidents dans l'Arc Alpin.
Tous les membres de l'unité AJA travaillent en étroite collaboration avec les divers professionnels de santé, hospitaliers et libéraux, intervenant auprès des patients pris en charge au sein de l'unité.
L'unité AJA est susceptible d'intervenir dans tous les services des établissements de santé de l'Arc Alpin prenant en charge des adolescents, jeunes adultes atteints de cancers.



CELLULE D'URGENCE MEDICO-PSYCHOLOGIQUE (CUMP) 50%
Lieu d'exercice :Pavillon COIRIER (SAMU-SMUR CHUGA Nord)
Activités du service :
La cellule d'urgence médico-psychologique (CUMP) est instituée au profit des victimes de catastrophes, d'accidents impliquant un grand nombre de victimes ou d'événements susceptibles d'entrainer d'importantes répercussions psychologiques en raison des circonstances qui les entourent.
Elle est composée de personnels et de professionnels (médecins, psychologues et infirmiers) spécialistes ou compétents en santé mentale, ayant reçu une formation initiale et continue spécifique et qui se sont portés volontaires pour cette activité.
Elle est coordonnée par un psychiatre référent qui est chargé, en lien avec le SAMU territorialement compétent, de mettre en oeuvre l'activité et les moyens de la CUMP. 
Elle est assistée d'autres personnels et professionnels volontaires exerçant à titre libéral qui complètent les membres de la CUMP, en tant que de besoin, notamment lors de ses interventions.
Elle doit permettre une prise en charge médico-psychologique immédiate et post-immédiate optimale, notamment :
- mettre en place un Poste d'Urgence Médico-Psychologique (PUMP) installé à proximité du poste médical avancé (PMA) ;
- prodiguer des soins médico-psychologiques immédiats aux victimes et à toutes personnes impliquées dans l'événement y compris les sauveteurs (dont les équipes SAMU) et de faire évacuer, après régulation par le SAMU, les victimes nécessitant une hospitalisation vers les établissements de santé ;
- dispenser des soins post-immédiats aux patients le nécessitant.
Elle peut organiser des consultations de psycho-traumatologie pour ces victimes mais elle n'a pas pour vocation à assurer le suivi des patients nécessitant une prise en charge psychiatrique au-delà des soins immédiats et post-immédiats.



Profil recherché :

UNITE ADOLESCENTS et JEUNES ADULTES (AJA) 30%
Mission de la secrétaire :
Accueil physique et téléphonique de l'unité
Participation sur ses jours de présence à la permanence téléphonique (lundi au vendredi, de 9h à 17h)
Accueil des professionnels du CHU et des établissements extérieurs, des professionnels libéraux, des partenaires (associations ), des patients et de leurs familles.
Gestion des dossiers patients de l'unité
Tenue du dossier AJA, version informatisée (EASILY) :
Tenue classeur fiches signalements
Tenue de tableurs excel pour les rapports d'activité de l'équipe
Recherche des données médicales sur le SIH.
Frappe et diffusions des courriers aux patient + envoie plaquette AJA si besoin
Frappe et diffusion des courriers aux professionnels de santé, notamment au médecin traitant de tous les patients
Participation à la tenue des annuaires informatisés des patients et des professionnels ressources (fichiers Excel)
Staff AJA : Patients et fonctionnement de l'équipe et projets (tous les jeudis de 9h à 13h)
Participation aux réunions d'équipe hebdomadaires.
Frappe et diffusion des comptes rendus de réunion
Intégration du compte-rendu (patient) dans chaque dossier patient
Classement
Gestion des plannings 
Tenir à jour les plannings des membres de l'équipe (présences, absences, consultations, formations)
 
Commandes
Les fournitures de bureaux par LYRECO,
La papeterie par le logiciel de commande
Bon GMAO (demande d'intervention)
Demandes d'impression documents à l'imprimerie


Rapport d'activité annuel de l'unité et projets spécifiques
Participation au recueil et/ou la mise en forme des données pour l'élaboration du rapport d'activité annuel
Participation au recueil et/ou la mise en forme des données pour l'élaboration d'études, projets, réponses aux AO
Participation aux bilans pour le rapport d'activité staff EPP


Participation aux groupes de travail de l'unité, aux actions de communication et de formations de l'unité AJA


Liens hiérarchiques et fonctionnels :
Sous l'autorité hiérarchique du cadre médico administratif (N+1) et du Cadre de gestion (N+2) et du Directeur Délégué (N+3)
Sous l'autorité fonctionnelle des médecins, cadres de santé, attachés de recherche clinique, les psychologues, les assistants sociaux, les éducateurs et professeurs de l'école hospitalière et les différentes associations.



CELLULE D'URGENCE MEDICO-PSYCHOLOGIQUE (CUMP) 50%


Mission de la secrétaire :


Accueil téléphonique ou physique des patients pour des consultations externes
Frappe de courriers et organisation de réunions
Réalisation de l'entrée administrative des patients et enregistrement des actes suite à consultation
Activité de régulation : réception des appels via la plateforme 15 ou le secrétariat, évaluation de l'urgence
des situations et mise en lien avec les membres de la CUMP pour une réponse concertée ou une prise en
charge clinique par l'équipe soignante
Gestion du dossier administratif des volontaires et recrutement
Gestion et formation des intervenants sur les différents outils
Gestion du bilan d'activité
Possibilité d'intervenir sur les lieux d'intervention avec le reste de l'équipe pour des situations de catastrophes pour assurer le secrétariat et les tâches administratives
 
ACTIVITES COMPLEMENTAIRES
En tant qu'AMA du service SAMU/SMUR, possibilité de renforcer le secrétariat SAMU/SMUR 

CHU Grenoble Alpes - Site SUD
Avenue de Kimberley 38130 Echirolles CS 90338
38434 Echirolles

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