Attaché(e) d'Administration en charge des autorisations d'activité et adjoint(e) au conseiller des affaires juridiques GHEF

Attaché(e) d'Administration en charge des autorisations d'activité et adjoint(e) au conseiller des affaires juridiques GHEF

CDD; CDI; Détachement; Mutation

Contexte institutionnel :
L'établissement
Le Grand Hôpital de l'Est Francilien (GHEF) comprend les 4 sites hospitaliers suivants : Meaux, Marne La Vallée, Coulommiers et Jouarre ainsi que 40 sites extrahospitaliers (psychiatrie de l'enfant de l'adolescent / psychiatrie de l'adulte).
Contexte
Acteur majeur de la prise en soin du territoire Nord Seine et Marne, le GHEF offre une pluridisciplinarité d'expertises favorisant les parcours professionnels de ses collaborateurs.

Le poste et son positionnement :
Définition du poste
L'attaché(e) seconde le Directeur des affaires générales dans la mise en uvre opérationnelle de la réforme des autorisations des activités cliniques. L'attaché(e) d'administration est par ailleurs adjoint du Conseiller des affaires juridiques du GHEF pour les missions afférentes au fonctionnement et à l'animation de la CDU ainsi que des réquisitions judiciaires.

La/le attaché assure un encadrement fonctionnel des agents de catégorie C affectés au service du service des relations avec les usagers.
Elle (Il) peut être amené(e) à superviser les stagiaires, étudiants, nouveaux arrivants qui lui sont confiés.
L'attaché(e) d'administration seconde le Conseiller juridique du GHEF placé sous l'autorité du directeur des affaires générales pour les missions suivantes :
- Préparation des réunions de la CDU.
- Animation des réunions de la CDU.
- Rédaction des comptes rendus des réunions de la CDU.
- Rédaction du rapport annuel du fonctionnement de la CDU, des statistiques des plaintes et réclamations.
- Conception et présentation d'un diaporama réalisé en conseil de surveillance afférent au rapport annuel de la CDU, des plaintes et réclamations.
- La recherche et la remise des documents aux autorités dans le cadre des réquisitions judiciaires adressées au GHEF.

Principales relations fonctionnelles
La / Le attaché est amené(e) à collaborer avec l'ensemble des professionnels et acteurs institutionnels. Elle / il est amené(e) à travailler plus spécifiquement et de manière régulière avec les chefs de pôles, chefs de Service, cadres des services, directeurs de pôle, police, directeur de la qualité, services administratifs.
D'autre part, l'attaché peut être amené à rencontrer les partenaires extérieurs suivants :
- Police
- Juges, procureurs.
- Avocats des familles ou des patients
- Avocats du GHEF

Les missions confiées :
Missions liées au Métier
1 Responsable du renouvellement des autorisations d'activités cliniques :
Elabore en lien avec l'ARS le calendrier prévisionnel des renouvellements d'autorisation d'activité (médecine, chirurgie, obstétrique, psychiatrie, secteur médico-social).
Planifie et organise les réunions de travail avec les responsables des pôles d'activité et les responsables administratifs et du département de l'information médicale afin de renseigner au mieux les documents d'évaluation relatifs aux demandes de renouvellement d'autorisation des activités de soins.
Veille au respect des délais réglementaires d'envoi à l'ARS des documents de demande de renouvellement d'autorisation d'activité.
Instruit les réponses aux demandes éventuelles de l'ARS de compléments d'informations.
Constitue une base documentaire en rapport avec la réforme des autorisations d'activités cliniques.
Assure la veille juridique en matière des textes réglementaires afférents aux autorisations d'activités cliniques.

Seconde le Conseiller juridique du GHEF pour les missions suivantes :
Gestion des réponse aux usagers dans les délais requis, instruction des requêtes auprès des assurances, instruction des enquêtes internes au GHEF suite aux plaintes des usagers, animation des réunions de la CDU, rédaction des comptes rendus de réunion de la CDU, élaboration du rapport d'activité annuel de la CDU, préparation des documents demandés dans le cadre des réquisitions judiciaires, assurer le suivi et l'analyse des questionnaires de satisfaction des usagers, en lien avec la Direction de la qualité et avec la CDU.
Effectue au minimum un reporting hebdomadaire auprès du Directeur des affaires générales et l'alerte en tant que de besoin sur la situation. Consolide les informations de suivi opérationnel auprès du Directeur des affaires générales et se rapproche en tant que de besoin des responsables des pôles administratifs et des pôles médicaux.
Reçoit les usagers et leurs familles dans le cadre de l'instruction des plaintes et des réclamations, notamment en réunion de médiation.
Est placé en appui de l'encadrement de l'équipe des trois adjoints administratifs en charge du traitement en première intention des réponses aux courriers des usagers, ainsi que l'équipe des deux adjoints administratifs en charge du traitement des dossiers patients.

Missions spécifiques au(x) poste(s)
Veiller au respect des délais réglementaires d'envoi du rapport d'activité de la CDU à l'ARS.

Missions additionnelles possibles
La/le attaché est responsabilisé(e) sur les missions additionnelles suivantes :
Personne Ressource en renfort du Conseiller juridique du GHEF dans le cadre des missions d'animation de la CDU, de production de documents y afférents ainsi que d'aide à la mise en uvre des réquisitions judiciaires.

Parcours formatif conseillé pour l'accès au poste
Journée d'intégration institutionnelle, intégration assurée par le référent nommé dans le service,
Code de déontologie, Règlementation de la Fonction Publique Hospitalière
Impératifs Métier La / le juriste doit nécessairement maîtriser les logiciels de bureautique classiques et les logiciels métiers inhérents :
WORD, EXCEL et POWER POINT
Elle/Il doit avoir une connaissance approfondie et/ou une expérience préalable significative
Connaissances affirmées en droit de la santé (Master II en droit ou Doctorat ou obtention du certificat d'aptitude à la profession d'avocat)
Une expérience professionnelle de juriste en milieu de la santé serait un plus.

Qualités professionnelles :
Qualités attendues au niveau institutionnel
Comportement adapté dans ses relations avec autrui
Capacité à travailler en équipe
Capacité d'adaptation dans son environnement professionnel
Rigueur
Qualités spécifiques pour le poste
Aptitude à travailler avec différents niveaux d'interlocuteurs (directeurs, encadrants, organismes externes, )
Maîtrise du management d'équipe et très bon relationnel demandé.
Sens de la négociation.
Grande capacité d'organisation.
Rigueur et aptitude affirmée au raisonnement juridique.
Grandes qualités rédactionnelles.
Capacité à décliner de manière opérationnelle dans son domaine d'activité une politique générale
Capacité à conduire des projets en transversalité
Sens des responsabilités
Conscience de son positionnement professionnel
Représentation de l'image institutionnelle (comportement, attitude et tenue)
Comportement professionnel : loyauté, intégrité, non jugement, ouverture d'esprit, respect, honnêteté
Savoir-faire relationnel : patience, écoute, discrétion
Dynamisme et sens du travail en équipe
Réactivité, aptitude à prendre des décisions / des initiatives dans un périmètre sécurisé de compétences et à en rendre compte
Respect de l'autorité hiérarchique, respect du devoir de réserve, du devoir de discrétion et du secret professionnel
Aptitude à travailler avec différents niveaux d'interlocuteurs internes et externes
Pédagogie, diplomatie dans la réponse apportée aux interlocuteurs
Capacité à gérer la charge émotionnelle
Capacité à suivre et respecter une procédure

Grand Hôpital de l'Est Francilien
6-8, rue Saint-Fiacre BP 218
77104 MEAUX

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