Chef de bureau, Direction des Affaires Médicales

Chef de bureau, Direction des Affaires Médicales

Mutation; CDI; Détachement

RESPONSABLE DU SUIVI DU TEMPS DE TRAVAIL, PAIE, ORDRES DE MISSION ET FRAIS DE MISSION
DIRECTION DES AFFAIRES MEDICALES
CDI
TEMPS PLEIN
DES QUE POSSIBLE

I. Présentation générale du CHU

Composé de près 2 700 lits et places, le CHU de Poitiers s'étend sur 5 sites (Poitiers, Châtellerault, Loudun, Lusignan, Montmorillon) répartis sur l'ensemble du territoire de la Vienne.
Etablissement de soins de référence à vocation régionale, le CHU de Poitiers assure à la fois une mission de proximité pour les 436 000 habitants de la Vienne et une mission d'appel régional et de recours pour les 1,8 million d'habitants du Poitou-Charentes.
Le CHU de Poitiers est organisé en 15 pôles d'activités cliniques et médico-techniques. Avec près de 8 000 professionnels, il constitue le premier employeur de la Vienne.

II. Poste proposé

La direction des affaires médicales compte 13 postes pérennes pour 12,6 ETP avec un directeur (0,8 ETP), une directrice adjointe (1 ETP), trois attachés (3 ETP), trois adjoints des cadres (3 ETP), 5 adjoints administratifs (4,8 ETP). Un CDD d'un an renforçant actuellement l'équipe.
Rattachement hiérarchique : directeur des affaires médicales (DAM) et directeur adjoint
Liens fonctionnels :

- Chef du bureau recrutement, de la gestion des carrières, du suivi des effectifs et gestion des étudiants (DAM)
- Contrôleur de gestion, chargé de la gestion budgétaire (DAM),
- Chefs de pôles, chefs de services, directeurs référents de pôles,
- Direction des affaires financières,
- Direction des ressources humaines,
- La direction est composée de 2 bureaux placés sous l'autorité d'un directeur et d'un directeur adjoint.
La DAM assure la gestion des professionnels médicaux (médecins, pharmaciens, dentistes) affectés au CHU des étudiants en deuxième cycle et troisième cycle de la subdivision de Poitiers (800 étudiants, 580 internes et 720 praticiens seniors).
Les sage-femmes sont placées sous l'autorité fonctionnelle du directeur des affaires médicales. Leur gestion opérationnelle relève de la direction des ressources humaines.

- Missions générales
-
- Encadrer une équipe de 3 à 4 collaborateurs (1 adjoint des cadres hospitaliers et 2 adjoints administratifs, et un mi-temps actuellement en renfort d'effectif) : gestion du planning, prévision des congés, organisation de la continuité du service, formation des agents et maintien des compétences, entretiens annuels d'évaluation et de formation, gestion des tensions etc
-
- Responsable du suivi et du contrôle de la permanence des soins
-
- Gestionnaire de la commission d'organisation de la permanence des soins (COPS)
- Contrôle et suivi des lignes médicales assurant la permanence des soins
- Gestion des quotas des gardes des étudiants de deuxième cycle
-
- Supervision du contrôle du temps de travail par l'équipe placée sous son autorité
-
- Lissage des tableaux de service au quadrimestre (permettant la mise en paie des plages de temps de travail additionnel générées le cas échéant),
- A année échue, décompte des droits individuels à congés et RTT non pris sur l'année
- Gestion en propre du suivi du temps de travail sur des pôles complexes
-
- Supervision de la paie
- Valorisation et contrôle des éléments de paie en lien avec le contrôleur de gestion
Valorisation et contrôle des éléments variables de paie

- Primes et indemnités
- Indemnité de sujétion, astreintes, temps de travail additionnel
-
- Gestion des suites de fins de contrats (prime de précarité, fiches UNEDIC)
- Supervision de la gestion des ordres de mission et frais de missions
- Participation au processus de certification des comptes avec le contrôleur de gestion et la direction des affaires financières
- Participation aux enquêtes
-
- Nature du contrat et des conditions de recrutement
- Grade : Attaché d'Administration Hospitalière, ouvert aux ingénieurs
CDI pour les agents contractuels ou par voie de détachement/mutation pour les agents titulaires de la Fonction Publique

- Quotité de temps de travail
- Temps plein

III. Profil recherché

- Compétences et qualités requises
- Savoir-être :

- Capacité d'adaptation et goût pour le travail en équipe
- Sens de l'organisation et esprit d'initiative
- Discrétion professionnelle
- Savoir-faire et compétences :

- Gestion d'équipe (management de l'équipe, gestion des conflits, etc)
- Connaissances en gestion administrative, budgétaire et financière (compétences attendues en matière de construction et suivi budgétaire sur les dépenses de titre 1)
- Connaissance des droits et devoirs en matière d'obligation de service, rémunération, primes et indemnités des personnels médicaux
- Maîtrise de la bureautique, word, excel, tableau croisé dynamique, requêteur, etc.
- Logiciels métiers :

-AGIRH
-BO
-E GTT

Il est attendu une montée en compétence rapide sur les logiciels RH utilisés, notamment dans la capacité de requêtage (paramétrage des requêtes, extractions, etc

IV. Démarches à effectuer pour postuler

Des renseignements supplémentaires peuvent être demandés auprès de Madame BAUX, directrice adjointe de la Direction des Affaires Médicales, par téléphone au 05 49 44 36 99 (secrétariat) ou par email : [email protected]

La date limite de dépôt des candidatures (CV et lettre de motivation) à déposer sur le site web du CHU [http://www.chu-poitiers.fr/le-chu-recrute/poste Responsable paie, Direction Affaires Médicales] est le 8 octobre 2023.

Site hospitalier de Poitiers La Miletrie
2 rue de la Miletrie CS 90577
86021 Poitiers

Voir la fiche de l’établissement