Assistant(e) de direction H/F

Assistant(e) de direction H/F

CDI; Mutation; Détachement

Présentation du service :
La direction des affaires médicales et de la recherche (DAMR) est une direction à envergure territoriale rattachée à la direction générale. La DAMR pilote les affaires médicales avec 2 bureaux des affaires médicales (BAM) dont la mission principale consiste dans la gestion des ressources humaines médicales. La DAMR accompagne également le déploiement de la stratégie médicale sur le territoire du groupement hospitalier de territoire des Yvelines sud et plus particulièrement les travaux du collège médical de groupement, installé en mars 2022, matérialisé dans le projet médico-soignant partagé de territoire (PMSP).Enfin, la maison de la recherche, constituée d'une cellule investigation et d'une cellule promotion, accompagne le développement des activités de recherche sur le territoire. Elle est composée d'environ 30 professionnels.
 
En qualité d'assistant(e) de direction au sein de la direction des affaires médicales et de la recherche, les missions principales sont les suivantes :
Accueil de la direction et gestion de l'agenda de la directrice :
Gestion d'un agenda complexe et mouvant avec dimension de territoire associée
Accueil physique et téléphonique
Mise en place d'une base documentaire et suivi de sa gestion :
Traitement, circulation et archivage des documents reçus par la directrice (courriers internes et externes, courriels, notes d'information, notes de service, décisions, arrêtés et décisions, etc.) au sein de la gestion documentaire de la direction des affaires médicales et de la recherche ;
Suivi des décisions de la direction et de leur mise à jour ;
Organisation et gestion et des dossiers numériques partagés au niveau du secrétariat de la direction des affaires médicales et de la recherche ;
Gestion des parapheurs en lien avec les directions fonctionnelles ;
Rédaction et mise en forme de courriers et autres documents ;
Suivi et ajustement de la forme des documents internes reçus (respect du papier à en-tête, etc.) en lien avec le secrétariat général et la direction générale.
Appui à la coordination des instances et des réunions thématiques pilotées par la direction des affaires médicales et de la recherche :
Préparation, suivi et appui à la préparation des instances médicales (CMG, CME et sous commissions) en lien avec l'agenda institutionnel du centre hospitalier de Versailles et des établissements de la direction commune, et avec le secrétariat général ;
Préparation et suivi des trames d'ordre du jour pour les instances précitées ;
Suivi du calendrier pour la préparation et l'envoi des ordres du jour, en lien avec le secrétariat général ;
Préparation et organisation des réunions de la direction :
Réservation, préparation et vérification des salles de réunion pour l'accueil des instances et réunions thématiques susmentionnées, préparation de supports quand nécessaire
Rédaction, suivi et archivage des comptes rendus des instances susmentionnées
Contribution à la préparation des événements institutionnels (journée d'accueil des internes, des étudiants en santé, etc.) .
Missions spécifiques :
Préparation et mise en ligne des annonces de recrutements médicaux sur le site web et les réseaux sociaux
Suivi d'indicateurs et de tableaux internes à la direction
Le professionnel peut être amené à proposer des pistes d'amélioration de l'organisation et du fonctionnement du secrétariat de la direction
L'assistant (e) assure le binôme de l'assistante de la direction générale pendant les périodes de congés et assure notamment l'accueil, physique et téléphonique, pendant son absence.
 

Hôpital André Mignot Centre Hospitalier de Versailles
177, rue de Versailles
78157 Le Chesnay

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