GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF - SECRETARIAT DE L'UNITE TRANSVERSALE D'EDUCATION DU PATIENT

GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF - SECRETARIAT DE L'UNITE TRANSVERSALE D'EDUCATION DU PATIENT

CDD; Détachement; Mutation

IDENTIFICATION DU POSTE

Grade : Adjoint Administratif
Quotité de travail : 100%
Horaires et jours travaillés : 8h30 16h30
Responsable(s) hiérarchique(s) : Professeur Laurent GERBAUD, Chef de Service, Chef de Pôle
Responsable fonctionnel : Marie-Sophie CHÉRILLAT, Infirmière coordinatrice de l'Unité

PRESENTATION DU SERVICE / POLE

L'Unité Transversale d'Education thérapeutique du Patient (UTEP) est une unité transversale d'appui à l'éducation thérapeutique du patient (ETP) pour l'ensemble des services de soins du CHU et du département 63. Elle est localisée au sein du Service de Santé Publique, UF Epidémiologie, Economie de la santé et Prévention.
Dans le cadre du Groupement Hospitalier de Territoires (GHT) Allier, Puy-de-Dôme, elle est en lien avec l'UTEP de l'Allier. Elle assure la coordination du Comité de Pilotage de l'ETP en Auvergne.

DEFINITION DU POSTE

L'agent, en appui à la coordinatrice de l'UTEP, participe aux différentes missions de l'UTEP au sein du CHU et du Puy de Dôme.

ACTIVITES PRINCIPALES
Participation à l'accompagnement de structures extérieures au CHU dans les démarches autour de l'ETP (déclaration de programme, informations diverses )
Accompagnement dans la création d'outils pédagogiques auprès des équipes CHU et hors CHU
Participation à la gestion des dossiers de déclaration des programmes d'ETP mis en place au sein du CHU :
- Préparation des documents pour les nouveaux programmes
- Montage de dossiers avant déclaration
- Mise en forme des documents et du dossier final avant signature de la Direction Générale
- Déclaration des programmes sur le site internet de l'Agence Régionale de Santé Auvergne Rhône Alpes
- Suivi des programmes (dates des évènements, changement de coordonnateur, modification d'ateliers
Elaboration et gestion des conventions avec les partenaires extérieurs (établissement de santé, association, patient partenaire,)
Participation avec la coordinatrice à des rencontres avec les équipes du CHU ou sur le département, ou encore sur la région Auvergne Rhône Alpes avec le Collectif des UTEP
Participation aux journées en lien avec l'ETP sur la région Auvergne Rhône Alpes (déplacements)
Gestion et organisation d'évènement (forum/colloque)
Aide à la préparation des formations ETP dispensées par la coordinatrice de l'UTEP et gestion du tableau des formations :
Gestion du planning de la coordinatrice de l'UTEP
Organisation de réunions, de rencontres
Secrétariat : rédaction, gestion de courriers, attestation de présence, compte rendu réunion, numérisation de document
Participation à l'encadrement de stagiaires
Accompagnement dans la prise en charge des déplacements en mission des personnes de l'Unité
Gestion des commandes et approvisionnements de l'UTEP et suivi budgétaire de l'UTEP
Gestion de l'agenda de la salle de réunion, en partage avec la secrétaire du Chef de service

COMPETENCES REQUISES

Capacité d'organisation et esprit d'initiative
Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Intranet/Internet, PowerPoint, Outlook)
Esprit d'équipe et sens du travail en commun, qualités relationnelles (contact avec les équipes de soins, les établissements extérieurs, les Directions d'établissements, le Collectif des UTEP de la région Auvergne Rhône Alpes)
Discrétion, dynamisme, autonomie
Rigueur, méthode et capacité à gérer les sollicitations multiples
Gestion et suivi des tâches déléguées, sens des priorités
Accueil des personnes (rendez-vous dans le service et appels téléphoniques)
Adaptabilité et curiosité intellectuelle

DIPLOMES OU EXPERIENCES PROFESSIONNELLES

Connaissance des techniques de secrétariat et de la bureautique
Connaissance de l'Hôpital (sites, Directions, services)
Maîtrise du français écrit, de l'orthographe et de la grammaire

CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE

Localisation du poste place Henri Dunant, Bâtiment Henri Dunant, 2ème étage.

RELATIONS PROFESSIONNELLES FREQUENTES

- La Direction Générale du CHU
- Les équipes de soins du CHU en lien avec l'ETP (Gabriel Montpied / Estaing / Louise Michel)
- ARS Auvergne Rhône Alpes
- CFPS et Service de Formation permanente
- Les établissements et équipes extérieurs au CHU dans le champ de l'ETP
- Comité de pilotage des acteurs de l'ETP en Auvergne
- UTEP des régions ARA
- Associations de patients

CHRU Clermont- Ferrand Gabriel-Montpied
58, Bd Montalembert
63003 Clermont-Ferrand

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