GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF 50% FORMATION CONTINUE 50% IFAPS

GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF 50% FORMATION CONTINUE 50% IFAPS

CDI

Missions et activités du poste

Le service développement professionnel regroupe la mise en uvre de la Formation Professionnelle Tout au Long de la Vie des agents du Centre Hospitalier Charles Perrens et l'offre de formation, autant au niveau régional que national, développée par l'organisme de formation de l'établissement qui se nomme l'Institut de Formation Aquitain des Professionnels de Santé (IFAPS)
Il se compose d'une responsable développement professionnel, de deux adjoints responsables de leur secteur d'activité (formation continue pour l'un, IFAPS pour l'autre) et de gestionnaires administratifs et financiers (2.5ETP sur le service formation et 1.5ETP sur l'IFAPS).

Le poste proposé est celui se découpant à 50% sur le service formation continue et à 50% sur l'IFAPS.
Les deux secteurs d'activité du service développement professionnel collaborent quotidiennement et sont donc dans les mêmes locaux. Le découpage n'engendre donc pas de mouvement géographique ou de déplacement.

Mission générale du poste :
Collaborer avec la responsable développement professionnel et les adjoints afin d'assurer :
la gestion administrative, financière, bureautique et logistique des offres de l'organisme de formation l'IFAPS.
la gestion administrative, financière, bureautique et logistique des formations proposées dans le cadre du plan de formation de l'établissement Charles Perrens (service formation continue).
Activités Principales :
Activités communes et transposables (IFAPS et formation continue)

Gérer les aspects logistiques :
réservation des salles et du matériel, préparation des ouvertures des salles de formation
reprographie des supports pédagogiques
accueil et accompagnement des formateurs et des bénéficiaires (personnes extérieures à l'établissement ou professionnels de l'établissement)
participation active à la mise en uvre de colloques

Créer et renseigner les tableaux de bord pour le suivi de l'activité
mise à jour des tableaux de bord (programmation des formations, suivi administratif et financier, suivi des heures pédagogiques des formateurs, suivi des répartitions des inscriptions)
relevé des données en vue de statistiques
communication des données statistiques et participation à l'élaboration du bilan pédagogique et financier, et du rapport d'activité du plan de formation

Archiver les documents en lien avec la réglementation : conventions, programmes, catalogue, actions réalisées, offres de formation

Assurer les fonctions d'accueil du service développement professionnel (activité tournante sur l'ensemble de l'équipe) :
réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
accueil physique des intervenants, bénéficiaires et professionnels
traitement de la messagerie personnelle et des messageries communes formation continue/IFAPS
rédaction de courriers internes et externes
traitements et mise en forme de documents, rapports, courriers, fiches-procédures

Activité propre à l'IFAPS

Traiter les aspects administratifs, financiers et pédagogiques des offres de formation de l'IFAPS via le site internet de l'organisme :
Création et suivi des dossiers en fonction des particularités des formations (sur le réseau et sur le logiciel, intégration des coûts, suivi de la formation et correspondance),
Engagement financier et mise à jour,
Recensement et suivi des inscriptions, exportation des émargements et ajustement si besoin
Suivi des conventions avec les établissements demandeurs,
Recueil des données et contrats de recrutement des intervenants,
Préparation des fiches honoraires des intervenants et de l'état de frais si nécessaire,
Synthèse des questionnaires d'évaluation,
Facturation (émission de titres),
Clôture administrative et financière des dossiers,
Mise en application des procédures du service.

Activité propre au service de formation continue
Traiter les aspects administratifs et financiers via le logiciel Gesform pour assurer la mise en uvre du plan de formation
Création des dossiers formations en lien avec les dispositifs de formation et les budgets associés (saisie du dossier, saisie des coûts, création de la demande de prise en charge, suivi de la formation, correspondance),
Engagement financier sur le logiciel et mise à jour,
Recensement et suivi des inscriptions,
Suivi des conventions
Émission des ordres de missions et exportation des émargements (ajustement si besoin)
Suivi des attestations de présence / émargements,
Factures, titre de recettes, frais agents, avance de frais et assurer les relances,
Clôture administrative et financière des dossiers,
Mise en application des procédures du service.
Diplômes requis :
Emploi de catégorie C de la FPH : adjoint administratif

Connaissances :
Environnement Windows et outils bureautiques (Word, Excel, Open Office)
Logiciel Gesform, site internet de l'IFAPS, DEMATIC, Hexagone, SPHINX
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement et des différents rôles des acteurs.
Législation de la formation continue dans la fonction publique hospitalière.
Communication orale et écrite
Diplômes requis :
Emploi de catégorie C de la FPH : adjoint administratif

Connaissances :
Environnement Windows et outils bureautiques (Word, Excel, Open Office)
Logiciel Gesform, site internet de l'IFAPS, DEMATIC, Hexagone, SPHINX
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement et des différents rôles des acteurs.
Législation de la formation continue dans la fonction publique hospitalière.
Communication orale et écrite
Diplômes requis :
Emploi de catégorie C de la FPH : adjoint administratif

Connaissances :
Environnement Windows et outils bureautiques (Word, Excel, Open Office)
Logiciel Gesform, site internet de l'IFAPS, DEMATIC, Hexagone, SPHINX
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement et des différents rôles des acteurs.
Législation de la formation continue dans la fonction publique hospitalière.
Communication orale et écrite
Horaire de travail : 8H30 à 16H15
Présence obligatoire d'un des agents durant les horaires d'ouverture du service

E.P.I. : Nous rappelons que l'utilisation de produits ou matériels dangereux ou exposition à des matières biologiques, impliquent l'obligation du port des Equipements de Protection Individuelle et qu'il est de la responsabilité du professionnel de se protéger

Centre hospitalier Charles Perrens
121, rue de la Béchade
33076 Bordeaux

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