Assistant de direction H/F

Assistant de direction H/F

CDD

ASSISTANT DE DIRECTION H/F
DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES
CDD 3 MOIS
TEMPS PARTIEL

I. Présentation générale du CHU

Composé de près 2 700 lits et places, le CHU de Poitiers s'étend sur 5 sites (Poitiers, Châtellerault, Loudun, Lusignan, Montmorillon) répartis sur l'ensemble du territoire de la Vienne.
Etablissement de soins de référence à vocation régionale, le CHU de Poitiers assure à la fois une mission de proximité pour les 436 000 habitants de la Vienne et une mission d'appel régional et de recours pour les 1,8 million d'habitants du Poitou-Charentes.
Le CHU de Poitiers est organisé en 15 pôles d'activités cliniques et médico-techniques. Avec près de 8 000 professionnels, il constitue le premier employeur de la Vienne.

II. Poste proposé

- Missions générales
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Secrétariat :

- Accueillir physiquement et téléphoniquement les visiteurs ou interlocuteurs (internes ou externes au CHU) ;
- Gérer les agendas des directeurs et de la cadre supérieure de santé de la coordination générale des soins ;
- Taper des documents (courrier, compte-rendu, etc.) et en préparer (diaporama, dossiers) ;
- Trier et diffuser le courrier quotidien de la direction ;
- Envoyer chaque semaine l'agenda des cadres de la direction à la direction générale ;
- Organiser les demandes de consultation des dossiers administratifs par les agents (proposition de créneau horaire, préparation du dossier, photocopie de pièces) ;
- Gérer les appels téléphoniques de la cadre supérieure de santé, préparer des dossiers, gérer les stages des instituts et les courriers d'affectation estivale des agents en promotion professionnelle. Gérer la signature par le directeur des ressources humaines des contrats d'intérim visés par le cadre supérieur de santé, transmettre les conventions signées et les factures à l'agent en charge du suivi budgétaire à la DRH, procéder au relevé des heures et le transmettre à la société d'intérim.
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Conventions de médecine du travail (environ 15) :

- Etablir la convention à partir d'un modèle type et gérer le circuit de signature ;
- Récupérer le relevé des agents suivis auprès de la médecine du travail et le transmettre à la direction des finances pour le suivi de facturation ;
- Rédiger les courriers avec les établissements signataires des conventions.
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Commande de fournitures et de consommables :

- Procéder au suivi des stocks de fournitures de bureau, enveloppes et papier ;
- Procéder au réassort auprès des prestataires internes ou externes.
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Temps syndical :

- Mettre les feuilles de demande de temps syndical dans le circuit de signature et à l'issue, saisir les données dans le logiciel de suivi.
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Pompiers volontaires :

- Assurer le suivi des demandes d'absence des pompiers volontaires et des conventions correspondantes avec le SDIS.
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Gestion des grèves :

- Rédiger la note de service relative à la grève suite à un dépôt de préavis, la faire signer, reprographier (interne ou externe) et diffuser ;
- Contact des organisations syndicales pour déterminer la participation au mouvement ;
- Gérer les assignations (remplissage du formulaire, signature et diffusion) ;
- Remplir le tableau de suivi de la grève et l'envoyer (matinée et après-midi) à l'ARS, la DGOS et en interne ;
- Archiver les documents liés à la grève.
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CHSCT (environ quatre par an)

- Déterminer la date de la séance et réserver la salle et la sténotypiste ;
- Etablir les convocations ;
- Suivre et mettre à jour la liste des membres ;
- Recenser les questions, mettre en forme l'ordre du jour, déterminer le passage des intervenants ;
- Reprographier (interne ou externe) les documents et les adresser aux membres ;
- Préparer la salle (disposition, matériel, etc.) ;
- Corriger le procès-verbal rédigé par la sténotypiste et l'envoyer aux membres
- En l'absence de sténotypiste, réaliser le compte-rendu ;
- Organiser les visites de services demandées par les membres du CHSCT.
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- Nature du contrat et des conditions de recrutement
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- CDD de 3 mois à compter du 25 mars 2024 renouvelable jusqu'au 11 juillet 2024.
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- Quotité de temps de travail
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- Temps partiel à 80%, 4 jours par semaine.
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III. Profil recherché

- Compétences et qualités requises
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Savoir :

- Connaissances détaillées des techniques de secrétariat ;
- Connaissances générales en classement et archivage ;
- Connaissance de l'organisation et des règles de fonctionnement de l'établissement.
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Savoir-faire

- S'adapter aux différents interlocuteurs, accueillir, orienter des personnes, des publics ;
- Maîtrise des outils bureautiques ;
- Définir, adapter et utiliser un plan de classement ;
- Communiquer.
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Savoir-être

- Sens relationnel, être capable d'empathie ;
- Sens de l'organisation, rigueur ;
- Discrétion ;
- Savoir rendre compte de son travail ;
- Autonomie ;
- Qualités d'expression orale et écrite ;
- Travailler en équipe / en réseau.
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IV. Renseignement complémentaire

Poste situé au sein de la direction et impliquant une relation quotidienne avec le directeur des ressources humaines et ses adjoints, et plus globalement avec l'ensemble des cadres et agents de la DRH.

V. Démarches à effectuer pour postuler
Des renseignements supplémentaires peuvent être demandés auprès de Monsieur LUCREZIA Jean, Directeur adjoint des Ressources Humaines par téléphone au 05.49.44.39.78 (secrétariat).

La date limite de dépôt des candidatures (CV et lettre de motivation) à déposer sur le site web du CHU [http://www.chu-poitiers.fr/le-chu-recrute/poste assistant direction] est le 03 mars 2024

Site hospitalier de Poitiers La Miletrie
2 rue de la Miletrie CS 90577
86021 Poitiers

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