Assistante de direction

Assistante de direction

CDD; CDI; Mutation

RELATIONS FONCTIONNELLES :
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Liaisons fonctionnelles : la transversalité des fonctions amène à travailler avec de nombreux interlocuteurs internes et externes. Il convient de citer :

- le Secrétariat général
- les Directeurs fonctionnels
- l'encadrement administratif et soignant de l'établissement

L'assistante de direction est également amenée à travailler avec d'autres interlocuteurs comme les médecins, l'ARS ainsi que les différents partenaires institutionnels.

MISSION
Vous aurez pour mission d'assister, dans la limite de votre délégation, le Directeur Général et le Directeur de site, dans l'ensemble des champs d'activité de la direction, et notamment sur la coordination des instances, les relations avec les autres établissements de santé, les collectivités territoriales, les élus, ainsi que la rédaction de procédures institutionnelles propres au périmètre de la direction. En outre, il est attendu une capacité de conception et d'analyse sur l'ensemble des dossiers confiés à la direction afin de sécuriser les activités et défendre les intérêts de l'établissement et une capacité de coordination des activités de direction entre les sites de Mantes-la-Jolie et Poissy-Saint-Germain.

ACTIVITES PRINCIPALES :

Participation à la mise en uvre de la politique générale
élaboration et coordination
- Suivi de documents stratégiques
- Aide à la décision
- Coordination des instances

Secrétariat du Directeur général et du Directeur de site:
Gestion des agendas électroniques en coordination avec le secrétariat de direction de Poissy : prise de rendez-vous et organisations des réunions, visites, conférences, commissions spécialisées, réservation de salles de réunion
Rendez-vous des directeurs et gestion des déplacements
Classement des dossiers du Directeur et des dossiers suivis
Courriers divers
Prise de messages / transmission
Rédaction, saisie et mise en forme des documents
Accueil et prise en charge des usagers et autres publics
Réception et traitement du courrier, des appels et des documents administratifs
Classement et archivage des dossiers et documents administratifs
Transmission et copie de documents
Mise à jour des données et des fichiers informatiques
Suivi des dossiers (enquêtes, déplacements)

Traitement des dossiers de direction:

Rédiger des comptes rendus et mettre en forme des notes, documents, rapports, relatifs à son domaine de compétence
Gestion administrative spécifique au domaine d'activité
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité,
Reproduction et diffusion de documents, de dossiers,
Recueil / collecte de données ou informations spécifiques à son domaine d'activité
Saisie, mise à jour de données, d'informations, de tableaux, de fichiers relatifs au domaine d'activité
Archivage des dossiers


ACTIVITES DIVERSES :

Coordination des instances suivies par la DG (calendrier, coordination des ordres du jour en lien avec les membres de l'équipe de direction, respect des délais réglementaires, suivi des décisions)
Suivi du projet d'établissement et bilan annuel
Participation à la contractualisation interne de l'établissement (rédaction et mise à jour des contrats de pôle, évaluation en routine des contrats)
Participation aux travaux du GHT en lien avec le directeur


CONNAISSANCES ET APTITUDES REQUISES :

Connaître les procédures, les directives et les protocoles mis en place dans l'établissement,
Concevoir, piloter et évaluer un projet relevant de son domaine de compétences
Concevoir, formaliser et adapter des procédures, protocoles, modes opératoires relevant de son domaine de compétences
Identifier et analyser des situations d'urgence spécifiques à son domaine de compétences et définir les actions
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnel
Rédiger un compte rendu d'instance ou de réunion avec le style adapté
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et rapports relatifs à son domaine de compétences
Maîtriser les outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook),
Excellent rédactionnel
Avoir le sens de l'organisation,
Etre accueillante et disponible,
Respecter la discrétion et le secret professionnels,
Sens de la communication et capacité à travailler en réseau



CORRESPONDANCES STATUTAIRES EVENTUELLES :

Adjoint des cadres

CONDITIONS D'ACCES :


Expérience sur poste similaire

Centre hospitalier François Quesnay
2, boulevard Sully
78200 Mantes-la-Jolie

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