GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF ET COMPTABLE (H/F) – PHARMARCIE – 75010 PARIS

GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF ET COMPTABLE (H/F) – PHARMARCIE – 75010 PARIS

CDD; Détachement; Mutation

Temps de travail : 7h30/ jour temps de repas compris
Statut : Contractuel / titulaire
Grade : Adjoint administratif hospitalier
Intitulé du poste : Gestionnaire administratif et comptable de la PUI
Lieux de travail : 24-26 rue d'Hauteville 75010 Paris

Liaisons hiérarchiques :
Pharmaciens,
Cadre de santé,
Adjoint des cadres
Autorité technique :
Pharmacien chef de service
Liaisons fonctionnelles internes :
Pharmaciens,
Cadres de santé,
Adjoint des cadres,
Comptables,
Préparateurs
Apprentis,
Magasinier,
Direction des Affaires Logistiques,
Bureau des marchés
Direction des affaires médicales
Liaisons fonctionnelles externes :
Fournisseurs,
Resah

Horaires : 9h30-17h
Poste à pourvoir dès que possible


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Le Groupe Hospitalier Universitaire Paris psychiatrie et neurosciences est né le 1er janvier 2019 des rapprochements des hôpitaux Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse. Leader dans le soin, l'enseignement et la recherche portant sur les maladies mentales et le système nerveux, le GHU Paris emploie 5600 hospitaliers répartis dans 100 sites parisiens, ainsi que des unités à dimension médico-sociale dans le 91 et le 93.

Le GHU Paris assure la prise en charge de proximité, de recours et de spécialité des Parisiens dans toutes les disciplines associées à la santé mentale et au cerveau au sein de 170 structures réparties dans la capitale. 2 chrono pour connaître le GHU Paris en images animées

Rejoindre le GHU Paris, c'est intégrer une communauté hospitalière engagée qui prend soin des professionnels qui prennent soin des patients. #jechoisisleGhuParis

www.ghu-paris.fr / LinkedIn Ghu Paris / Twitter @GhuParis

Siège : Site Sainte-Anne, 1 rue Cabanis 75014 Paris

Le GHU Paris s'engage pour une politique inclusive, tous les postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap.



DESCRIPTION DE LA DIRECTION

P.U.I 10ème arrondissement
Avron 20ème arrondissement
H.Ey 13ème arrondissement
MB18 18ème arrondissement
Lasalle 19ème arrondissement
Neuilly Sur Marne 93
1 pharmacien chef de service, 8 pharmaciens, 17 préparateurs, 1 magasinier,1 ASH, 3 administratifs, 3 apprentis au diplôme de préparateur en pharmacie



DESCRIPTION DU POSTE

L'adjoint administratif assure les activités de :

Comptabilité en lien avec les achats de médicaments et de dispositifs médicaux effectués au sein de la PUI,
Secretariat
Il travaille en coordination avec l'ensemble de l'équipe de la pharmacie,
Réaliser les bilans en lien avec la prise en charge médicamenteuse
Assurer la mise à jour des documents qualité
Assurer la coordination entre l'équipe administrative de la PUI et le Bureau des Marchés du GHU



MISSIONS

Gestion documentaire :
- Rédaction et mise en pratique des procédures internes à la pharmacie,
- Participation à la démarche qualité
- Archivage des documents


Activités de comptabilité :
- Aides aux suivis des comptes budgétaires : Rapport d'activité, préparation du budget, Sorties mensuelles des balances de stocks, analyses des PMP des produits pharmaceutiques, analyse entre GEF® et PHARMA®
- Gestion des avoirs,
- Gestion au quotidien des états de GEF®,
- Enregistrement, suivi des marchés


Gestion des produits pharmaceutiques et des fournisseurs
- Saisies des commandes laboratoires,
- Gestion des litiges de réceptions,
- Mise à jour de la fiche produits dans le logiciel (prix, fournisseur, conditionnement),
- Gestion des stocks, participation à la régularisation des stocks via le tableau interne des mini- inventaires,
- Suivi des fournisseurs et mise à jour dans le logiciel



Responsabilité :
- Assurer la fluidité de l'information entre les différents agents administratifs
- Suivi du processus de la gestion administrative et comptable : assurer la coordination des étapes du processus achat des spécialités pharmaceutiques (commande, réception, gestion des marchés, litiges, liquidation)
- Remplacement des agents administratifs dans leurs missions pendant leurs absences



Activités de secrétariat :

- Accueil téléphonique,
- Traitement du courrier,
- Participation et rédaction des comptes rendus de réunions internes,
- Secrétaire du CMDMS : préparation de la réunion, compte rendu, bilan annuel,
- Intervenante du projet éducation thérapeutique : mise en page du dossier ARS, élaboration d'outils de communication autour du projet, compte rendu des réunions, rédaction du bilan annuel,
- Commande fournitures,
- Transmission de document au service des affaires médicales,
- Recensement des besoins en tickets repas.
- Gestion des plannings pharmaciens sur GTT-pm
- Gestion de la documentation médicale : recensement, classement, archivage
- Qualité et Gestion documentaire :
- Participation à la démarche qualité du service et à l'élaboration des documents
- Participation aux travaux d'audit et bilans
- Mise sur intranet des documents validés, actualisation des données
- Classement des documents qualité, administratifs et professionnels du service
- Préparation du rapport d'activité : relevé des indicateurs d'activité, rédaction des bilans
- Organisation des réunions et rédaction des compte-rendu
- Mise à jour des outils du secrétariat (annuaire des interlocuteurs, liste de diffusion)




PROFIL

Savoir-faire :

Gestion des flux (savoir analyser les besoins),
Connaissances des marchés publics et maîtrise d'Epicure Web®,
Connaissances en comptabilité,
Connaissance en bureautique,
Maîtrise du logiciel pharmaceutique (GEF® et PHARMA®)



Savoir être :

Rigueur,
Sens des responsabilités,
Capacité organisationnelle,
Esprit critique,
Esprit d'initiative,
Esprit d'équipe,
Disponibilité, mobilité sur les différents sites,
Discrétion

GHU Paris psychiatrie & neurosciences
1 rue Cabanis
75014 Paris

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