Coordination administrative des secrétariats des instituts et écoles

Coordination administrative des secrétariats des instituts et écoles

CDD; Détachement; Mutation

IDENTIFICATION DU POSTE

Quotité de travail : 100 %
Horaires et jours travaillés :
- Amplitude horaire de 8h à 17h du lundi au vendredi.
- Congés à négocier en équipe.
Responsable(s) hiérarchique(s) :
Le Coordonnateur général des instituts de formation du CHU de Clermont-Ferrand / Directeur des instituts Coordinateur des instituts du GHT « Territoires Auvergne ».

Liens fonctionnels :
Responsables pédagogiques, Cadres formateurs, secrétaires des instituts, DRH, UCA, DAF, formation continue, établissements extérieurs

PRESENTATION DU SERVICE/POLE :
Le pôle EIFS est constitué de 10 instituts de formation (IFMEM-IADE-IBODE-IFA-IFCS-IFSI-IFAS-IFAP-EP-ESF)
La Coordination des instituts permet aux Instituts de se coordonner, de mutualiser et d'optimiser les ressources et les moyens, de favoriser les coopérations inter-instituts et de renforcer la place des instituts du CHU dans le GHT.
Des actions de coopération sont définies autour d'objectifs communs, afin d'améliorer les performances.
Pour ce faire un Comité pédagogique traduit cette dynamique avec la mise en place de groupes de travail transversaux, pilotés par des cadres supérieurs et composés de cadres formateurs représentant l'ensemble des instituts.

DEFINITION DU POSTE :

La Coordination des instituts permet aux Instituts d'observer une cohérence de fonctionnement et d'organisation, d'harmoniser les pratiques, de contribuer à la qualité et à la fluidité des différents processus de fonctionnement, de coordonner les actions, de mutualiser et d'optimiser les ressources et les moyens, de favoriser les coopérations inter-instituts, de coordonner la gestion financière des instituts et de renforcer la place des instituts du CHU dans le GHT.

ACTIVITES PRINCIPALES :
Assistante à la Coordination des instituts de formation :
- Participation aux différentes réunions et instances : Comité pédagogique, Conseil de Direction, Comité de
suivi financier
- Référente « Suivi financier » pour l'EIFS : Grilles budgétaire/facturation/liquidation
- Régisseur Principal des recettes de l'EIFS
- Gestion administrative de la Coordination
- Rédaction de comptes rendus
- Création d'outils de suivi et de tableaux de bord des données et des activités
- Soutien administratif pour les cadres formateurs/pilotes
- Liaison entre les différents interlocuteurs
Assistante à la Fonction Centrale dans le cadre de la certification QUALIOPI :
- Participation aux réunions et aux audits
- Participation à l'élaboration des procédures et des outils de contrôles
- Collecte et diffusion des informations auprès de l'équipe administrative de l'EIFS
- Mise à jour des listes de diffusion
Coordinatrice administrative des secrétariats :
Son positionnement lui confère une autorité fonctionnelle pour assurer l'encadrement et la responsabilité de l'ensemble des secrétariats des EIFS.
Dans une vision d'ensemble, elle est chargée d'organiser, de coordonner et superviser le fonctionnement régulier des secrétariats.
Elle assure les principales missions suivantes :
- Gestion administrative et financière des intervenants
- Gestion administrative et financière des étudiants
- Gestion administrative des agréments
- Responsabilité de l'harmonisation des procédures administratives
- Participation à la mise en oeuvre de la démarche qualité transversale des EIFS
- Gestion de l'environnement numérique et des logiciels de travail des instituts de formation
- Collecte de données administratives et financières auprès des secrétariats afin de répondre aux demandes
de la Région ou autres organismes
- Suivi des plans d'équipement
Mutualisation des secrétariats
Dans le cadre de la mutualisation avec le secrétariat IFMEM/IFCS :
En cas d'absence :
Programmée : anticiper les activités du poste / Assurer l'accueil physique et téléphonique des secrétariats
IFCS/IFMEM
Non programmée : Garantir l'accueil physique et téléphonique des secrétariats et assurer la continuité en priorisant les activités (conventions, intervenants)
En cas d'absence du secrétariat de l'IFCS et IFMEM mutualisé, garantit l'accueil physique et téléphonique et assure la continuité des deux instituts en priorisant les activités (conventions, intervenants)

COMPETENCES REQUISES :
- Connaître le fonctionnement des instituts et des écoles
- Avoir des capacités d'encadrement des équipes et savoir se positionner
- Savoir s'adapter aux personnes et aux situations
- Etre capable d'accompagner, de déléguer, de faire preuve d'autorité
- Avoir des compétences confirmées dans le domaine de la gestion comptable et financière. Garantir le suivi
des facturations et gérer un budget
- Maitriser les outils informatiques (Word, Excel, Outlook, publipostage et e-mailing) et la technologie d'Information et de communication (TIC)
- Connaitre et utiliser les logiciels spécifiques (BL, GEF, EVRH, DK Repro, Lyreco, Chorus, One Base Recette)
- Traiter et transmettre les décisions (contrat, notes, compte-rendu)
- Etre capable de prendre des initiatives, de faire preuve de créativité
- Etre capable de déléguer
- Avoir le sens des priorités, être capable d'anticiper
- Faire preuve de discrétion, disponibilité, tact et diplomatie
- Etre rigoureux, méthodique et organisé
- Coopérer avec les différents interlocuteurs (DAF, Universitaires, cadres formateurs, Directeurs)
- Autonomie dans la gestion administrative

SAVOIR FAIRE :
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir / Organiser /adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Identifier les informations communicables en respectant le secret professionnel
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports
- S'exprimer en face à face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Etre capable à travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Etre capable de travailler sur plusieurs tâches en même temps
- Mettre en forme des supports de communication
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Respecter les délais et suivre les procédures
- Concevoir des outils pour le suivi des données (tableaux)

RELATIONS PROFESSIONNELLES FREQUENTES :
- Services administratifs de l'établissement : directions fonctionnelles, DAF, DRH; pôle coordination des
Instituts, université, école de management, secrétaires, Directeurs.
- ARS, DREETS, Conseil Régional, Financeurs extérieurs (pôle emploi, OPCO,...), Trésor Public
- Personnel interne ou externe, partenaires de la formation
- Etudiants, élèves, candidats au concours d'entrée

Prérequis :
Connaissances affirmées des techniques de secrétariat et de la bureautique mais aussi financières et comptables

CHRU Clermont- Ferrand Gabriel-Montpied
58, Bd Montalembert
63003 Clermont-Ferrand

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