Responsable Secteur Achats et Approvisionnements (H/F)

Responsable Secteur Achats et Approvisionnements (H/F)

CDD; CDI; Détachement; Mutation

Pôle pharmacie-pharmacovigilance
Identification du poste
Secteur d'activité

Direction des achats, DPAL, Pôle pharmacie-pharmacovigilance

Missions et activités

La Pharmacie à Usage Intérieur (PUI) du CHU de Reims a pour mission de répondre aux besoins pharmaceutiques des personnes prises en charge par le CHU et assure notamment les missions de gestion et d'approvisionnement des médicaments et dispositifs médicaux stériles (DMS) relevant du monopole pharmaceutique.
La Direction des achats du CHU de Reims gère les procédures de passation des marchés et d'adhésion aux différentes centrales afin de mettre en uvre progressivement une harmonisation de produits et prestations et à développer le recours aux mêmes circuits d'achat (centrales ou groupement) pour satisfaire les besoins communs.

En lien avec la Pharmacie à Usage Intérieur (PUI) la Direction des achats gère directement pour le CHU de Reims l'exécution des marchés. Chaque année, la PUI du CHU de Reims assure l'approvisionnement en produits de santé qui représente une dépense de plus de 120 M (70 M en médicaments et 50 M en dispositifs médicaux stériles) nécessitant un pilotage administratif et financier.

A ce titre la Direction des Achats du CHU de Reims recherche son Responsable du secteur achats et approvisionnements en produit de santé gérés par la PUI.
Missions et ACTIVITES
Missions

Supervise la gestion administrative de l'achat et de l'approvisionnement des produits de santé de la PUI, en lien avec les différents acteurs de la Direction du Patrimoine des Achats et de la Logistique et de la PUI, (pharmaciens, cadres de santé et préparateurs en pharmacie).
Encadre, anime et coordonne les missions des 14 agents administratifs (achats, commandes, liquidations, secrétariat).
Participe activement à l'amélioration continue de la qualité des opérations administratives liées à l'achat et l'approvisionnement (supply-chain) en lien avec les différents acteurs de la Direction du Patrimoine des Achats et de la Logistique et de la PUI.
Participe à la simplification des flux administratifs (dématérialisation, simplification du système d'information).
Analyse les situations, communique auprès des agents et facilite les décisions et met en place des actions correctives.
Facilite la diffusion de l'information.
Participe à l'amélioration de la QVCT.

Activités



Suit les commandes de médicaments et de dispositifs médicaux, en marché et hors marché.
Assure le suivi des indicateurs liés à l'achat et l'approvisionnement des produits de santé gérés par la pharmacie (nombre de commandes, lignes par commandes, ruptures, etc.).
Encadrement, en lien avec les pharmaciens : Gère les plannings, les évaluations, les formations. Participe à la sélection et au recrutement des membres de son équipe. Anime les réunions d'équipe. Accompagne le déploiement des projets de la Direction des achats, et de la PUI relatifs aux processus administratifs d'achats et d'approvisionnements en produits de santés gérés par la PUI et cadre les objectifs.
Harmonise les procédures et met en place des outils communs avec la direction des achats.
Rédige et s'assure du respect des procédures administratives propres à la PUI et en lien avec la Direction des achats.
Participe à la sécurisation de l'achat et de l'approvisionnement.
Assure une gestion des risques des circuits administratifs.

Activités opérationnelles

S'assure que les procédures sont bien respectées.
Contrôle des informations renseignées dans les fiches produit.
Mise à jour des informations contenues dans les marchés (références, prix).
Contrôle des offres de prix Contrôle des données de quantification dans le cadre de la préparation des marchés.
Assure le lien entre les agents administratifs et les agents des quais de réception des produits de santé.
Coordonne les activités des différents secteurs administratifs.
Organise le flux d'informations entre les différents secteurs et services.
Supervise l'archivage des documents.
Propose et met en place des solutions d'amélioration continue.
Suit les escomptes.
Accompagne le cadre administratif de pôle dans la remontée des FICHCOMP.

Niveau de compétence et capacités requises
Niveau d'étude

BAC + 5 ou expérience équivalente. Formation complémentaire ou supérieure en gestion appréciée.

Compétences requises

La connaissance des problématiques et enjeux propres aux pharmacies hospitalières serait un atout.
Solides connaissances et/ou expériences en matière de contrôle de gestion (création, suivi et analyse de tableaux de bord)
Solides connaissances et/ou expériences en matière de pilotage financier (réalisation de comptes d'exploitation thématiques, études économiques particulières, etc.)
Qualités managériales
Connaissance générale des procédures Achat
Maîtrise des outils bureautiques (dont Excel), capacité d'animation, d'écoute et de communication.

Qualités requises

Méthode et rigueur
Autonomie
Capacité d'analyse disponibilité
Aptitudes à être « force de proposition »
Adaptabilité
La connaissance du secteur hospitalier est un plus

Caractéristiques du poste

Forfait cadre

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Hôpital Maison Blanche
45 Rue Cognacq Jay
51092 Reims

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