AMA ou Adjointe administrative faisant fonction pour l'Hôpital de jour Médecine

AMA ou Adjointe administrative faisant fonction pour l'Hôpital de jour Médecine

CDD

VACANCE DE POSTE : ASSISTANTE MEDICO-ADMINISTRATIVE
OU ADJOINTE ADMINISTRATIVE FAISANT FONCTION
Pour l'hôpital de jour médecine - Site de CREIL

MISSIONS PRINCIPALES :
La secrétaire médicale constitue l'interface entre tous les intervenants d'hôpital de jour qui regroupe plusieurs spécialités médicales. Il faut donc pouvoir interagir avec de nombreux interlocuteurs. Le rôle de la secrétaire, comme charnière entre les médecins, le personnel soignant, les patients, exige de sa part de bonnes qualités relationnelles.

MISSIONS DU POSTE :
Accueillir les usagers :
Accueil physique et orientation dans l'unité.
Accueil téléphonique

Organiser le séjour des patients :
Programmation de certains hôpitaux de jour en synchronisant les différents rendez-vous nécessaires à la prise en charge du patient en collaboration avec le cadre de santé et les infirmières
Transmission d'information aux équipes, aux différents intervenants et aux partenaires extérieurs dans leur domaine de compétence.
Recherche et demande des dossiers patients
Numérisation de tous les documents extérieurs du patient nécessaires à son suivi durant l'hôpital de jour
Organisation de la sortie du patient et remise des documents adéquats.
Prise de rendez-vous de consultation post-HJ interne et externe

Gérer le dossier du patient :
Générer et/ou frapper, mettre en forme et corriger les comptes rendus d'hospitalisation
Reprise des comptes rendus après relecture et corrections par les médecins
Envoi des courriers, CRH par Lifen
Gestion du dossier médical informatique NADIS (patients atteints d'une pathologie chronique (VIH/VHC/VHB et AES)) avec transfert par numérisation des résultats dans DXCARE
Réaliser les actes inhérents à la fonction de secrétaire : photocopies ; numérisation et archivage de documents ; tri du courrier ; envoi de fax et de mails ; tri des résultats biologiques ; . Liste non exhaustive susceptible d'évoluer selon les demandes médicales

Suivi des préadmissions venu/non venu toutes les semaines des consultations et HJ

Gestion des demandes patientèle

Assurer les suppléances prévues en cas d'absence.

COMPÉTENCES REQUISES :
Maîtrise de l'informatique : Word Excel Powerpoint Outlook, et des logiciels institutionnels : DXCARE VIRTUAL ARCHIVES DX PLANNING - LIFEN DOCTOLIB
Bonne vitesse de frappe
Maitrise parfaite de l'orthographe et de la grammaire
Maîtrise de la terminologie médicale
Techniques d'accueil téléphonique et physique
Respect de la réglementation actuelle relative au dossier médical

QUALITÉS REQUISES ET SAVOIR ÊTRE :
Capacité organisationnelle, rigueur, hiérarchisation des tâches
Capacité relationnelle, diplomatie, esprit d'équipe, sens de l'entraide
Capacité à développer et diversifier ses compétences, prise d'initiative
Qualités relationnelles en lien avec les familles

OBLIGATIONS :
Obligation de réserve
Obligation du respect de la confidentialité, de la sécurité des informations et du secret professionnel
Obligation d'assurer la continuité de service : polyvalence au sein des équipes de secrétaires médicales.

CONTRAINTES :
Horaires adaptables en fonction des besoins du service : 30 min de pause en alternance, en assurant avec ses collègues la continuité de l'accueil.
Organisation des congés au sein du pôle et soumis à validation de la coordinatrice. Remplacement de la secrétaire de SMP lors de ses absences
Quelques manipulations de dossiers avec éventuel port

GHPSO Groupe Hospitalier Public Sud de l'Oise
Boulevard Laennec BP 72
60109 Creil

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