Secrétaire (F/H) - médecine du travail / Groupement hospitalier est

Secrétaire (F/H) - médecine du travail / Groupement hospitalier est

CDI

Groupement Hospitalier Est (GHE) : Hôpital Pierre Wertheimer (Neuro), Hôpital Louis Pradel (Cardio), Hôpital Femmes Mères Enfants (HFME), Institut d'Hématologie et d'Oncologie Pédiatrique (IHOPe).

Lieu de travail : Le Service de Médecine et Santé au Travail du Groupement Hospitalier Est- Immeuble les Tilleuls, RDC, 52 boulevard Pinel, 69500 BRON.



Le Service de Médecine et Santé au Travail assure la surveillance de l'état de santé des agents et assure des actions de prévention en milieu de travail selon les dispositions prévues par le code du travail.

La/Le secrétaire est un référent opérationnel dans le service de Médecine et Santé au Travail pour les établissements du GHE et pour certains dossiers transversaux. Il/elle est placé(e) sous la responsabilité opérationnelle de l'encadrement médical de l'équipe et la responsabilité hiérarchique du Cadre de Santé du service. Il collabore avec l'équipe médicale et infirmière du service et en transversal HCL. Il/elle est placé(e) sous la responsabilité fonctionnelle du Cheffe de service.

Constitution de l'équipe : 2 médecins, 4 infirmiers, 3 secrétaires, 1 psychologue et 1 cadre de santé.

MISSIONS
Gestion des agendas des médecins : prise de rendez-vous et organisation de réunions.
Gestion des appels téléphoniques, Gestion de la messagerie électronique du service.
Gestion des courriers reçus ou à émettre (tri, frappe, mise en forme...)
Suivi de demandes diverses (petits travaux, commande de fournitures et matériels).
Frappe ou mise en forme de lettres types, comptes rendus, diapositives, cours, des bilans annuels et protocoles.
Accueil présentiel et téléphonique des agents, et leur orientation (diffusion d'informations d'ordre général).
Gestion des convocations pour les visites à caractère obligatoire
Gestion administrative des dossiers médicaux (logiciel ARHPEGE logiciel de médecine du travail KITRY).
Aide à la préparation des campagnes de prévention avec création d'affiches.
Saisie de données.

CONDITIONS DE VOTRE EMBAUCHE
Être titulaire d'un diplôme de secrétaire médical(e).
Expérience souhaitée dans le domaine du secrétariat hospitalier.

Sens de l'accueil - Disponibilité, capacité d'écoute
Sens du travail en équipe - Capacité à transmettre les informations
Capacité à répondre à une diversité importante de demandes simultanées
Prise d'initiatives dans le périmètre de sa fonction et de ses responsabilités
Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) indispensable

Communication mesurée et adaptée au contexte et aux interlocuteurs,
Aptitude aux relations humaines : médiation, gestion du stress, maîtrise de soi,
Sens de la hiérarchie, des responsabilités, de l'exemplarité,
Autonomie et capacité d'initiatives dans les limites de son poste

CDD 1 mois renouvelable jusqu'à 6 mois;
Quotité de travail : 50 % soit un mi-temps;
Poste sur la base de 35h par semaine, repos fixe, soumis à pointage, sans RTT;
Horaires : à déterminer sur la base de 7h Amplitude horaire 8h-17h0.

Grille institutionnelle de la fonction publique hospitalière en vigueur.
Adjoint administratif hors fonction publique hospitalière (reprise de l'ancienneté en tout ou partie négociable).

CONTACT
Les candidatures (CV, lettre de motivation et référence du poste) sont à adresser à :
M SIMON - [email protected]

Hospices Civils de Lyon - HCL (siège)
3 Quai des Celestins BP 2251
69229 Lyon

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