CADRE ADMINISTRATIF DE POLE

CADRE ADMINISTRATIF DE POLE

CDD; CDI; Détachement; Mutation

MISSIONS PRINCIPALES
Organiser, coordonner et encadrer les moyens du pôte 6
Le Pôle neuroscience est un pôle multisites {Timone Adultes - CH Nord } avec 12 services mêlant plusieurs spécialisés et à l'intérieur des spécialités, plusieurs sous spécialités
Neurologie (4 services
Neuropsychologie (1 sce)
Neurophysiologie {2 sce}
Neuro Oncologie {1 sce}
Neurochirurgie {3 sce}
Centre du traitement de la douleur (1 sce)

MISSIONS GENERALES
participation à la rédaction du contrat dc pôle avec chaque interlocuteur
Rédaction des dossiers de demande ou de renouvellement d'autorisation d'activité
Aide à la rédaction des projets médicaux {Fiche projets - dossiers instances) et à leur mise en uvre
Aide à la rédaction de convention sur les partenariats médicaux, associatifs, d'activité ou de subventions

Périmètre du pôle
Gestion du fichier structure
Ouverture et fermeture de lits

Rédaction des notes de service sur les fermetures d'unités de secteurs de consultations
coordination du fonctionnement de l'équipe de pôle :
o Organisation des bureaux de pôle hebdomadaires et bureaux élargis mensuels :
. ordre du jour * invitations * rédaction der CR - mise en oeuvre et suivi des décisions
o Rédaction des courriers du chef du pôle
o Sollicitation des différentes directions pour obtenir les renseignements demandés
o Organisation des réunions d'information générale
o Participation à la rédaction, recueil des données RH et financières, et mise en forme du Rapport d'Activité Annuel

Gestion des secrétaires, assistantes médico-administratives et adjoints administratifs (évaluation, notation, renouvellement de CDD, organisation du travail et priorisation des tâche, gestion du temps de travail, affichage des postes vacants et rédaction des fiches de poste, entretiens de recrutement et tests de frappe. Organisation d'une à deux réunions d'informations générales. Gestion des grèves)
o Gestion des stagiaires secrétaires médicales
c Gestion et interlocuteur administratif des Psychologues st neuropsychologues {rédaction des
fiches de postes et affichages des postes vacants, entretien§ *nnuels d'évaluation, reconduction
des CD*, cumul d'activité, formations, ordres de mission, gestion du temps de travail et validation des plannings, explication des règles institutionnelles ...)
o Accompagnement des équipes administratives/soignantes/médicale à chaque mise en place d'un nouveau logiciel; suivi et rapports d'alerte sur les difficultés et dysfonctionnement

Affaires médicales :
Suivi du tableau des effectifs et demandes de réaffectation ou d'affectation du PM
Transmission des avis du chef de pôle sur toutes les nominations {chef de service *
renouvellement contrat de praticiens attaches, assistants, praticiens contractuels)
o Suivi des conventions
o Préparation des demandes de révision der effectifs médicaux avec chaque chef de service
c Coordination de l'accueil des Médecins dans le pôle {départ et arrivée, en veillant notamment
aux conditions matérielles de leur installation
Gestion financière, données d'activité médicale et Contrôle de Gestion :
o §suivi d'activité des consultations, des actes CCAM, actes et séances d'HlJ,
o Suivi et analyse des dépenses {Tableaux de Bord institutionnels du contrôle de gestion}
o Réponse à toutes les enquêtes annuelles (enquête Magazine
interlocuteur Bureau des Admissions notamment sur les circuits l'enregistrement des consultations externe. la facturation de l'activité libérale ou des patients étrangers; suivi et rapport d'alerte sur les difficulté et dysfonctionnement
Achat/investissement
Validation des GDD du pôle
Initiation des nouveaux cadres à l'utilisation du logiciel GDD ; mise à jour des pro{ils en qualité
d'administrateur
Relations avec les fournisseurs
Relation avec la Direction des Finances
Coordination des programmes annuels d'équipement hôteliers et biomédicaux

Recrutement :
Bac+3 à Bac+5 - Grade Attaché d'Administration Hospitalière/Adjoint des cadres
Connaissances techniques en GRH, contrôle de Gestion, facturation, services économiques et en droit hospitalier
Connaissance des logiciels institutionnels
Diplomatie et Pédagogie car interface entre les administratifs, les médecins et les soignants et avec a structure administrative AP-HM
Capacité managériale et relationnelle ; réactivité ; capacités à rendre compte
Aptitude à travailler on collaboration avec tous types d'interlocuteurs
Mobilité et disponibilité {Travail sur 2 sites : Timône adultes et CH Nord}
Une expérience antérieure en tant que cadre administratif dans un autre pôle de l'AP-HM est hautement souhaitée

Assistance Publique - Hôpitaux de Marseille (AP-HM)
80, rue Brochier
13354 Marseille

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