REFERENT.E DU SYSTEME D'INFORMATION DU RESEAU DE SANTE EN PERINATALITE D'AUVERGNE

REFERENT.E DU SYSTEME D'INFORMATION DU RESEAU DE SANTE EN PERINATALITE D'AUVERGNE

CDD

1. Objet
Ce document décrit le profil de poste et la fiche de poste de l'agent administratif, référent niveau 1 du système d'information (SI), du Réseau de Santé périnatale d'Auvergne. Il s'agit d'un poste mis à disposition par le CHU au RSPA.

2- Domaines d'application
Ce document concerne la cellule opérationnelle du RSPA composée des membres salariés par le RSPA, sur sa dotation de fonctionnement attribuée par l'ARS.
Cette cellule opérationnelle est localisée dans les locaux du pôle Femme Et Enfant, Hôpital Estaing, au CHU de Clermont-Ferrand.

3- Profil de poste
3.1- Intitulé du poste
Référent niveau 1 du SI du suivi périnatal

3.2- Compétences attendues
Prérequis souhaités :
- Diplôme : Bac +2/3 ou forte expérience dans l'usage métier d'outils informatiques
Grade souhaité : Adjoint administratif hospitalier ; Assistant médico administratif ; Adjoint des cadres hospitaliers ; ou toute personne fortement investie ; Technicien Supérieur Hospitalier.
L'agent doit avoir une expérience dans le domaine de la santé, dans la relation à la clientèle, dans l'usage du Web et connaître les logiciels bureautiques suivants : Word, Excel, PowerPoint. Il doit accepter des formations concernant les nouvelles technologies de l'information et de la communication (NTIC) utiles au fonctionnement du réseau.
Il doit avoir une compétence concernant le fonctionnement d'un secrétariat médical afin de pouvoir seconder la coordinatrice administrative du RSPA.
Les autres compétences attendues sont une capacité d'adaptation, un sens de l'organisation et des responsabilités, un esprit d'équipe et un bon contact avec les interlocuteurs médicaux et administratifs.

Résumé des compétences requises :
- Vous avez une appétence pour l'usage dans le domaine du numérique ;
- Vous êtes fédérateur dans le cadre de l'usage du numérique ;
- Vous avez un bon sens relationnel ;
- Vous faites preuve de capacité d'écoute, d'animation, de motivation et de fédération autour d'un outil numérique ;
- Vous faites preuve d'une très bonne capacité d'adaptation ;
Vous avez une très bonne connaissance de l'organisation des métiers de la santé ;
- Vous faites preuve de Discrétion, Organisation, Rigueur, gestion des priorités, ... ;
- Vous serez réactif aux nombreuses sollicitations des professionnels de santé ;
- Vous maîtrisez les outils bureautiques Microsoft Office.
- Vous avez un grand sens du reporting.

4- Fiche de poste
4.1- Descriptif du poste
- Adjoint administratif hospitalier ;
- Assistant médico administratif ;
- Adjoint des cadres hospitaliers ;
- Technicien Supérieur Hospitalier
- Ou toute personne fortement investie.
Vous conserverez votre déroulement de carrière hospitalier

4.2- Description des activités principales
Basé au CHU Estaing, pôle FEE, vous ferez partie de la cellule opérationnelle du RSPA qui gère un dossier informatisé médical (Icos et REVA) et assurerez les activités suivantes :
- Gestion des autorisations d'accès des professionnels de santé au logiciel Icos et à l'hébergeur de santé IDS (en collaboration avec L'informaticien dédié SARA),
- Gestion des consentements des usagers et de leur numéro d'identification au sein du RSPA, garantissant la confidentialité de l'accès à leurs données médicales,
- Formation des utilisateurs,
- Assistance aux utilisateurs en ligne pour les usagers et les professionnels membres du RSPA, dans le cadre de leurs droits d'accès respectifs,
- Assistance administrative dans la rédaction des besoins d'évolutions métiers de l'outil,
- Gestion des échanges avec l'éditeur de l'outil dans le cadre d'anomalie ou d'évolution,
- Collaboration avec le support de niveau 2 gérant l'infrastructure du SI,
- Participation aux tests et à la validation des évolutions de l'outil,
- Gestion des prescriptions médicales sur Icos, gestion des courriers Icos et fiches d'informations pour toutes les maternités,
- Suivi des indicateurs de fonctionnement du système d'information du RSPA (Icos, internet), en collaboration avec le médecin de santé publique du RSPA,
- Gestion de l'annuaire des professionnels de santé en lien avec la secrétaire,
- Mise à jour du contenu du site web, en lien avec la secrétaire, selon les demandes du
coordinateur médical du RSPA et du comité scientifique du RSPA,
- Elaboration d'indicateurs d'activité en lien avec le système d'information du RSPA (nombre de dossiers créés, nombre de connexion sur le site web, etc.).

4.2- Description des activités secondaires
En complémentarité avec la coordinatrice administrative du réseau l'agent assure :
- L'accueil téléphonique du RSPA pour que cet accueil soit assuré de 8 heures à 18 heures.
- Une présence aux journées de formation du RSPA et lors des déplacements in situ au sein des maternités pour étudier les attentes des professionnels concernant le système d'information du RSPA.
- Une présence lors de réunions de fonctionnement du réseau quand le thème porte sur le système d'information
En complémentarité avec l'informaticien de SARA et de l'éditeur :
- Réponse en première ligne aux difficultés rencontrées par les utilisateurs ;
- rédaction de PCA RSPA et de guides pour les utilisateurs.

5- Position hiérarchique dans l'organisation et relation partenariales
- Position hiérarchique dans l'organisation :
N+2 Supérieur hiérarchique Président du RSPA
N+1 Supérieur Hiérarchique Coordinateurs médicaux du RSPA
N -1 Subordonnée Néant

- Relations partenariales :
En externe avec : le GCS SARA, Medicode, Audipog et les partenaires institutionnels.
En interne avec:
la cellule de coordination du RSPA,
le conseil d'administration et son bureau,
le comité scientifique,
les professionnels de santé de la périnatalité d'Auvergne,
et les établissements de santé ou autres structures de santé d'Auvergne.

6- Condition de travail
6.1- Lieu de travail
CHU Estaing
Place Lucie et Raymond Aubrac
63003 CLERMONT FERRAND CEDEX 1
Dans les locaux du RSPA, pole FEE, au CHU Estaing 63000 Clermont Ferrand.

6.2- Planning et horaires
Quotité de travail : 100%
Horaires et jours travaillés : Semaine Ouvrée
Il s'agit d'un temps plein du lundi au vendredi réparti de 8h00 à 16h00 afin d'assurer avec la coordinatrice administrative du RSPA la couverture téléphonique de la coordonnatrice administrative qui est là de 9 heures à 17 heures. Cet horaire pendant les congés de la coordonnatrice administrative peuvent passer de 9 heures à 17 heures.
Ces horaires incluent 30 mn de repas.

6.3- Relations professionnelles les plus fréquentes
- Médecins, sages-femmes, informaticiens

6.4- Données mises à disposition
Droit d'administrateur :
- Accès aux informations médicales de l'enfant et de la grossesse (dossier informatisé REVA et ICOS mère du RSPA).
Accès simple :
- Outils informatiques du CHU.
- Gestion documentaire du RSPA sur le partage, dans les classeurs papier et sur son site Web.

6.5- conditions particulières d'exercice
- Déplacements ou visioconférence sur les 4 départements

7- Devoir de l'agent
- Respect des consignes de confidentialité et du Règlement Général sur la Protection des Données concernant les données patients du CHU ou du RSPA.
- Respect des règles de confidentialité concernant la gestion documentaire propre du RSPA.
- Respect des statuts de l'association RSPA et de son règlement intérieur.
- Respect des procédures et protocoles en place au sein du RSPA et du CHU.
- Respect du règlement intérieur et de la charte informatique du CHU.

CHRU Clermont- Ferrand CHU Estaing
1 place Lucie-Aubrac
63003 Clermont-Ferrand

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