Assitant(e) de Direction / DIRECTION DES SOINS

Assitant(e) de Direction / DIRECTION DES SOINS

CDD; CDI; Mutation; Vacation; Détachement

LA PRESENTATION DU SERVICE
La direction des soins est en charge des paramédicaux des pôles d'activité de soins et des personnels socio-éducatifs.
LES ACTIVITÉS PRINCIPALES
- Assurer le secrétariat du coordonnateur général des soins ;
- Gérer les stages (planning, conventions, élaboration du livret d'accueil)
- Gérer la CSIRMT
- Communication, organisation et gestion du secrétariat : traitement et circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liés au service et le suivi des dossiers
- Coordination et planification : transmission des informations aux différents membres de l'équipe et communication avec les différents services de l'établissement
- Participation aux travaux institutionnels et aux instances institutionnelles
- Organisation de la gestion logistique de la direction des soins (déplacements professionnels, organisation de réunions)
LES MISSIONS PRINCIPALES
- Accueil téléphonique et physique des personnels et visiteurs
- Gestion des appels ou des demandes en fonction de leur importance et des priorités - Préparation et organisation des rendez-vous, réunions, déplacements, recueil des documents en vue des rendez-vous
- Gestion de l'agenda du directeur
- Organisation et priorisation des activités du secrétariat
- Traitement du courrier papier et électronique, répartition interne / externe
- Préparation et participation à diverses réunions et instances, prise de notes et rédaction de compte-rendus dans les groupes de travail
- Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, compte-rendus - Reproduction et diffusion de documents et de dossiers
- Organisation du classement papier et électronique et archivage
- Collaboration aux points pôles avec l'encadrement
- Planification de réunions de cadres de proximité et de CSS, prise de notes, rédaction et diffusion de compte-rendus
- Organisation de la CSIRMT : organisation des bureaux et des Commissions, préparation de l'ODJ et suivi, réservation et mise en place de salle, prise de notes en séance, rédaction de compte-rendus, collecte et transmission des documents
- Partenariat avec le GHT
- Suivi des effectifs : élaboration des fiches navette en lien avec les gestionnaires RH, actualisation du tableau mensuel, commentaires prévisionnels
- Mise à jour du tableau prévisionnel des Entrées / Sorties
- Gestion des offres d'emploi extérieures : rédaction et publication des annonces, réception et tri des candidatures, diffusion, archivage
- Suivi des emplois d'été : tableau de recensement des besoins, suivi administratif des recrutements, élaboration d'un tableau de synthèse par pôle
- Suivi du tableau récapitulatif des remplacements : vérification des données et transmission mensuelle en DRH
- Gestion des stocks de fournitures de bureau, des dotations du service, des bons de travaux d'équipement
- Gestion logistique des activités de la direction
- Gestion et suivi des demandes de stage
- Aide ponctuelle lors des conduites de projet auprès des Cadres supérieurs de pôle (élaboration de documents, mise en forme)
- Mise à jour de documents : organigramme, plannings de congés, listes téléphoniques (encadrement, vacataires), feuilles d'émargements
- Mise à jour et mise à disposition de documents pour la continuité des soins : rapports d'astreintes, fiches de mobilité, disponibilités pour heures supplémentaires ou vacations, fiches de poste, suivis de recrutements
- Actualisation et uniformisation de formulaires
- Collecte de données et mise en forme du rapport d'activité
 
L'organisation du travail : - 9h-17h
 
Poste à pourvoir le 15.07.2024

Centre Hospitalier de Plaisir
220, rue Mansart BP 19
78375 Plaisir

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