Gestionnaire formations groupées

Gestionnaire formations groupées

CDD; CDI; Détachement; Mutation

MISSION
Réaliser les opérations administratives de gestion de la formation des agents de la FPH. Gérer les stages des élèves extérieurs. Participer à la gestion prévisionnelle des métiers et compétences.



ACTIVITES

- Gérer et traiter les demandes de formation en regard des classifications du plan de formation
- Saisir et mettre à jour les données administratives individuelles dans le logiciel de gestion de la formation GESFORM
- Participer à l'élaboration du plan de formation : du recueil des besoins jusqu'à sa mise en forme définitive
- Constituer les groupes de formation, et vérifier leur mise en uvre effectives (candidatures, éligibilité des candidats)
- Communiquer mensuellement les actions de formation programmées
- Participer à l'élaboration et au suivi du programme des formations diplômantes
- Procéder à l'organisation matérielle et au suivi des actions
- Evaluer les formations réalisées et réaliser un bilan pédagogique
- Gestion de la facturation avec les organismes de formation, et l'ANFH
- Suivre l'exécution budgétaire du plan de formation continue dans le cadre du budget alloué
- Recueillir, agréger les données pour alimenter les bilans et rapport annuels sur la formation, le rapport social unique ()
- Gérer et traiter les demandes de stage d'élèves extérieurs en regard des possibilités d'accueil, établir les conventions
- Informer, conseiller les agents et l'encadrement
- Elaborer et assurer le suivi de tableaux de bord, d'outils de chiffrage et de statistiques
- Réaliser des études comparatives et prospectives
- Assurer la veille réglementaire relative à son domaine d'activité
- Assurer le contrôle de cohérence et de validité des informations traitées
- Rédiger et traiter (enregistrer, trier, traiter, diffuser, archiver) les courriers relatifs au domaine d'activité
- Classer les pièces administratives dans les dossiers des agents
- Participer au classement et à l'archivage sécurisés des dossiers administratifs
- Contrôler l'application des procédures, instructions en vigueur
- Participer à l'élaboration de procédures ou instructions administratives
- Assurer le paramétrage des outils et logiciels des applications informatiques
- Participer à des activités ponctuelles ou/ transversales en fonction de l'actualité GRH

SPECIFICITES DU POSTE

RELATIONS PROFESSIONNELLES

- Gestionnaires administratifs et cadres de la DRH pour les échanges d'informations
- Cadres de l'établissement pour la gestion des demandes de formation relevant de leur service
- Personnel de l'établissement pour le traitement de leur demande formation
- Services financiers pour le mandatement
- Trésorerie publique pour transmission des documents et justifications
- ANFH : pour la gestion du plan de formation, aide technique, actions nationales et régionales et prestations informatique du logiciel GESFORM
- Organismes divers : organismes de formation, établissements éducatifs



COMPETENCES PROFIL

- Connaître le statut général de la fonction publique hospitalière et les statuts particuliers
- Connaître le cadre réglementaire de la formation
- Disposer de connaissances en gestion comptable et budgétaire
- Connaître l'organisation et le fonctionnement interne de l'établissement
- Maîtriser l'utilisation des outils bureautiques word, excel, du logiciel de gestion administrative AGIRH et du logiciel de la formation GESFORM
- Evaluer la pertinence, la véracité des données ou informations
- Calculer des valeurs relatives aux activités de son domaine
- Définir et utiliser les techniques et pratiques adaptées à son poste de travail, tableaux de bord, tableaux de suivi
- Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine
- Identifier et analyser les évolutions réglementaires et ou techniques et leurs impacts sur les activités, les systèmes relatifs à son domaine
- Assurer le paramétrage des outils et logiciels de gestion dans son domaine d'activité
- Expliquer aux agents les données et caractéristiques de leur situation administrative
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Alerter l'encadrement sur les situations particulières des agents ou sur des dysfonctionnements techniques ou administratifs
- Conseiller et orienter les choix d'une personne ou d'un groupe, relatif à son domaine
- Utiliser, concevoir, formaliser et adapter des instructions
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents, comptes rendus
- Organiser, classer des données, des informations, des documents de diverses nature
- Définir, adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Définir et utiliser les techniques et pratiques adaptées à son poste de travail
- Etablir, évaluer, optimiser un budget relatif à son domaine de compétence
- Faire preuve de capacités d'adaptation, de communication, de sens relationnel et de travail en équipe

FORMATION ET/OU QUALIFICATIONS PROFESSIONNELLES REQUISES

BAC/BTS gestion/administration
Communication et gestion des ressources humaines
DUT gestion des entreprises et des administrations, option personnel

Connaissances en technique de gestion et utilisation des outils bureautiques

Centre hospitalier Joseph Imbert
Quartier Fourchon BP 80195
13637 ARLES

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