[GH CENTRE FONCTIONS SUPPORT]Coordinateur/trice des secrétariats médicaux - PAM MED H/F

[GH CENTRE FONCTIONS SUPPORT]Coordinateur/trice des secrétariats médicaux - PAM MED H/F

L'ÉTABLISSEMENT :
Les Hospices Civils de Lyon, ce sont 13 hôpitaux publics, tous animés par une triple mission : le soin, la recherche et l'enseignement. Nous formons ensemble une communauté de 24 000 femmes et hommes, soignants et non soignants, partageant une seule et même vocation : soigner et prendre soin de chaque patient, quelles que soient sa situation et ses pathologies, tout au long de sa vie.
Le Groupement Hospitalier Centre regroupe trois établissements : l'hôpital Edouard Herriot, l'hôpital des Charpennes et le Centre de soins dentaires. Il est une référence dans de nombreuses spécialités médicales et chirurgicales, les pathologies bucco-dentaires de l'adulte et de l'enfant et la prise en charge des patients âgés.

LE POSTE :
L'hôpital Edouard Herriot dispose de services d'excellence dans quasiment toutes les spécialités médicales et chirurgicales, avec des services phares : la chirurgie d'urgence et orthopédique, les transplantations et l'immunologie, la médecine et la chirurgie vasculaires... Il offre un accueil des urgences 24h/24 et héberge le SAMU et le centre de médecine hyperbare. Avec 4000 professionnels dont 500 médecins, l'hôpital dispose également d'un fort pôle de santé publique. Un hôpital dynamique et innovant, au cur de la cité.
Le pôle des spécialités médicales comprend une dizaine de services : Néphrologie (avec une activité de dialyse), Transplantation (avec une activité de soins intensifs), Médecine interne et polyvalente, Médecine vasculaire, Rhumatologie et Immunologie, Dermatologie, UASS, CEGIDD, MIT et Médecine légale ainsi que 154 lits d'hospitalisation conventionnelle. Le pôle développe son activité ambulatoire et est composé d'une Clinique de Médecine Ambulatoire pluridisciplinaires (CLIMA) constituée d'un plateau de consultations et d'une plateforme d'hôpitaux de jour HDJ (22 places). Une seconde plateforme d'HDJ de 16 places a été créée en 2022. L'équipe du pôle est composé d'une directrice référente de pôle, une cheffe de pôle, une cheffe de pôle adjoint, d'une cadre supérieure de santé, d'une cadre administrative de pôle et d'une secrétaire de pôle.

La fonction de coordonnateur/trice des secrétariats consiste à assurer l'encadrement de proximité et l'animation d'équipes de secrétaires dont il est hiérarchiquement responsable. Le pôle médecine comprend environ 50 ETP de secrétaires médicales. Le/la coordonnateur/trice des secrétariats est en contact permanent avec les chefs de service, la cadre supérieure et les cadres de santé ainsi que les directions fonctionnelles (RH, SIL, bureaux des admissions, services généraux, qualité, etc.). Il travaille sous l'autorité hiérarchique du Cadre Administratif de Pôle.
Gestion des ressources humaines dont il a la responsabilité (recrutement, gestion du temps de travail, formation, évaluation) :
- Organisation du recrutement des nouveaux agents,
- Accueil, accompagnement et aide à l'intégration des nouveaux agents,
- Gestion des demandes de stagiaires secrétaires médicales,
- Elaboration des plannings des secrétaires et organisations de travail, validation des congés et organisation des présences et absences sur site,
- Préparation et réalisation des entretiens professionnels,
- Suivi et mise à jour de Chronos (suivi des comptes-heures),
- Préparation du plan de formation en lien avec le Cadre Administratif de Pôle,
- Soutien logistique aux secrétariats (locaux, outils informatiques, recensement des besoins au plan d'équipements, etc.).
Participation à la gestion de projets :
- Gestion des projets relatifs aux secrétariats en lien avec les orientations institutionnelles (dématérialisation, parcours patient, performance secrétariat, etc.),
- Production et suivi des indicateurs d'activité des secrétariats (taux de décroché téléphonique, suivi de la FHR, délai moyen des télédemandes, etc.),
- Suivi des évènements indésirables et proposition des mesures correctrices,
- Elaboration et mise à jour des procédures et bonnes pratiques des secrétariats,
- Réalisation d'audits, d'études et d'enquêtes auprès des différents services du PAM en fonction des projets en cours,
- Animation de réunions et des points Lean.

PROFIL RECHERCHÉ :
Une parfaite connaissance du métier de secrétaire médicale est demandée - Titre de secrétaire médicale et médico-sociale de niveau IV recommandé
Des compétences managériales et d'animation d'équipe serait un plus.
Le poste nécessite la maîtrise du pack office (Word, Excel, Power Point, Outlook) et des logiciels Easily, Chronos.
Savoir-être :
- Très bonne capacité relationnelle et diplomatie,
- Sens de l'organisation et capacité à gérer les priorités,
- Capacité à prendre des initiatives et capacité à rendre compte,
- Esprit d'équipe.
Conditions de travail :
- Rythme de travail temps plein : 5 jours 37h30
- Horaires : 8h-18h amplitude horaire variable, à définir selon les nécessités de service (réunions, projets, etc.)
- Poste classé à repos fixe : 28 CA et 15 RTT
- Télétravail possible (2jours/mois)
Pour les professionnels titulaires de la fonction publique, le poste est à pourvoir par voie de mobilité interne, mutation ou détachement.
Pour les professionnels non-titulaires, le poste est à pourvoir en CDD avec possibilité d'accéder au statut de la fonction publique par la voie des concours.
RÉMUNÉRATION brut : 2183.00 / mois

Hospices Civils de Lyon - HCL (siège)
3 Quai des Celestins BP 2251
69229 Lyon

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