SECRETAIRE MEDICAL CPPE POLE SANTE PUBLIQUE - H/F

SECRETAIRE MEDICAL CPPE POLE SANTE PUBLIQUE - H/F

CDD

Descriptif du poste :

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Service de consultations externes situé au Bâtiment PQR, entrée 2, deuxième étage.
Patients adultes de tous âges souvent atteints de pathologies chroniques.
Travail en équipe avec 3 autres secrétaires médicales et une équipe pluri-disciplinaire santé travail environnement, composée de  médecins, d'infirmiers, d'internes, d'ingénieurs, d'attachés de recherche clinique, de stagiaires, etc


MISSIONS
Accueillir et renseigner les patients, familles et usagers.
Planifier les activités (parcours patients, agenda des consultations, admissions, convocations).
Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.
Etre garant de la coordination médico-administrative et de la circulation de l'information.


ACTIVITES
Accueil et orientation des patients
Préparation en amont des dossiers médico-administratifs (demande des documents administratifs aux patients par mail, relance en cas de non réponse, création de la pré-admission en lien avec le bureau des admissions si nécessaire)
Préparation des dossiers de consultations : création informatique du dossier de consultation de pathologie professionnelle et environnementale (logiciel RVN3P) et création du dossier médical papier, organisation des téléconsultations (logiciel IDEO)
Gestion des appels téléphoniques : prise de rendez-vous, report de rendez-vous sous le logiciel DX PLANNING, appels pour les médecins du service, gestion d'appels divers
Gestion du mail générique du service (programmation de rendez-vous de consultations, réponses questions diverses)
Gestion des rendez-vous de consultations (report éventuel de consultation) et programmation des RDV des examens complémentaires
Appel des patients identifiés par un repérage systématique pour leur proposer un RDV (expliquer l'objectif de la consultation)
Gestion des agendas des médecins intervenant sur la CPPE
Organisation des comités médicaux et des expertises dans lesquels les médecins du service sont nommés
Tri du courrier (réception, tri et diffusion)
Frappe de courriers, mise en page et relecture de comptes rendus de consultations, de courriers, d'expertises, courriers pour demande d'avis sur dossiers, compte rendus des comités médicaux
Saisie informatique des actes de consultations sous DX CARE
Traitement informatique des dossiers (logiciel spécifique RNV3P) : création dossiers, saisie de la consultation, saisie des codes « pathologie » (codes CIM10), saisie des codes « profession et entreprise » (Codes CITP et NAF), saisie des mémos cliniques
Archivages des dossiers : enregistrement de tous les dossiers sous le logiciel SPARK, réintégration de dossiers (Logiciel SPARK), versement des plus anciens dossiers sous SPARK
Archivages des dossiers récents au sein du service
Saisie de comptes rendus de réunion, de courriers d'actions transversales
Participation à l'élaboration de divers documents (plaquettes, affiches )
Préparation du staff médical du mardi après-midi (examens complémentaires)
Gestion logistique : gestion des stocks (logiciel LYRECO et CEPAGE), demande d'intervention de maintenance, programmation de Doodle, de réunions téléphoniques
Gestion des Missions et déplacements de l'équipe : établissement de l'ordre de mission auprès des directions concernées, commande de billets (plateforme GLOBEO), gestion des frais auprès des directions concernées
Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance
ACTIVITES SPECIFIQUES :
 Tutorat : Accueil, encadrement et accompagnement pédagogique de personnes (agents, étudiants, stagiaires, nouveaux professionnels...)
Mise en place, organisation, suivi des staffs médicaux
Participation à l'activité universitaire
Suivi/organisation de DU ou DIU (Diplôme Universitaire et Inter universitaires)
Organisation des missions d'enseignement post universitaires/congrès/colloques
Secrétariat du chef de pôle
 Suivi et accompagnement des projets transversaux en lien avec l'activité

Profil recherché :

COMPETENCES REQUISES :
TECHNIQUES :
- Organiser le travail en secrétariat médical
- Accueillir et orienter les patients
- Classements divers
- Acquérir les connaissances et utiliser les logiciels DX CARE, DX PLANNING, RNV3P, SPARK, CPAGE, CARL SOURCE, WORD, EXCEL, POWERPOINT, OUTLOOK, GLOBEO TRAVEL, IDEO
- Faire la frappe des courriers, très bon niveau d'orthographe requis
- Informer les patients sur les objectifs de la consultation
- Renseigner les patients sur les différentes démarches à accomplir en fonction de leur situation
- Utiliser le logiciel de réservation pour les déplacements (GLOBEO TRAVEL)
RELATIONNELLES :
- Accueil téléphonique : analyse des appels et orientation adaptée
- Accueillir les patients, analyser leur demande et son contexte pour y répondre de façon adaptée,
- Transmettre les informations utiles aux médecins, internes, infirmières, ingénieurs
- Faire preuve de discrétion, secret professionnel
- Savoir travailler en équipe
ORGANISATIONNELLES :
- Traiter et organiser son travail en fonction de l'activité
- Organiser la constitution du dossier médico-administratif en amont
- Organiser la gestion des rendez-vous à court et moyen terme,
- Organiser les classements divers,
- Organiser la gestion des dossiers,
- Faire preuve de rigueur et d'organisation,
- Avoir le sens de l'initiative,
- Protéger le secret professionnel

Groupe hospitalier Pellegrin
Place Amélie Raba-léon
33076 Bordeaux

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