Adjoint administratif Secrétariat - Secteur Médicament

Adjoint administratif Secrétariat - Secteur Médicament

CDD; Détachement; Mutation

Dans le cadre d'un départ du service, le CHU recrute un(e) adjoint administratif au sein de son Pôle Pharmaceutique.

Missions :
- Assurer l'accueil, le secrétariat du service et du pôle avec les enregistrements des actions.
- Effectuer les liquidations des factures fournisseurs et gérer les litiges de facturation, les réclamations, les achats pour compte, les titres de recettes et les facturations de chimiothérapie.
- Effectuer la traçabilité des MDS et leurs indicateurs.

Contributions attendues :

Fonctions d'accueil et secrétariat :
- Accueillir, prendre les rdv, assurer la permanence téléphonique, gérer les plannings des salles de réunion.
- Rédiger et réceptionner les courriers, les compte-rendu de réunions, les archivages administratifs divers, les publications CIM, livret et Intranet, les conventions.
- Saisir sur ICOPS les absences des personnels médicaux, contribuer à la gestion administrative de l'activité universitaire.
- Gérer les impressions des cahiers de traçabilité des activités et les commandes de fournitures en lien avec la fonction.

Fonctions liquidations et facturations :
- Liquider les factures fournisseurs du pôle, performer le paiement dans les délais attendus.
- Gérer les litiges de facturation, effectuer les réclamations nécessaires et résoudre les dysfonctionnements en collaboration avec les gestionnaires des marchés-achats et la gestion des approvisionnements.
- Effectuer les demandes d'achats pour compte, les titres de recettes et la facturation des chimiothérapies en lien avec la DFI et le BDE.
- Assurer la clôture de l'exercice annuel.

Fonctions de traçabilité des MDS :
- Assurer la traçabilité des MDS sur IMAGE-PHARMA, relancer les unités de soins.
- Modifier les dotations et appliquer la procédure de retraits de lots,
- Effectuer les bilans de traçabilité et les compte-rendu de staffs.

Profil requis :
Niveau de formation (Diplôme) : Diplôme administratif avec option comptabilité souhaitée
Expérience et connaissances requises :
Maîtrise de l'environnement Windows et la gestion des flux administratifs (courrier, téléphone, emails, classement, archivages) et les progiciels comptables de gestion économique et financière (GEF).
Savoir Faire (théoriques, environnement, procédures, opérationnel...):
- Appréhender l'environnement administratif, la comptabilité publique,
- Connaître l'organisation et le fonctionnement des structures internes de l'établissement entre autres les services financiers, la Trésorerie, le BDE, les services de soins
Savoir Etre (aptitudes, relationnel):
- Savoir communiquer rendre compte, et transmettre aux destinataires appropriés,
- Maitriser les relations interpersonnelles et fonctionnelles
- Savoir travailler en équipe,
- Savoir prendre en compte des consignes précises et appliquer les procédures.

Autres
Temps de travail : 100%
Horaires de travail : 08h00 16h30 ou 08h30 -17h00
Exigences physiques : Environnement informatique et lumière artificielle.
Environnement : secrétariat de la pharmacie

Centre Hospitalier Universitaire Hôpital Jean Minjoz
3 boulevard Fleming
25030 Besançon

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