Assistant de gestion administrative H/F

Assistant de gestion administrative H/F

CDD

Assistant de gestion administrative H/F
Direction de la Recherche
CDD de 3 mois renouvelable
Temps complet
Dès que possible

I. Présentation générale du CHU

Composé de près 2 700 lits et places, le CHU de Poitiers s'étend sur 5 sites (Poitiers, Châtellerault, Loudun, Lusignan, Montmorillon) répartis sur l'ensemble du territoire de la Vienne.
Etablissement de soins de référence à vocation régionale, le CHU de Poitiers assure à la fois une mission de proximité pour les 436 000 habitants de la Vienne et une mission d'appel régional et de recours pour les 1,8 million d'habitants du Poitou-Charentes.
Le CHU de Poitiers est organisé en 15 pôles d'activités cliniques et médico-techniques. Avec près de 8 000 professionnels, il constitue le premier employeur de la Vienne.

II. Poste proposé

- Missions générales
-
Sous la responsabilité des chefs de projets :

Assister le Chef de Projet à la mise en place et au suivi du projet

- Mettre à jour les tableaux de coordonnées des centres hospitaliers participant aux recherches
- Préparer et envoyer les conventions hospitalières à partir du modèle rédigé par le chef de projet. Suivre/relancer la signature des conventions auprès des centres.
- Créer et mettre à jour des tableaux de suivi administratif : inclusions des patients dans l'étude, visites de suivi des centres (monitorings)
- Participer à l'organisation des réunions (Attachés de Recherche Clinique, Investigateurs etc)
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Assurer le suivi documentaire du projet

- Constituer les classeurs de la recherche (promoteur et investigateur)
- Réceptionner les différents documents en provenance des centres (conventions financières, CV, scans etc), les classer, mettre à jour le réseau informatique
- Participer à la mise à jour des documents de l'étude et des classeurs promoteur, aux mailings, et envoyer des documents protocolaires, des Newsletters, aux centres
- Participer à l'archivage de l'étude
-
Assurer le suivi logistique du projet

- Créer et mettre à jour des tableaux de suivi des stocks : traitements expérimentaux, tubes de prélèvements etc
- Envoyer le matériel de recherche aux centres (kits et tubes de prélèvements etc) : envois initiaux et réapprovisionnements
- Assurer le suivi des envois des échantillons des centres vers les laboratoires centralisés ou Centre de Ressources Biologiques
- Mutualiser les demandes de matériel (classeurs, prélèvements) au sein de la Promotion Interne
-
Aide au suivi financier du projet

- Vérifier les factures de surcoûts proposées par les centres associés
- Adresser des propositions de facture aux centres associés
- Suivre les règlements de nos partenaires
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- Nature du contrat et des conditions de recrutement
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Grade : Adjoint administratif
CDD de 12 mois (contrat de 3 mois puis contrat de 9 mois) - possibilité de renouvellement à l'issue des 12 mois

- Quotité de temps de travail
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Temps de travail : 100% en présentiel

III. Profil recherché

- Diplôme et formation requis
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Bac +2 minimum

- Compétences requises
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- Maîtrise parfaite des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et d'internet
- Anglais écrit niveau BAC
- Des notions médicales et la connaissance de la Recherche Clinique seraient des atouts
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- Capacités requises
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- Sens de l'organisation, esprit d'initiative, dynamisme et réactivité
- Capacité d'organisation
- Rigueur
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Aisance relationnelle
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IV. Renseignements complémentaires

Rattachement hiérarchique :

- Directeur de la recherche
- Responsable du suivi des projets de promotion interne
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Rattachement fonctionnel :

- Les chefs de projets
- Le responsable et le gestionnaire financier de la cellule budgétaire et financière

V. Démarches à effectuer pour postuler

Des renseignements supplémentaires peuvent être demandés auprès de Madame FERRAND RIGALLAUD, responsable de la promotion interne, par email [email protected]

La date limite de dépôt des candidatures (CV et lettre de motivation) à déposer sur le site web du CHU [http://www.chu-poitiers.fr/le-chu-recrute/arc promotion interne] est le 12 mai 2024.

Site hospitalier de Poitiers La Miletrie
2 rue de la Miletrie CS 90577
86021 Poitiers

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