Assistante de Direction

Assistante de Direction

CDI; Détachement; Mutation

Intitulé du poste : Assistante de direction Direction Générale

Position dans l'établissement :
Liaison hiérarchique : le chef d'établissement

Liaisons fonctionnelles :
Chargée des affaires générales et de la communication
Directions fonctionnelles de l'Etablissement
Pôles et services de soins, techniques et logistiques de l'Etablissement
Président de la CME

Affaires Générales :

Secrétariat de la Direction Générale
Saisie, mise en forme de courriers, de documents administratifs et de comptes rendus de réunions,
Ouverture et enregistrement du courrier entrant,
Accueil des usagers et autres publics,
Réception et traitement des appels téléphoniques,
Réception et redistribution des mails de la boite direction
Classement et archivage des dossiers et documents administratifs,
Tenue du registre des notes d'information et de service, mise sous la GED
Reproduction et transmission des documents.

Assistante personnelle du directeur
Gestion de l'agenda du Directeur,
Planification et organisation de réunions,
Frappe et suivi des courriers et des parapheurs,
Organisation des déplacements,
Élaboration de dossiers de travail.

Missions spécifiques
Élaboration des plannings d'astreinte et de garde pour assurer la permanence des soins sur l'établissement


Instances :

L'organisation, la préparation et le suivi des instances suivantes
- Conseil de Surveillance
- Directoire


La planification annuelle des instances en lien avec les secrétariats de la DRH, de la DAM, de la CME, de la DDS

La secrétaire de direction participe aux séances du Directoire et du Conseil de Surveillance et veille à la bonne tenue des registres correspondants, en cas d'absence de la chargée des affaires générales.


Equipe de direction :


La tenue du tableau des gardes de direction et le classement des rapports de garde
La gestion des dossiers administratifs, le suivi des congés et la tenue du logiciel de gestion du temps de travail
L'organisation et la participation des réunions de direction et la rédaction de leurs relevés des conclusions
L'assistance au Directeur dans l'organisation de la campagne annuelle d'évaluation des Directeurs Adjoints (préparation des supports d'évaluation, planification des rencontres, décisions de primes en lien avec la DRH, )
L'actualisation des délégations des Directeurs Adjoints
L'accueil de nouveaux Directeurs Adjoints (liens avec le CNG).

Lien institutionnel avec les pôles :

Chefs de pôle : décisions de nomination, procédure d'évaluation,
Contrats de pôle : organisation des revues annuelles de contrat

Conventions

Classement des conventions et de tous les autres documents ou écrits afférents (courrier, compte rendus...)

Suivi de la planification des réunions et aide à la préparation (constitution de dossiers, gestion des invitations en lien avec les partenaires) en lien avec la direction des affaires sociales et médico-sociales et la chargée des affaires générales.

Communication

En lien avec la chargée de communication,
Préparation et diffusion de la newsletter
Aide à la communication (affiche, publipostage, invitations)
Gestion des annuaires




SAVOIR-FAIRE REQUIS
Rédiger et mettre en forme des notes, comptes-rendus, rapports,
Concevoir, formaliser et adapter des procédures, protocoles, modes opératoires, consignes
Elaborer des actes et/ ou documents juridiques et/ ou contractuels


COMPETENCES NECESSAIRES
Sur le plan de la gestion
- Qualité de rigueur, méthode d'analyse et d'esprit de synthèse
- Sens de l'initiative
- Connaissance de l'environnement règlementaire hospitalier
- Connaissance des principales caractéristiques de prise en charge en établissement de santé mentale
- Compétences juridiques appréciées
- Capacités rédactionnelles fortes
- Capacité d'observation, d'analyse, d'évaluation
- Capacités à créer du lien entre les différents acteurs, internes et externes à l'établissement
- Capacité d'organisation et de priorisation
- Capacité à transmettre les informations
- Capacité à gérer les dossiers/situations urgentes de manière appropriée


Sur le plan relationnel
- Capacité d'écoute, de discernement et ouverture d'esprit,
- Discrétion professionnelle, tact et diplomatie
- Loyauté
- Capacité de rendre compte régulièrement
- Sens accru du service public
- Qualités relationnelles et esprit d'équipe
- Facultés de communication
- Dynamisme
- Maîtrise de soi et respect des autres.

Sur le plan des pratiques
- Maîtrise des logiciels de bureautique (suite Office 2010)
- Sens des responsabilités
- Disponibilité et réactivité
- Rigueur, méthode et anticipation
- Discernement et diplomatie
- Autonomie et esprit d'initiative et d'anticipation


EXPERIENCES SOUHAITEES
Expériences rédactionnelles fortes
Expérience de secrétariat

CONDITIONS d'EXERCICE
Poste à temps plein

CENTRE HOSPITALIER DE SAINT CYR AU MONT D'OR
rue J. B. Perret
69450 Saint-Cyr-Au-Mont-d'Or

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