ASSISTANTE MEDICO-ADMINISTRATIVE OU ADJOINTE ADMINISTRATIVE FAISANT FONCTION

ASSISTANTE MEDICO-ADMINISTRATIVE OU ADJOINTE ADMINISTRATIVE FAISANT FONCTION

CDD; Mutation

AVIS DE VACANCE DE POSTE : ASSISTANTE MEDICO-ADMINISTRATIVE
OU ADJOINTE ADMINISTRATIVE FAISANT FONCTION
Pôle Femme-Mère-Enfants Site de SENLIS

MISSIONS GÉNÉRALES :
Polyvalence, coordination et intégration au sein d'une équipe de 5 ETP à répartir suivant les spécialités suivantes :
- Gynécologie : consultation, hospitalisation complète et ambulatoire et oncologie (2 ETP)
- Obstétrique : suivi de grossesse, grossesses pathologiques et maternité (2 ETP)
- Orthogénie (0.5 ETP)
- AMP (0.5 ETP)

Les activités décrites sur cet avis de vacance de poste peuvent varier selon les activités du service et son mode de fonctionnement et d'organisation. Elles peuvent évoluer en fonction des besoins et exigences du service et peuvent être susceptibles d'évoluer.

MISSIONS PAR POSTES :
Missions aux consultations, Gynécologie Obstétrique, grossesse pathologique (Consultations RDC) :
Passage dans les bureaux pour récupération des prélèvements (frottis et biopsies), vérification et mise en pochette de transport (Envoi externe)
Réapprovisionnement des documents administratifs.
Récupération des listes de consultations et des fiches de circulation pour vérification des cotations d'actes externes et des passages aux Urgences gynéco-obstétricales + saisies dans DX CARE.
Réception des appels téléphoniques, fax et mail du secrétariat (réponses, renseignements, orientations, informations)
Réception et enregistrement dans DX CARE des résultats de frottis et biopsies faites en consultation.
Gestion des stocks (Kit frottis, pot à biopsie, kit amniocentèse, fournitures de bureau, encre imprimante et documents administratifs).
Accueil des patientes à l'issue des consultations pour prise de RDV et orientation en cas d'examens demandés à l'extérieur
Gestion du courrier et des résultats d'examens (réception, tri, dispatching, numérisation, envoi, classement et archivage), transfert aux services concernés, prise en charge de la demande.
Frappe et mise en forme de courrier divers (courrier de consultation, certificats).
Rédaction de la liste mensuelle de garde des Gynécologues et internes du service.
Gestion des amniocentèses et biopsie de trophoblastes (organisation, récupération après actes et acheminement au laboratoire).
Préparation des dossiers pour la consultation d'anesthésie Obstétricale puis récupération des dossiers pour classement aux archives en attente de l'accouchement.
Préparation des dossiers de grossesses pathologiques (recherche et demande du dossier aux archives ou création du dossier papier après récupération des données de la patiente et numérisation de la demande dans DX CARE puis envoi par mail au CHU AMIENS).
Classement dans le dossier papier des consultations sage-femme après passage aux urgences gynéco-obstétricales et HDJ obstétrique
Manipulation des dossiers papiers demandés et devant être retournés aux archives de Creil et de Senlis situés dans les armoires à cet effet
Récupération des réquisitions judiciaires (envoi du PV à la direction, envoi du rapport médical à la gendarmerie ou commissariat).
Veille en lien avec les chefs de service sur la permanence des soins.

Missions en orthogénie (Consultations RDC) :
Veille en lien avec les chefs de service sur la permanence des soins.
Gestion de la programmation des blocs chirurgicaux dans Q BLOC pour l'IVG par aspiration.
Préparation du dossier papier (recherche aux archives ou création) puis transmission dans le service.
Pour l'IVG médicamenteuse, récupération du dossier auprès de l'équipe d'orthogénie pour numérisation dans DX CARE des documents relatifs à la prise en charge

Missions en AMP (assistance médicale à la procréation) (RDC derrière le service d'AMP) :
Accueil des patientes et renseignements donnés sur les différentes démarches administratives à accomplir que ce soit au téléphone pour une demande de RDV ou lors d'une consultation.
Préparation des dossiers patients pour la consultation anesthésie avant ponction.
Scannage des résultats d'examens et courriers reçus : suivi des Bhcg et suivi des issues de grossesse dans Médifirst.
Frappe de courriers divers et du Staff hebdomadaire.
Saisie des cotations d'actes externes dans DX CARE.
Aide à la gestion du traitement des mails des médecins.
Copie de dossier en lien avec la direction de la patientèle.

Missions en Maternité Chirurgie Gynécologique Oncologie (1er étage) :
Veille en lien avec les chefs de service sur la permanence des soins.
Tour dans le service pour récupération des dossiers de sortie dans toutes les unités de soins : Gynécologie, Maternité, Grossesse pathologique, Chirurgie Ambulatoire
Rangement des dossiers
Envoi par Lifen des CRH et CRO aux médecins correspondants après relecture/signature.
Manipulation des dossiers papiers demandés et devant être retournés aux archives de Creil et de Senlis situés dans les armoires à cet effet
Réception des appels téléphoniques, fax et mail du secrétariat (réponses, renseignements, orientations, informations)
Préparation des dossiers pour la consultation d'anesthésie de chirurgie gynécologique
Récupération des dossiers de CPA pour vérification de la bonne venue + type d'hospitalisation en corrélation avec le programme opératoire puis transmission du dossier dans le service concerné
Gestion de la programmation opératoire dans Q BLOC (planification, annulation, report) pour les médecins de Creil, Senlis et extérieur.
Traitement des résultats Anapath et diffusion aux médecins
Traitement de la consultation de certains médecins
Envoi du programme opératoire tous les jeudis au service d'anatomopathologie
Réception et numérisations de courriers divers
Copie de dossier en lien avec la direction de la patientèle

Mission en Cancérologie :
Accueil des patientes à l'issue de leur consultation d'annonce pour l'organisation de leurs RDV (bilan pré opératoire en imagerie type IRM, Pet scan ; examens complémentaires type repérage et ganglion sentinelle ; CPA) explications et convocation remises en mains propres ou envoi postal et principalement par mail.
Tenue et suivi de la liste des patientes à présenter en RCP au fur et à mesure (en fiche 1 pré op + fiche 2 post op). (RCP ayant lieu chaque Lundi)
Au retour de la RCP, gestion des RDV à prendre et appels aux patientes pour informations sur suite donnée.

COMPÉTENCES REQUISES :
Maîtrise de l'informatique : Word Excel Powerpoint Outlook, et des logiciels institutionnels : MEDY CS -DXCARE VIRTUAL ARCHIVES DX PLANNING - LIFEN DOCTOLIB QBLOC - MEDIFIRST
Maitrise parfaite de l'orthographe et de la grammaire
Maîtrise de la terminologie médicale gynéco/obstétricale
Techniques d'accueil téléphonique et physique
Respect de la réglementation actuelle relative au dossier médical

QUALITÉS REQUISES ET SAVOIR ÊTRE :
Capacité organisationnelle, rigueur, hiérarchisation des tâches
Capacité relationnelle, diplomatie, esprit d'équipe, sens de l'entraide
Capacité à développer et diversifier ses compétences, prise d'initiative et dynamisme

OBLIGATIONS :
Obligation de réserve
Obligation du respect de la confidentialité, de la sécurité des informations et du secret professionnel
Obligation d'assurer la continuité de service : polyvalence au sein des équipes de secrétaires médicales.

CONTRAINTES :
Horaires adaptables en fonction des besoins du service : 30 min de pause (amplitude horaire d'ouverture des secrétariats de 8 heures à 17 heures)
Organisation des congés concertée au sein des équipes et soumis à validation de la coordinatrice
Manipulation de dossiers avec port de charge et de chariots

GHPSO Groupe Hospitalier Public Sud de l'Oise
avenue du Docteur Paul Rougé BP 121
60309 Senlis

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