ASSISTANT DE FORMATION H/F / DRHF

ASSISTANT DE FORMATION H/F / DRHF

L'ÉTABLISSEMENT :
Les Hospices Civils de Lyon, ce sont 13 hôpitaux publics, tous animés par une triple mission : le soin, la recherche et l'enseignement. Nous formons ensemble une communauté de 24 000 femmes et hommes, soignants et non soignants, partageant une seule et même vocation : soigner et prendre soin de chaque patient, quelles que soient sa situation et ses pathologies, tout au long de sa vie.

LE POSTE :
Vous exercerez vos missions au sein du Pôle GPMC, formation et études promotionnelles situé sur le site Lacassagne, et constitué d'une équipe de 15 professionnels
L'assistant(e) formation est placé(e) sous autorité hiérarchique du cadre gestionnaire du pôle GPMC, formation continue et études promotionnelles.
Vos interlocuteurs principaux seront les Conseillers formation carrière et assistants des services locaux de formation des différents groupements hospitaliers, et les gestionnaires de fonds de l'Association Nationale pour la Formation permanente du personnel Hospitalier (ANFH), organisme qui gère les fonds dédiés aux actions de formation mises en place au sein des établissements publics de santé. Vous serez également en lien avec les organismes de formation, les formateurs et les stagiaires.
Vos missions au sein du pôle Formation :
Création des dossiers de formation et mise en uvre des actions inscrites au plan :
· Création des dossiers de formation dans le logiciel Gesform (logiciel dédié à la gestion de la formation), ouverture et tenue à jour des dossiers, saisie, suivi du calendrier des formations et des inscriptions sur le logiciel
· Transmission aux organismes de formation des conventions de formation, des listes des participants, des questionnaires de satisfaction, des informations d'ordre pratique concernant le déroulement des formations.
Gestion administrative et financière
· Mise en uvre des règles de prise en charge définies par l'ANFH.
· Participation à la définition, à la mise à jour, à l'harmonisation des modalités de saisie dans Gesform.
· Recueil, saisie et transmission des données permettant le paiement des frais pédagogiques, le recouvrement des frais de traitement des stagiaires, le remboursement à ces derniers de leurs frais de déplacement et d'hébergement éventuels.
· Mise en uvre des opérations de contrôle et de relance nécessaires pour solder les dossiers de formation, dans le respect du calendrier budgétaire.
· Mise en uvre des opérations de clôture d'exercice, conformément au calendrier dressé par l'ANFH.
· Support administratif plateforme Dièse
Gestion logistique des salles de formation
· Gestion des demandes de réservation de salles, des stocks de fourniture, reprographie
· Accueil et remise des clés aux formateurs Actualisation des affichages dynamiques
Autres missions
Gestion de dispositifs individuels de formation

PROFIL RECHERCHÉ :
COMPETENCES REQUISES OU A DEVELOPPER
Connaissances
Organisation et fonctionnement interne des Hospices Civils de Lyon.
Réglementation relative à la formation professionnelle des agents de la Fonction publique hospitalière.
Logiciel dédié à la gestion de la formation : Gesform.
Bureautique (Word et Excel notamment et OUTLOOK).
Communication écrite et orale.

Compétences
Appliquer la réglementation relative à la formation professionnelle des agents de la Fonction publique hospitalière.
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations recueillies et / ou à transmettre dans le cadre de son activité.
Evaluer la pertinence des données et documents reçus.
Organiser, planifier son travail en fonction des priorités, des urgences éventuelles, des délais à respecter.
Appliquer les procédures mises en place dans le service.
Utiliser le logiciel Gesform, conformément aux règles de gestion administrative et financière des dossiers de formation.
Elaborer, rédiger, mettre en forme des courriers et tableaux de suivi.
Accueillir, orienter les personnes, le public s'adressant au Service central de formation.
Analyser, traduire les demandes ou besoins exprimés par les interlocuteurs ; y répondre de façon adaptée.

Savoir-être
Rigueur, maîtrise de soi.
Capacité d'adaptation.
Capacité à travailler en équipe / en réseau.
Comportement adapté dans ses relations avec autrui.
Pour les professionnels titulaires de la fonction publique, le poste est à pourvoir par voie de mobilité interne, mutation ou détachement.
Pour les professionnels non-titulaires, le poste est à pourvoir en CDD avec possibilité de mise en stage rapide afin d'accéder au statut de la fonction publique.
RÉMUNÉRATION brut : 26k / an

Hospices Civils de Lyon - HCL (siège)
3 Quai des Celestins BP 2251
69229 Lyon

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