Attaché d'Administration Hospitalière - Direction des Affaires Financières

Attaché d'Administration Hospitalière - Direction des Affaires Financières

CDD; CDI; Détachement; Mutation

DÉFINITION GÉNÉRALE DU POSTE
Le responsable des admissions, du recouvrement des recettes est un cadre administratif en charge de la gestion de la chaîne de facturation et recouvrement des recettes hospitalisés et soins externes sur le site du CH de Sens.
Il définit, planifie et pilote les activités et les moyens du service de gestion administrative des patients.
MISSIONS GÉNÉRALES ET MISSIONS PERMANENTES

1. Management d'une équipe de 24,4 ETP sur 5 sites
Bureau des admissions site principal = 12,9 ETP
Bureau des admissions au niveau des urgences = 9 ETP
Bureau des admissions au sein des EHPAD = 2,6 ETP

2. Supervision des missions générales :
Définir et mettre en uvre l'organisation générale du travail au sein du service
Participer au processus de recrutement du personnel de l'équipe BE
Procéder à l'évaluation annuelle des agents
Identifier les besoins en formation
Assurer la transmission de l'information ascendante et descendante nécessaire à l'activité du service
Assurer l'interface entre le service et les interlocuteurs internes et partenaires externes
Organiser, animer les réunions de service
Elaborer, formaliser, actualiser et mettre en oeuvre les procédures, protocoles, notes règlementaires, fiches techniques

3. En collaboration avec l'ACH
Suivre, contrôler le travail réalisé et aider au traitement des dossiers complexes
Optimiser les recettes hospitalières notamment celles de l'activité externe (ACE)
Repérer les dysfonctionnements éventuels au sein du service
Procéder à l'élaboration du plan de formation en regard des objectifs du service
Evaluer les pratiques professionnelles
Etablir les plannings prévisionnels et les congés
Organiser et assurer l'accueil, l'intégration et la formation des nouveaux agents et des stagiaires
S'assurer de la fluidité de l'accueil des patients (Fonctionnement des guichets, horaires d'ouverture)

MISSIONS SPECIFIQUES
Référent application informatique de Gestion administrative des patients :
Paramétrer et tester les versions et patchs du logiciel de facturation
Suivre les évolutions et les demandes d'interventions
Suivre et gérer les rejets des différentes interfaces
Mettre à jour les nomenclatures NGAP, CCAM
Mettre à jour les tarifs de prestations : MCO et SMR
Mettre à jour les tarifs des lettres clés externes et prestations annexes
Définir les besoins fonctionnels du service lors de la mise en place d'une interface avec un applicatif métier et procéder aux différents tests (SILLAGE, XPLORE, )

Suivi de la facturation et du contentieux MCO et SMR :
Participer à la mise en place et au développement de la dématérialisation des titres de recettes
Suivre et mettre en place les conventionnements avec les mutuelles complémentaires
Assurer la veille règlementaire
Suivre et analyser les indicateurs FIDES pour mettre en place des actions correctives
Contrôler la qualité et l'exhaustivité des données-médico-administratives en collaboration avec le DIM
Réaliser le VIDHOSP et RSF-ACE
Transmettre les données pour le FICHCOMP
Réaliser la facturation de l'activité laboratoire pour les établissements extérieurs
Transmettre les données de l'activité libérale
Transmettre les informations nécessaires à la certification des comptes
Gérer et réaliser les opérations de clôture d'exercice

Autres missions
Trier, repartir et traiter les courriers
Elaborer des tableaux de bord
Gérer le stock des imprimés du service
Contrôler la bonne exécution et la transmission des déclarations de décès
Définir, créer des requêtes spécifiques pour le contrôle des données avant facturation.
Contrôler la qualité de saisie des dossiers d'admissions et la qualité de saisie des actes externes
Suivre le taux de qualification INS et transmettre les indicateurs

Identitovigilance :
Gérer les doublons potentiels et procéder aux fusions éventuelles à partir du logiciel CPage
Formaliser, mettre à jour les procédures de gestion d'identité
Réaliser les tableaux de bord des indicateurs de suivi
Former les agents du service et des unités de soins utilisant Cpage sur les procédures liées à l'identitovigilance

Facturation de l'activité EHPAD :
Gérer les litiges et les contentieux de facturation en collaboration avec l'ACH
Mettre à jour les tarifs de prestations
Représenter l'établissement lors des requêtes en obligation alimentaire auprès du JAF

Activités transversales :
Participer à différents travaux et études : Groupes de travail, réunions, COPIL
Assurer la conduite de projets institutionnels et de missions transverses ou internes au service
L'Attaché d'Administration Hospitalière en charge des admissions, du recouvrement des recettes travaillera également en binôme avec le responsable des finances lors de l'élaboration de l'EPRD, et suivi de l'exécution budgétaire. Il tient des TDB des indicateurs mesurant la performance sur ses champs d'intervention et contribue au dialogue de gestion, d'aide au pilotage interne des services.

COMPÉTENCES :
- Les connaissances acquises ou à acquérir rapidement :
o Communication, qualités des relations tant en interne qu'avec les parties prenantes, relations personnelles adaptées.
o Connaissance des règles de la facturation hospitalière et de la règlementation comptable.
o Connaissance du milieu hospitalier, des structures de coopération ainsi que de leurs organisations respectives.
o Connaissance des applications métier : Cpage, E-Connexion, HELIOS,
o Maitrise des outils de bureautique : Word, Excel, Powerpoint

- Autres connaissances attendues :
o Capacité d'analyse et de synthèse
o Qualité du service rendu et la rigueur
o Compétences organisationnelles
o Gestion du temps de travail
o Aptitude à la polyvalence et à l'encadrement
o Qualité des transmissions et de l'information donnée
o Capacité à travailler en équipe et à favoriser des relations de travail harmonieuses
o Investissement et être force de proposition
o Disponibilité professionnelle
o Implications aux projets
o Réactivité aux nécessités de services
o Sens de l'initiative
o Secret professionnel
o Discrétion professionnelle
o Conscience professionnelle
o Aptitude et volonté à acquérir des connaissances professionnelles
o Loyauté

FORMATION :
- Titulaire d'un diplôme dans le domaine de la finance/comptabilité publique (Bac+4 ou +5) ;
- Formation sur le cadre budgétaire et comptable des établissements publics de santé ;

EXIGENCES PARTICULIERES :
- Expérience similaire d'au moins trois ans dans un établissement public de santé ou ESPIC ;
- Très grande disponibilité au moment des échéances budgétaires (EPRD, clôture) ;
- Capacité de résistance au stress et au période intense ;
- Salaire fixé selon la grille indiciaire en vigueur dans la fonction publique hospitalière ;
- Participation aux gardes administratives rémunérées sous formes d'astreintes. Dans ce cadre, il doit veiller à demeurer à proximité de l'établissement afin de pouvoir rejoindre un lieu d'intervention en 30 minutes maximum.

Poste à pourvoir au 1er septembre 2024

Hopital Gaston Ramon
1, avenue Pierre de Coubertin BP 808
89108 Sens

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