ASSISTANT.E PROGRAMMATION FORMATIONS ET EVENEMENTS CENTRE DE FORMATION DES PROFESSIONNELS DE SANTE DU CHU (CFPS)

ASSISTANT.E PROGRAMMATION FORMATIONS ET EVENEMENTS CENTRE DE FORMATION DES PROFESSIONNELS DE SANTE DU CHU (CFPS)

CDD

Libellé de la fiche métier de rattachement : GESTIONNAIRE DES RESSOURCES HUMAINES
Code métier: 45F70
DIRECTION/SITE : Direction des Ressources Humaines
SERVICE/POLE : CFPS

IDENTIFICATION DU POSTE
N° de poste de travail (renseigné par la DRH) :
Grade : ADJOINT ADMINISTRATIF
Quotité de travail : 35h
Horaires et jours travaillés : amplitude 08 h 30 - 17h du lundi au vendredi
Responsable hiérarchique : Kelly MALIGE-LABART, Responsable du CFPS,
Romain POIGNAND, Directeur des Ressources Humaines.
Poste en CDD renouvelable.

PRESENTATION DU SERVICE/POLE
Créé en 1999, le CFPS est un service de la Direction des Ressources Humaines du CHU de Clermont-Ferrand, chargé de créer et de promouvoir des actions de formation continue et d'organiser des événements en lien avec les enjeux de santé. Acteur majeur de la formation continue de la région Auvergne Rhône-Alpes dans le secteur sanitaire, social et médico-social, il a ainsi répondu aux besoins de formation de près de 600
partenaires du secteur public, privé et libéral en 2023. La constitution de son offre s'appuie sur les objectifs régionaux et nationaux de santé publique et sur l'actualité sanitaire et sociale. En 2023, près de 350 spécialistes de terrain ont mis leurs compétences et expertise au profit de 6 900 professionnels formés
chaque année (https://cfps.chu-clermontferrand.fr/).
L'équipe du CFPS est constituée d'une responsable, d'une responsable adjointe en charge de l'ingénierie pédagogique, d'un chargé de communication/développement d'activité, d'une gestionnaire financière, de trois assistantes de formation et d'une assistante programmation formations et événements, d'une assistante administrative et de deux concepteurs pédagogiques multimédia.

Objectifs :
Vous êtes d'une part en charge de la programmation des formations INTRA établissement et des formations longues en coordination avec les établissements clients et les formateurs. D'autre part, vous appuyez les partenaires du CFPS dans l'organisation des événements, en collaboration avec le Chargé de communication et de développement. Vous contribuez enfin au suivi qualité des formations en lien avec
votre périmètre d'intervention.

Activités principales :

VOLET PROGRAMMATION
En collaboration avec la responsable adjointe, le chargé de communication et de développement, la gestionnaire financière et les assistantes de formation :
- Planification des actions INTRA établissements et formations longues en utilisant les outils de reporting
- Gestion des annulations et reports des formations identifiées
- Orientation, conseil et information aux clients et intervenants
- Suivi des devis et de la programmation consignés dans le tableau de suivi des devis

VOLET EVENEMENT
- Coordination des partenaires pour l'organisation et la planification des événements : organisation de réunions, rédaction de compte-rendus, rétroplanning
- Organisation administrative (rédactions des conventions, suivi des inscriptions, préparation des émargements, etc.) et logistique (coordination des prestataires, réservation de salles, etc.)
- Mobilisation et suivi budgétaire : soumission des demandes de subventions, convention de location de stands, conventions établissements pour les frais d'inscription, élaboration et suivi de budget événements. Coordination avec la gestionnaire financière.
- Suivi qualité

VOLET QUALITE
Suivi des dossiers formateurs
Appui au contrôle des documents qualité

Activités secondaires :
- Participation à l'élaboration du catalogue en appui au chargé de communication
- Contribution au plan de vente
- Ouverture et clôture des formations : accueil des participants, évaluation dématérialisées, rangement du matériel

Compétences indispensables :
- Gestion de projet, assistanat de direction
- Maîtrise des outils bureautiques
- Des connaissances en ingénierie de formation seraient un plus
- Sens du travail en équipe
- Excellent relationnel
- Dynamisme et adaptabilité
- Discrétion

Relations de travail les plus fréquentes :
- Equipe du CFPS
- Intervenants médicaux et non-médicaux (formateurs internes au CHU et consultants extérieurs)
- Etablissements clients du CFPS
- Prestataires extérieurs

CHRU Clermont- Ferrand Gabriel-Montpied
58, Bd Montalembert
63003 Clermont-Ferrand

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