Adjoint administratif à la direction générale à 50% (H/F)

Adjoint administratif à la direction générale à 50% (H/F)

CDD

DESCRIPTION DU POSTE
1° Poste et Missions

Un poste d'adjoint administratif à 100%/50% sera prochainement vacant à la direction générale du site d'Aix-les-Bains

2° Activités

Direction générale (en lien avec les Affaires Générales) :

Relations avec les usagers : Accueil physique et téléphonique (réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques)
Réception, enregistrement, traitement du courrier postal et électronique (rédaction/mise en forme) ainsi que gestion du courrier au départ (saisie, mise en forme, diffusion, classement et archivage des courriers)
Gestion et suivi de l'agenda de la direction du site exerçant sur le site d'Aix-les-Bains : programmation des rendez-vous
Gestion de la réservation des salles de réunion, du parc automobile, des badges de stationnement et de télépéage
Rédaction et/ou diffusion des notes d'information et de service
Gestion des réunions : planification, réservation salle, envoi ordre du jour et compte-rendu
Suivi des dossiers relevant de la direction générale
Suivi des conventions de partenariat en lien avec la Direction des affaires générales et la DAF
Rédaction et mise à jour de documents, procédures et protocoles relatif à la direction du site et intégration dans la GED
Mise à jour régulière et préparation hebdomadaire de la mallette de garde administrative dématérialisée
Gestion des logements et de leur occupation : remise des clés, établissement contrat de location, état des lieux, contact avec l'équipe d'entretien, la lingerie et les services techniques, mise à jour et diffusion de l'occupation des logements, établissement mensuel des factures logement
Commande des fournitures de bureau et papeterie


Finances et facturation (en lien avec la Direction Des Affaires Financières) :

Etat et liquidations des sommes à payer pour SEARL Imagerie Victoria (GIE)
Intérim : Gestion des factures, vérification des justificatifs, liquidations
Logement : Facturation mensuelle en lien avec l'occupation des logements et envoi à la DAF
Gestion des affaires médicales (en lien avec la Direction des Affaires Médicales) :

Accueil, renseignements et accompagnements des médecins
Internes en médecine : interlocuteur privilégié, saisie du dossier informatique, mise à jour du dossier d'accueil tous les semestres, mise à jour des gardes et suivi d'activité dans l'EGTT, gestion des accès (badge, codes informatiques), gestion de l'internat
Eléments de rémunération du personnel médical : saisie des éléments variables mensuels de paie, astreintes, frais de déplacements
Suivi de l'absentéisme : transmission à la DAM, enregistrement en GED
Etablissement, diffusion et mise à jour des tableaux de permanence médicale
Enregistrement des documents individuels et suivi de la dématérialisation des dossiers administratifs
Relation avec le service de radiologie : secrétariat, cadre de santé
Gestion du personnel intérimaire : transmission des besoins aux agences d'intérim, suivi/relances des besoins, suivi des fiches d'évaluation et des fiches d'heures, mise à jour des plannings (Radio et EGTT), gestion des ordres de mission, mise à jour tableau RIST, mise à jour mensuel du dossier de certification des comptes, suivi des facturations des frais d'intérim, réservation et suivi des besoins de logement
Transmission des éléments variables de paie à la Trésorerie Hospitalière


Organisation des stages en services de soins (en lien avec la Direction des Soins) :

Planification des stages en lien avec les IFSI, IFAS, lycées de la région, universités

Gestion des demandes de stage individuelles : réponses, planification, suivi des conventions
Relation avec les cadres de services et les établissements scolaires/universitaires


Continuité de service en lien avec le secrétariat de la DG Chambéry :

Prise en charge des appels téléphoniques
Mise à jour de la mallette de garde de Chambéry


3° Organisation

Cet emploi est placé sous la responsabilité hiérarchique du directeur du site d'Aix-les-Bains



4° Temps de travail - Horaires

Le temps de travail est organisé du lundi au vendredi.

Contraintes particulières :

- L'amplitude horaire est de 8h00 16h30, avec une pause méridienne d'1h00

- Le temps de travail est annualisé sur une base de 35 heures.

- L'amplitude et le temps de travail peut varier selon les nécessités de service



5° Compétences requises

Cet emploi exige les compétences suivantes :

- Maitrise des applications informatiques : Word, Excel, Outlook, PowerPoint

- Etre en capacité de prioriser et d'orienter les demandes des interlocuteurs internes et externes

- Etre capable de mobiliser ses connaissances de l'organisation du centre hospitalier pour apporter des réponses adaptées

- Capacités d'organisation et de planification des tâches et missions confiées

- Capacité d'adaptation

- Avoir le gout du travail en équipe

- Avoir le sens de l'accueil

- Respecter la confidentialité et la neutralité

Centre hospitalier Métropole Savoie
49, avenue du Grand-Port BP 604
73100 AIX-LES-BAINS

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