ASSISTANTE DE DIRECTION-DIRECTION GENERALE

ASSISTANTE DE DIRECTION-DIRECTION GENERALE

CDD; CDI; Détachement; Mutation

Description du poste
IDENTIFICATION DU POSTE

Position dans la structure :

Autorité hiérarchique :

- DG

Liaisons fonctionnelles :

Autres directions de l'établissement
Les pôles d'activité clinique
Horaire de travail :

La direction est ouverte de 9H à 17H00, du lundi au vendredi.

38 heures par semaine ; CA, RTT.

Description synthétique du poste :

Assister la directrice générale de l'établissement dans la gestion de son

agenda, l'accueil téléphonique, la gestion des instances, les liens avec les

professionnels de l'établissement et les partenaires du territoire

Travail en binôme avec l'Assistante de Direction déjà en poste.

MISSIONS DU POSTE

Missions d'accueil

- Accueil physique et téléphonique

Missions d'agenda

Gestion de l'agenda de la directrice générale

- Invitations réunions

- Organisation de rendez-vous et entretiens

- Lien avec autres directions et chefs de pôle

- Gestion de déplacements hors les murs

Gestion des instances et réunions institutionnelles

- Préparation et organisation du Directoire

- Préparation et organisation du Conseil de Surveillance

- Préparation et organisation Comité direction

- Préparation et organisation de la réunion d'encadrement

Invitations, réservation de la salle, formalisation ordre du jour, constitution des dossiers, comptes-rendus,

Gestion du courrier

- Réception, tri, distribution du courrier papier

- Mise en place d'un suivi informatisé des courriers et des réponses apportées

Mise en forme

- Saisie et mise en forme d'écrits professionnels, de courriers, de compte -rendus

- Notes d'information

- Suivi des décisions

Gestion du temps :

- Intégration des congés des directeurs adjoints dans le logiciel Agiltime

- Mise à jour des gardes administratives dans la valise de garde

Classement / archivage

- Enjeu autour du classement dématérialisé sur le réseau

Missions annexes

- Gestion stock et commande de fournitures, papeteries, mobiliers

- Publication sur intranet

MISSIONS SPECIFIQUES :

- Certaines missions spécifiques peuvent être effectuées à la demande de la directrice générale

SAVOIR-FAIRE REQUIS

Sens de la confidentialité

Etre discret

Etre disponible et à l'écoute

Etre méthodique et rigoureux

Etre autonome et polyvalent

Capacité à travailler en équipe

Avoir le sens du relationnel

Savoir optimiser les informations (les recueillir dans toutes situations et les diffuser)

Maîtriser les outils informatiques (Word Excel Internet Agile Time)

Type d'emploi : Temps plein, CDI, CDD

Rémunération : à partir de 1801,74 par mois

Avantages :

Crèche d'entreprise
Prise en charge du transport quotidien
Restaurant d'entreprise
RTT
Programmation :

Du lundi au vendredi
Repos le week-end
Travail en journée
Formation:

Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)
Expérience:

Assistant de direction h/f ou similaire: 1 an (Optionnel)
Lieu du poste : En présentiel

Etablissement public de santé mentale de Ville-Evrard
202, avenue Jean Jaures
93332 Neuilly-sur-Marne

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