ENCADRANT(E) COORDINATEUR(RICE) DES SECRETARIATS MEDICAUX

ENCADRANT(E) COORDINATEUR(RICE) DES SECRETARIATS MEDICAUX

CDI; Détachement; Mutation

DEFINITION :
Sous l'autorité du chef d'établissement et de la directrice des soins, le cadre coordinateur responsable des secrétariats médicaux planifie, organise et pilote les projets et activités de secrétariat médical en animant une équipe de professionnels, en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies. Il s'adosse au projet de dématérialisation complète du dossier de soins et aux exigences règlementaires dans la gestion de ce dernier ainsi qu'aux exigences HAS relative à l'accès aux informations médicales (lettre de liaison à la sortie, CRH, CRO, tenue du dossier, DMP, etc.)
Domaines concernés :
Gestion et traitement de l'information médicale, gestion médico-administrative.

Filière : Gestion médico-administrative.

Textes de référence :
Décret n° 2001-1207 du 19 décembre 2001
Décret n° 2007-196 du 13 février 2007
Décret n° 2011-404 du 14 avril 2011
LIEN HIERARCHIQUE : Direction générale, Direction des soins
LIENS FONCTIONNELS : Les directions fonctionnelles du CHHMA, les différents partenaires internes et externes (cadres supérieurs de santé, cadres de santé, médecins chef de service, responsable du bureau des entrées, le DIM et les TIM, l'équipe DPI de la DSI), Les prestataires externes : organismes de
formation, d'évaluation, auditeurs
Sous l'autorité du directeur de l'établissement et de la direction de rattachement, le(la) cadre coordinateur(rice) des secrétariats médicaux est responsable de l'organisation, la coordination des projets et le fonctionnement des secrétariats médicaux et des archives. Il encadre, à ce titre, les secrétaires médicales, et le service des archives (archivistes et aide-archiviste). Il est en charge de la planification, de l'organisation et du pilotage de l'activité des secrétariats médicaux, de l'accompagnement et de l'application de la politique RH sur ce domaine et participe aux diverses réflexions et groupes de travaux engagés au niveau institutionnel. Il assure la supervision médico-économique des effectifs des secrétariats et demeure l'interlocuteur privilégié des professionnels médico-administratifs, des responsables des services (médicaux, soignants, administratifs). Il participe à l'élaboration du projet d'établissement, ainsi que des projets médico-administratifs.

SES MISSIONS PRINCIPALES sont :
Coordination des secrétariats médicaux
Mettre en uvre et ajuster autant que de besoin les organisations nécessaires au bon fonctionnement des secrétariats médicaux afin de garantir l'atteinte des objectifs fixés.
Définit et évalue le travail et les tâches qui relèvent de chacune des secrétaires médicales compte tenu de leur affectation.


Pour cela :
- Fixer les objectifs à l'équipe, élaborer le programme de travail, et en assurer la coordination afin
d'optimiser l'efficacité et la qualité du travail ;
- Rendre compte de ses actions au supérieur hiérarchique ;
- Assurer la diffusion aux secrétaires médicales de toutes les informations indispensables au fonctionnement du secrétariats ;
- Organiser l'arrivée de nouveaux agents, et des stagiaires ;
- Gérer quotidiennement les équipes ;
- Gérer les effectifs (candidatures, entretiens de recrutement, suivi des effectifs) ;
- Organiser le planning compte tenu des droits à congés, formation, absences etc. de telle sorte que les tâches définies soient réalisées dans le temps imparti (gestion du temps de travail) ;
- Assurer le recrutement et la mobilité des secrétaires médicales ;
- Entretiens professionnels des agents et recueil des besoins en formation.

Gestion de projets
- Conseil aux décideurs concernant les choix, les projets et les activités du domaine d'activité ;
- Proposer des organisations cibles ;
- Contrôler et suivre la qualité des prestations dans son domaine d'activités (ex : délai de frappe, suivi des LLS, etc.
- Participer à la formation des personnes aux techniques et procédures de son domaine et à leur application ;
- Organiser le suivi opérationnel des activités/projets, coordination avec les interlocuteurs internes et externes ;
- Paramétrage des outils, logiciels, systèmes relevant de son domaine d'activités ;
- Construction et utilisation des outils de pilotage, tableaux de bord et indicateurs ;
- Réaliser des audits organisationnels des secrétariats médicaux et proposer des actions
d'amélioration ;
- Contribuer à toutes les réflexions, démarches et groupes de travaux pour la bonne mise en uvre
des organisations des secrétariats médicaux ;
- Assurer les entretiens recrutement et la mise à jour des fiches de poste ;
- Assurer la gestion des mobilités des secrétaires médicales.
ACTIVITES :
- Accueil, encadrement et formation des étudiants et des stagiaires ;
- Conseil aux décideurs concernant les choix, les projets, les activités du domaine d'activité ;
- Contrôle et suivi de la qualité des prestations, dans son domaine d'activité ;
- Encadrement de proximité d'équipe(s), gestion et développement des personnels ;
- Formation de personnes aux techniques et procédures de son domaine, et à leur application ;
- Organisation / coordination / supervision des contrôles relatifs aux activités du secteur ;
- Organisation et description des processus spécifiques à son domaine, traitement des dysfonctionnements ;
- Paramétrage des outils, logiciels, systèmes relevant de son domaine d'activité ;
- Planification des activités et des moyens, contrôle et reporting.
COMPETENCES/SAVOIR FAIRE :
- Analyser et optimiser un/des processus
- Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions, dans un environnement donné
- Concevoir et mettre en uvre des changements organisationnels
- Concevoir, piloter et évaluer un projet, relevant de son domaine de compétence
- Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles
- Identifier et analyser les évolutions et leurs impacts sur les activités, les systèmes relatifs à son domaine de compétence
- Piloter, animer/communiquer, motiver une ou plusieurs équipes
- Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation
- Traduire la stratégie en orientations, en plans d'actions et en moyens de réalisation
SAVOIR ETRE :
- Dynamisme, esprit d'initiative, disponibilité
- Loyauté, capacité de reporting
- Capacité à se positionner et à assumer des responsabilités
- Capacité d'écoute, d'analyse et de discernement
- Aptitude à faire face à une situation inattendue, complexe
- Connaissance et respect des limites de ses compétences
- Capacité d'organisation, de prévision, de coordination et de régulation
- Discrétion, respect du secret professionnel et des règles institutionnelles
- Qualités relationnelles, diplomatie
- Sens de l'animation, mobilisation et fédération d'équipes
- Rigueur, efficacité
NIVEAU, EXPERIENCES REQUIS :
- Expérience confirmée et diversifiée dans différents secrétariats appuyée d'un diplôme relevant du
domaine managérial
- Niveau 6 de qualification (Licence)
CONDITIONS DE TRAVAIL
Cadre au forfait jour : 39 heures hebdomadaires, 19 RTT.
Présence du lundi au vendredi, variable suivant les besoins du service et de l'institution hospitalière.

Centre Hospitalier Henri Mondor
50 avenue de la République 50 avenue de la République
15002 AURILLAC

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