AGENT ADMINISTRATIF - EHPAD ET USLD

AGENT ADMINISTRATIF - EHPAD ET USLD

CDD; Mutation

I Mission Générale
Le gestionnaire administratif d'accueil et gestion administrative des patients des secteurs « EHPAD et USLD », assure l'accueil des résidents et patients et de leurs proches ainsi que le recueil des informations administratives afin de permettre un bon suivi des dossiers et la facturation de l'activité sur Marines et en cas d'absence de ses collaborateurs, de Pontoise, Magny et Beaumont. Le positionnement géographique permet également d'assurer l'accueil et le recueil des informations et documents des patients du SSR.

II - Spécificités
Le temps dédié à cette mission est un temps plein.
Scénario : 37H30
Du lundi au vendredi : 8H00 16H00 / 8H30 16H30 sur Marines.
Déplacements ponctuels sur le site de Pontoise.
Remplacement de l'agent en charge de l'EHPAD de Pontoise et éventuellement, sur les sites de Magny et Beaumont.

III Activités principales
1. Accueil
Accueillir et informer les résidents et patients et/ou leurs proches dans le respect du domaine de compétence d'un agent administratif.
Informer, expliciter, prévenir les résidents et patients ou leurs proches du reste à charge éventuel suivant la situation administrative du dossier (prise en charge aide sociale, payant...).
Assurer un accueil physique et téléphonique.
Renseigner, orienter familles, usagers, professionnels extérieurs.
2. Création du dossier administratif
Recueillir l'information et créer le dossier administratif dans le logiciel CPAGEi dans le respect des procédures d'identitovigilance.
Saisie rigoureuse des informations afin de constituer un dossier complet : état civil, commune et pays de naissance, adresse (postale et mail), téléphone, personne en relation, débiteurs.
Contrôle et/ou enregistrement des débiteurs
Vérifier la crédibilité des informations recueillies : justificatif d'identité, mise à jour et intégration de la carte vitale, consultation CDRi, CCS, ou ACS, autres justificatifs (exemple : notification de mise sous tutelle, curatelle ...).
Gérer des impressions (étiquettes, Bulletins de situation, courriers domicile)
Dématérialisation des documents du dossier administratif.
3. Gestion du dossier administratif
Enregistrement et gestion des demandes d'admissions (tableau de suivi des demandes, complétude des pièces justificatives, commission d'admissions)
Contrôle et/ou modification des informations saisies dans le dossier
Modification des erreurs d'identité.
Gestion des mouvements
Gestion des courriers
Gestion chèque énergie, APL, ASH, aide aux déclarations d'impôts, aide à la gestion des listes électorales des résidents.
Complétude, suivi et contrôle des tableaux de bord de l'activité
Tableaux ANAP
Constitution des dossiers de saisine du juge des affaires familiales
Gestion des listes de contrôles avant la mise en facturation des dossiers
Gestion de la facturation et du recouvrement (transmissions, redressements, états trimestriels, statistiques financières)
Gestion des envois CHORUS
Contrôle et suivi des restes à recouvrer en lien avec la trésorerie suivi dossier complexe
Gestion des décès (déclaration, informations aux organismes divers)
Enregistrement et facturation des repas accompagnants et des prestations TV
4. Régie de dépôt
Gérer les dépôts et retraits des résidents, des patients du site

IV Activités secondaires
Participation à l'harmonisation des différentes pratiques dans le but d'améliorer la qualité de l'information administrative.
Suivi du stock du petit matériel de bureau
Gestion et suivi des mesures de psychiatrie durant l'absence de l'agent en charge du secteur.
Participation aux commissions d'admission

V - Savoirs
Connaître la réglementation en vigueur, la législation hospitalière et de la sécurité sociale
Connaître les spécificités et les réglementations liées à la gestion des dossiers d'EHPAD
Connaître le logiciel lié à la gestion administrative des patients
Connaître le vocabulaire administratif
Connaître la procédure Identitovigilance en vigueur sur l'hôpital NOVO
Connaitre le code de l'action sociale

VI Savoir faire
Maitriser les logiciels informatiques : logiciels CPAGE /scanner
Maitriser EXCEL et WORD
Planifier et organiser son travail
Identifier les problèmes et proposer les solutions adaptées
Alerter l'encadrement de tout dysfonctionnement rencontré

VII Savoir être
Autonomie
Respect du secret professionnel
Amabilité et courtoisie
Capacité d'adaptation
Disponibilité, vigilance
Rigueur et discrétion
Sens de l'organisation et esprit d'initiative
Capacité d'analyse
Qualités relationnelles

VIII Formations obligatoires/recommandées
Formation sur la gestion administrative
Formation sur la législation hospitalière et sociale
Formation Identitovigilance
Formation bureautique
Formation sur les logiciels utilisés

VIII Relations professionnelles
Relations hiérarchiques
Le Directeur de l'Optimisation du Parcours Patient et des Recettes
L'Attachée d'Administration
L'Adjoint des Cadres Hospitaliers
Relations fonctionnelles
L'ensemble du personnel de la GAP
Les médecins, les Cadres de santé et les secrétaires médicales
Les assistances sociales
Les usagers et leurs représentants
Relations avec des organismes externes
Des autres établissements de santé
Des Départements,
Des mairies
La trésorerie
Les organismes de mesures de protection
Tribunaux

Hôpital NOVO - Site de Marines EHPAD
12 boulevard Gambetta
95640 Marines

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