Secrétaire hospitalière Hématologie Immunologie (NUP-DSAP-RDB-9677)

Secrétaire hospitalière Hématologie Immunologie (NUP-DSAP-RDB-9677)

CDD; CDI

Le DMU (Département Médico Universitaire) Hématologie Immunologie (DHI) a la particularité de prendre en charge des patients de la naissance à la personne âgée sur 3 établissements : l'Hôpital Saint-Louis, l'Hôpital Robert Debré et l'Hôpital Avicenne.
Le service d'Hémato-Immunologie de l'Hôpital Robert Debré est le 1er service de France en termes de prise en charge des leucémies de l'enfant ainsi que des greffes de cellules souches hématopoïétiques et de thérapie génique et cellulaire. Il comprend deux centres de référence des maladies rares hématologiques. Il est un acteur majeur de développement de traitements innovants (thérapies ciblées, CART Cells, thérapie génique). 36 lits sur 2 unités.
L'Unité de Médecine Transfusionnelle Curative (UMTC) est directement rattachée au service d'Hématologie et Immunologie. Les patients y sont accueillis pour des séances de traitement : échanges érythrocytaires, photophorèse extra-corporelle, aphérèses lymphocytaires et myéloïdes. (5 à 6 séances/jour).
Le Centre de la Drépanocytose site de référence labellisé sur les maladies constitutionnelles du GR et de l'érythropoïèse (MCGRE) Plateforme d'ETP et de coordination.

Missions Générales :
- Accueillir les patients et planifier des activités liées à l'organisation du séjour du patient
- Exercer les missions de secrétariat afférentes à toute l'activité hospitalière du service

Missions Permanentes
Accueil des patients, de leur famille, et des visiteurs :
- Accueil physique et téléphonique des familles et des visites
- Gestion administrative des patients (admissions, ORBIS, clôture séjours)
- Appel chaque soir des parents d'enfants admis le lendemain (heure d'arrivée dans le service)
- Participation à la gestion des entrées et des sorties des patients
- Demande d'interprétariat
- Remise du livret d'accueil aux familles.

Gestion, traitement et coordination des programmations liées à l'hospitalisation :
- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance
- Préparation du dossier de soins
- Gestion administrative des autorisations d'opérer
- Vérification de la bonne codification des patients (UH)
- Gestion des transports sanitaires
- Organisation et archivage du dossier patient
- Gestion des RDV (consultations d'anesthésie, rdv centre de prélèvement, )
- Gestion des lits avec l'outil informatique du service en collaboration et sous la responsabilité de l'encadrement
- Circuit des dossiers patients de l'hôpital
- Aide à la distribution du courrier
- Réception des résultats des bilans sanguins pour validation médicales de l'hospitalisation programmée
- Intégration sur Orbis des différents examens et documents du dossier patient
- Réunion gestion des lits 1 fois par semaine
- Participation aux différents points de transmissions
- Possibilité de participation aux formations internes au service et formation continue dans le cadre des missions

Gestion administrative du service :
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine de compétence (diffusion et archivage)
- Saisie informatiques des demandes d'intervention techniques et biomédicales
- Rangement, et stockage des fournitures de bureau/du magasin hôtelier
- Préparation des feuilles pour les Staff
- Rangement et archivage des feuilles de prélèvements bactériologiques réalisés dans le service
- Affichage des feuilles de permanence hebdomadaire (personnel médical et non médical)

- Transmission des informations entre secrétaires hospitalières par le biais de mails ou tout autre outil partagé. Collaboration permanente avec l'équipe d'encadrement.
- Transmissions orales à chaque fin de service à l'équipe d'encadrement

Horaires : temps plein.
Amplitude journalière de 7h36 (de 8h à 15h36 et de 10h30 à 18h06).

SAVOIR FAIRE REQUIS
- Sens de l'organisation, rigueur
- Sens des responsabilités
- Travail en équipe
- Etre à l'écoute
- Sens de la communication
- Capacité d'initiatives
- Intégrité, loyauté, sens du service public

PRE-REQUIS
- Diplôme d'Etat d'auxiliaire de puériculture et/ou diplôme d'Etat d'aide-soignant

- Bonne connaissance des outils informatiques (Microsoft Word, Power Point, Excel, Agenda et Orbis)
- Maitrise de l'orthographe, de la grammaire et connaissances des termes médicaux.
- Aptitude à la communication et le travail en équipe
- Expérience professionnelle
- Motivation pour la pédiatrie
- Qualités professionnelles
- Sens des responsabilités
- Accueillante
- Rigueur
- Intégrité, Loyauté
- Capacité d'analyse et d'organisation
- Esprit d'initiative
- Disponibilité
- Esprit d'équipe et respect de la déontologie
- Maîtrise de soi
- Capacité d'écoute et de communication
- Respect d'autrui et sens du service public
- Respect du secret professionnel

AP-HP Hôpital universitaire Robert-Debré
48, boulevard Sérurier
75019 Paris

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