Cadre Administratif au Secrétariat de Direction

Cadre Administratif au Secrétariat de Direction

CDD

Le CH Gérard Marchant de TOULOUSE recrute un(e) Cadre Administratif au Secrétariat de Direction à temps plein affectée à la Direction. Placée sous l'autorité du directeur et en lien fonctionnel avec la directrice des parcours, qualité et communication, le Cadre Administratif est chargé d'organiser le traitement et la circulation de l'information des documents liées au service ou suivi de dossiers dans les domaines d'intervention de la Direction.

Missions principales relatives aux affaires générales :
Gestion des instances internes (CODIR, Directoire, Conseil de Surveillance) et des instances externes (bureau GHT, COSTRAT, FHF)
Mise en oeuvre des décisions du directeur (actualisation du réglement intérieur, délégations de signature, décisions d'organisation internes des poles, lien avec le CNG et suivi des dossiers des directeurs adjoints, tableau de garde administrative, interdiction de site)
Coordination de la réponse et du suivi des visites d' inspections
Suivi de la convention santé, sécurité, justice
Suivi du CPOM en lien avec les directions fonctionnelles concernées
Suivi du projet d'établissement
Pilotage du processus d'autorisation d'activité en lien avec les directions de pole et les directions fonctionnelles

Missions annexes de secretariat de direction :
Accueil physique et téléphonique,
Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage),
Prise de rendez-vous, tenue de l'agenda du chef d'établissement et du directeur adjoint
Planification des réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réservation des salles de réunion,
Rédaction, mise à jour de la documentation relative à ses activités et contribution à la gestion documentaire de l'Etablissement.
Prises de notes et rédaction de comptes rendus,
Préparation et suivi de dossiers,
Reproduction des documents,
Gestion des fournitures du service et matériels de bureau

Les savoirs faires du métier :
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, procès-verbaux, arrêtés,
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Savoir concevoir, élaborer des projets et travailler en équipe, en réseau

Compétences et qualités requises :
Bac + 3 minimum spécialisation souhaitée en droit de la santé ou droit public
Maitriser les outils bureautiques (WORD, PPT, EXCEL, OUTLOOK) et NTIC
Organiser un poste de travail, gérer les priorités
Connaissance des organisations et du cadre juridique des établissements de santé
Diplomatie, discrétion et qualités relationnelles attendues

Modalités de recrutement :
Grade d'adjoint des cadres
Poste permanent à pourvoir dès maintenant
CDD de 3 mois avec évolution possible du contrat selon politique institutionnelle
Travail du lundi au vendredi en 37h30 avec amplitude horaire du service allant de 8h30 à 17h30
Rémunération selon grille de la fonction publique hospitalière (début de carriere 1871 net)

Centre Hospitalier Gérard Marchant
134, route d'Espagne BP 65714
31057 TOULOUSE

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