GESTIONNAIRE - ASSISTANT(E) Cellule Gestion du Temps de Travail Secrétariats médicaux - H/F

GESTIONNAIRE - ASSISTANT(E) Cellule Gestion du Temps de Travail Secrétariats médicaux - H/F

CDD

Descriptif du poste :



Intitulé du poste


GESTIONNAIRE - ASSISTANT(E)
Cellule Gestion du Temps de Travail
Secrétariats médicaux


Catégorie professionnelle et/ou Corps et grade recherché(s)


Catégorie B


Famille / Spécialité professionnelle / Métier


Ressources Humaines


Unité Fonctionnelle

Pôle


4100-DRH
4130-SECRETARIATS MEDICAUX

 
RESSOURCES HUMAINES ET POLITIQUE SOCIALE


Localisation du poste de travail


CENTRE HOSPITALIER DE CARCASSONNE 1060 chemin de la Madeleine CS 40001
11010 CARCASSONNE Cedex 9


Lieux d'intervention


Centre Hospitalier de Carcassonne


Présentation du service d'affectation



Composée de 21 personnes spécialisées dans leur domaine, la Direction des Ressources Humaines et de la Politique Sociale (DRH) a en charge :
les secteurs classiques de la gestion du personnel non médical : recrutement, arrêts de travail, carrière, paye, formation, pilotage financier, accompagnement social,
des opérations de gestion pour le personnel médical : paye, formation, EPRD (Etat Prévisionnel des Recettes et des Dépenses), arrêts de travail, dossiers de départs en retraite.
Sont aussi rattachés à la DRH les secrétariats médicaux et le service social.


Description synthétique du poste


Assiste la responsable des secrétariats médicaux et de la Cellule de la Gestion du Temps de Travail à la DRH dans les différentes missions afférentes à ses fonctions.



Missions principales et activités spécifiques (non exhaustives)


GESTION DU TEMPS DE TRAVAIL
Support et assistance auprès des utilisateurs du logiciel de temps de travail :
-          Intervention consécutive aux demandes d'assistance,
-          Suivi des demandes d'assistance des utilisateurs.
Assurer les relais avec les gestionnaires de la DRH pour optimiser l'utilisation de l'outil,
Assister la responsable de la cellule GTT dans ses différentes demandes :
-          Accompagnement à la formation continue des utilisateurs à l'outil (logiciel E. Connexion),
-          Accompagnement des utilisateurs dans l'optimisation de l'application des règles de gestion du temps de travail (évolutions des cycles) et de l'outil GTT,
-          Information régulière aux utilisateurs (référents GTT, cadres et agents) sur la mise à jour ou corrections du logiciel GTT avant mise en production,
-          Formalisation des procédures dégradées sur des thèmes ciblés (mouvements),
-          Rédaction, mise à disposition et mise à jour de la documentation utilisateurs (agents, cadres et référents GTT),
-          Gestion des droits,
-         
Aide à la gestion des CET,
Gestion-suivi du planning de la DRH,
Suivi du planning des assistantes sociales,
Vérifications des comptes des agents en CDD,
Suivi des départs et arrivées des agents,
Saisie, mise à jour et aide reprise de plannings,
Requêtes,
Participer à certaines réunions sur sollicitation de l'AAH,


SECRETARIATS MEDICAUX
 
Assister la responsable des secrétariats dans ses différentes demandes.
Au besoin, à la demande de l'AAH et/ou des référentes de pôle :
-          Accompagner les agents nouvellement recruté(e)s ou futures recrues dans leurs démarches administratives et les accueillir le jour de leur arrivée,
-          Organiser auprès des différents interlocuteurs (DRH, informatiques, DPI, sécurités) l'arrivée des nouvelles secrétaires médicales ; vérification avant l'arrivée de la bonne organisation,
-          Accueillir les stagiaires et les accompagner auprès des équipes,
Lors des absences des AMA référentes de pôle, saisie des plannings (absences, heures).


LIENS HIERARCHIQUES

LIENS FONCTIONNELS


GESTION DU TEMPS DE TRAVAIL


- Directrice des Ressources Humaines et de la Politique Sociale,
- AAH - Responsable des secrétariats médicaux et de la Cellule de la GTT à la DRH.

- Gestionnaires RH,
- Cadres planificateurs,
- Agents,
-  Directions fonctionnelles,
- Services informatiques.


SECRETARIATS MEDICAUX


- Directrice des Ressources Humaines et de la Politique Sociale,
- AAH - Responsable des secrétariats médicaux et de la Cellule de la GTT à la DRH.

- AMA Référentes de pôle (coordination),
- Secrétaires médicales.


QUALITES, CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES


 

Intitulé

Niveau recherché


 

 

S

A

M

E


COMPETENCES

Organisation et fonctionnement interne d'un établissement public de santé

 

 

 

X


 

Connaissance en gestion du temps de travail

 

 

 

X


 

Statut du personnel non médical

 

 

X

 


SAVOIR FAIRE

Utiliser les outils bureautiques / technologies d'information et de communication

 

 

X

 


 

Utilisation d'un logiciel de gestion du temps de travail

 

 

 

X




Capacité d'analyse et de priorisation

 

 

X

 




Animer des groupes de travail/ de formation

 

 

X

 




Rédaction et mise en forme de documents, outils de communication créatifs et pertinents, procédures

 

 

X

 




Analyser une organisation de manière à optimiser les cycles de travail

 

 

X

 


Analyser une problématique liée à l'application de règles de GTT et proposer des scenarii

 

 

X

 


SAVOIR ETRE

Qualité d'adaptation, polyvalence

 

 

X

 




Qualités relationnelles : Etre une relation d'aide, diplomatie

 

 

X

 




Rigueur et organisation

 

 

X

 




Sens de la collaboration, du travail en équipe

 

 

X

 




Pédagogie

 

 

X

 




Confidentialité

 

 

 

X




Implication

 

 

X

 
S : sensibilisation    / A : application      / M : maîtrise      / E : expertise




Conditions d'exercice


Rythme de travail :
·         7H40 du lundi au vendredi.


Exigences relationnelles :
·         Travail en groupe : OUI,
·         Gestion des communications / situations difficiles : PONCTUELLEMENT.


Logiciels utilisés :
·         Pack Office : WORD, EXCEL, POWERPOINT, OUTLOOK,
·         CPAGE,
·         E-CONNEXION,
·         Internet et Intranet.
 
Contacts


                                 Service demandeur

                             Gestionnaire


Nom


Fonction



Tél
Adresse mail

Mme ELOY Véronique
 
Attachée d'Administration Hospitalière
 
 
04 68 24 27 03
[email protected]

Nom


Fonction



Tél
Adresse mail

Mme Emmanuelle PROT
 
Directeur des Ressources Humaines et de la Politique Sociale
 
04 68 24 20 36
[email protected]







Profil recherché :

Travail en groupe : OUI,
Gestion des communications / situations difficiles : PONCTUELLEMENT.

Centre hospitalier
1060 chemin de la madeleine CS40001
11010 Carcassonne

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