ASSISTANT DE DIRECTION DES INSTITUTS IFSI/IFAS/IFA

ASSISTANT DE DIRECTION DES INSTITUTS IFSI/IFAS/IFA

CDI

REJOIGNEZ-NOUS ! Le centre hospitalier Châteauroux-Le Blanc établissement support du Groupement Hospitalier Territorial (GHT) de l'Indre recrute un assistant de direction des instituts IFSI/IFAS/IFA.

L'assistant de direction assure des tâches polyvalentes pour le directeur de l'Institut de Formation. Il est le collaborateur du directeur et des adjoints à la direction. Il est chargé de la gestion administrative, financière, logistique des instituts de Châteauroux et Le Blanc.

Le poste est à pourvoir dès que possible.

L'assistant de direction assure principalement :
Le secrétariat de direction
Organise la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liés au service ou au suivi de dossiers
Assure la gestion et le traitement et la diffusion des courriers, mails, contacts téléphoniques liés à la direction.
Participe à la gestion de l'agenda du directeur
Rédige des comptes rendus de réunions
Participe avec la directrice au recrutement des agents administratifs
Contribue au développement des compétences individuelles et collectives des collaborateurs
Représente le directeur à sa demande, dans diverses réunions locales, départementales ou régionales : Ecocampus, université, CROUS
Participe à différents forums des métiers, information dans les collèges et les lycées
Réalise le secrétariat du GCS IFSI Public (convocation, AG, CR)

Le suivi budgétaire des instituts de formation
Participe à l'élaboration et à la mise en uvre et du suivi des budgets
Participe au suivi financier des apprenants
Diffuse des informations administratives et budgétaires auprès des apprenants

Le management de l'équipe administrative
Pilote, encadre et anime les activités de l'équipe administrative (10 personnes)
Coordination, répartition et planification de l'activité du secrétariat
Appui auprès des adjoints administratifs.
Formation des adjoints administratifs nouvellement recrutés
Gestion du temps de travail des équipes administratives, techniques
Arbitre les congés des équipes administratives et techniques
Organise l'harmonisation administrative des sites de Châteauroux et Le Blanc
Participe et/ou anime des groupes de travail au sein de l'équipe administrative (démarche qualité, procédures...)

Le suivi administratif des dossiers des apprenants
Participe à l'élaboration et l'organisation des épreuves de sélection
Supervise la gestion des dossiers des apprenants, dont le dossier de relance des formalités médicales
Assure des réponses règlementaires aux courriers individuels
Rédige des fiches d'informations ou notes à destination du personnel administratif, technique, et des apprenants.
Anime et soutient la mobilité des apprenants au sein des instituts : Erasmus, Mobicentre

Le suivi des instances et des dossiers de contentieux
Organise les instances de gouvernance des instituts de formation
Rédige les comptes rendus
Rédige les décisions

Savoir :
Formation en secrétariat et en management d'équipe
Maîtrise indispensable des logiciels bureautiques (Word, Excel, Power point), des règles typographiques et de mise en page
Connaissance des règles de suivi du budget et gestion des dossiers de financement
Saisie des données et contrôle des informations
Savoir-faire :
Sait recueillir et traiter des demandes
Organise et hiérarchise les informations
Organise, anticipe et définit des priorités
Analyse et identifie des solutions aux problèmes rencontrés
Veille au respect des procédures et des délais
Classe et archive des dossiers.
Sait rendre compte de son activité
Travaille en équipe
Respecte le devoir de neutralité et de discrétion professionnelle
Qualités professionnelles :
Sens du service public et discrétion
Intelligence relationnelle, agilité et capacité d'adaptation
Loyauté et rendre compte
Sens des responsabilités
Rigueur/ organisation
Esprit d'initiative
Inscription de l'action dans la stratégie institutionnelle
Capacité de positionnement et d'affirmation

PROFIL RECHERCHE :
Filière : Administrative
Cadre d'emploi : Adjoint des Cadres Hospitaliers avec une expérience vivement souhaitée en gestion administrative et budgétaire
Quotité de travail : 100%
Horaires et jours travaillés : Forfait Cadres - du lundi au vendredi

Conditions d'exercice
Poste basé à CHATEAUROUX mais déplacement sur LE BLANC et ISSOUDUN (véhicules de service)

REMUNERATION
Salaire indiciaire Fonction Publique en fonction de l'expérience. Régime indemnitaire.



Nous rejoindre, c'est la promesse de vivre une expérience professionnelle enrichissante et humaine au sein d'une équipe pluridisciplinaire investie et engagée.

Centre hospitalier
216, avenue de Verdun BP 585
36019 CHATEAUROUX

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