Assistant administratif à la Direction des Ressources Matérielles H/F

Assistant administratif à la Direction des Ressources Matérielles H/F

CDD; CDI; Détachement; Mutation

Définition :
Rattaché au directeur des ressources matérielles, le poste d'assistant administratif comporte une mission de secrétariat et d'assistance au directeur et une mission de gestion et de comptabilité.
L'assistant administratif intervient sur l'ensemble des affaires courantes du secrétariat de direction en binôme, accueil, gestion du courrier et des appels téléphoniques, tenue de l'agenda, classement, organisation des déplacements professionnels, rédaction de documents administratifs.
L'assistant administratif participe à l'exécution des achats dans le respect du code des marchés publics et des règles de la comptabilité publique et de facturation. Il gère le processus comptable de l'émission des commandes et du paiement des factures dans son domaine d'attributions définit par le directeur des ressources matérielles. Pour l'exécution de ses missions, il s'inscrit dans les démarches institutionnelles de dématérialisation et de certification des comptes.

Famille : management, gestion et aide à la décision
Sous-famille : finances, comptabilité

Activités :
- Accueil physique et téléphonique
- Assurer la transmission et le suivi des informations tant en interne qu'en externe.
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine
- Conception et rédaction de documents relatif à son domaine d'activité
- Organisation de la prise de RDV ou programmation de réunions
- Gérer l'archivage des pièces comptables et administratives
- Recherche de produit, demande de devis
- Réception et traitement des demandes et des commandes des services, rédaction des bons de commandes
- Gérer les factures dans son domaine d'attribution : liquidation, réalisation de certificat de paiement
- Assurer le suivi de l'enveloppe budgétaire sur les comptes classe 6 de son domaine d'attributions
- Saisir et suivre les marchés et contrats en cours de son domaine
- Assurer les relations clients-fournisseurs avec les services internes, et assurer le traitement des relations avec les fournisseurs extérieurs

Savoir faire requis :
- Adapter sa communication à la situation
- Respecter la hiérarchie ainsi que les règles de fonctionnement en vigueur dans l'établissement
- Savoir utiliser les éléments d'un marché, fournisseur / clients, correspondant à son domaine de compétence
- Formaliser et adapter des procédures / modes opératoires / consignes relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Utiliser les outils bureautiques / TIC,
- Utiliser des procédures, un code, un langage, un protocole, une réglementation spécifique à son domaine ;
- Connaître les règles de comptabilité publique et de facturation,
- Travailler en équipe.

Connaissances associées :
- Achat
- Comptabilité publique
- Logiciel dédié à l'achat public
- Marchés, produits et fournisseurs
- Négociation : méthodes et techniques
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement


Savoir-être :
- Rigueur, disponibilité, adaptabilité
- Capacité d'anticipation et de réactivité
- Capacités d'organisation de synthèse et de suivi
- Esprit d'équipe
- Communication adaptée

Informations complémentaires :

- Conditions d'exercice :
o collaboration avec l'assistante de direction et les gestionnaires du service économique
o Remplacement en binôme avec l'assistante de direction

- Liens hiérarchiques :
o Directeur des ressources matérielles,
o Encadrement de la direction des ressources matérielles (logistique, cellule marché, responsable achat et du service économique, ingénieur du biomédical et ingénieur informatique, ingénieur travaux).

- Relations professionnelles les plus fréquentes :
o Cadres du CH de Rodez
o Fournisseur
o Trésorerie du CH
o Cellule juridique des marchées du CH de Rodez
o Service finances

- Lieu d'exercice :
o CH de Rodez

Hôpital Jacques Puel
Avenue de l'Hôpital
12027 Rodez

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