ADJOINT ADMINISTRATIF – URGENCES MEDICO-CHIR

ADJOINT ADMINISTRATIF – URGENCES MEDICO-CHIR

CDD; Détachement; Mutation

Le gestionnaire administratif d'accueil et gestion administrative des patients du secteur « Urgences Médico-Chirurgicales de l'Adulte » , assure l'accueil des patients et de leurs proches ainsi que le recueil des informations administratives afin de permettre un bon suivi des dossiers et la facturation de l'activité de ce secteur.

Le temps dédié à cette mission est un temps plein.
Le guichet administratif des urgences adultes fonctionne tous les jours 24H/24H (week-ends et jour fériés) avec une équipe de jour en 9 heures, repos variables.

Horaires de l'équipe de jour « urgences adultes »
7H00 16H00 / 9H00 18H00 / 12H00 21H00 (qui sont les horaires appliqués sur ce poste)
Horaires de l'équipe de nuit :
21H00 7H00

1. Accueil
§ Accueillir, informer et orienter les patients et/ou leurs proches dans le respect du domaine de compétence d'un agent administratif
§ Informer, expliciter, prévenir les patients ou leurs proches d'une participation forfaitaire due par tous les patients en cas de passage aux urgences non suivi d'hospitalisation (« forfait patient urgence » normal ou minoré suivant la situation administrative du dossier)
§ Informer les patients et leurs proches sur le délai d'attente
§ Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité (appels externes et internes)
§ Vérifier et confirmer la venue du patient sur DxPlanning lors de l'enregistrement du dossier administratif
§ Alerter l'IAO en fonction de la typologie des patients (enfants cas chir, signes spécifiques)
§ Ne pas prendre de décision quant à la prise en charge du patient ou communiquer aux familles sans avoir consulté les soignants.

2. Création du dossier administratif

§ Recueil des informations et création du dossier administratif dans le logiciel CPAGE dans le respect du script d'accueil et des procédures d'identito-vigilance.
- Saisie rigoureuse des informations afin de constituer un dossier complet : état civil, commune et pays de naissance, adresse (postale et mail), téléphone, personne en relation, débiteurs
- Modification des erreurs d'identité
- Gestion des différentes prises en charge des patients et exonérations (AT, maternité, C2S)
§ Vérification de la crédibilité des informations recueillies : justificatif d'identité, volet d'accident de travail, autres justificatifs (exemple : notification de mise sous tutelle, curatelle ...).
§ Dématérialisation des documents administratifs, dont la carte de mutuelle en cas d'hospitalisation
§ Utilisation du portail WEB du SDIS pour la création des dossiers

3. Gestion du dossier administratif

§ Contrôle et/ou modification des informations saisies dans le dossier
§ Contrôle et/ou enregistrement des débiteurs
§ Saisie de l'activité des spécialistes dans le logiciel GAP
§ Gestion des débiteurs : appel et intégration les informations du téléservice CDRi ou CDR.
§ Gestion des impressions (étiquettes, bulletins de situation, courriers domicile)
§ Gestion des listes des dossiers incomplets (contrôle et/ou saisie des informations manquantes, des mouvements, de l'activité, ) avant la mise en facturation des dossiers
§ Signalement des situations à risque au service social et à l'encadrement
§ Gestion des accidents contre tiers en lien avec la CPAM

4. Régie

§ Etre mandataire
§ Encaissements
§ Contrôle des encaissements journaliers

5. Plan blanc

§ Gestion du flux patient dans le cadre d'évènements spécifiques en adéquation avec la procédure.
§ Utilisation de SIVIC

Activités secondaires

§ Participation à l'harmonisation des différentes pratiques dans le but d'améliorer la qualité de l'accueil et de la gestion administrative.
§ Classement et archivage

Savoirs

§ Connaître l'établissement
§ Connaître la réglementation en vigueur, la législation hospitalière et de la sécurité sociale
§ Connaître la réforme des urgences en vigueur
§ Connaître les spécificités liées à l'activité
§ Connaître les logiciels liés à la gestion administrative des patients dont le SDIS (gestion fiches pompiers)
§ Connaître le vocabulaire administratif
§ Connaître la procédure Identito-Vigilance en vigueur sur l'hôpital NOVO

Savoir faire

§ Utiliser les outils bureautiques et informatiques :
logiciels CPAGE/DxPlanning/Web100T/SDIS, CDRi, CDR, scanner
§ Planifier et organiser son travail
§ Identifier les problèmes et proposer les solutions adaptées
§ Alerter l'encadrement de tout dysfonctionnement rencontré

Savoir être

§ Respect du secret professionnel
§ Amabilité et courtoisie
§ Capacité d'adaptation
§ Disponibilité, vigilance
§ Esprit d'équipe
§ Rigueur et discrétion
§ Sens de l'organisation et esprit d'initiative
§ Capacité relationnelles vis-à-vis de ses collègues de la GAP, du public, du personnel médical, paramédical, administratif .
§ Gestion du stress et de l'agressivité des patients ou accompagnant
§ Maîtrise de ses réactions, adapter son attitude à son environnement professionnel, rester calme et pondéré dans ses propos

Formations obligatoires/recommandées

§ Formation sur la gestion administrative
§ Formation sur la législation hospitalière
§ Formation Identito-vigilance
§ Formation sur les logiciels utilisés

Relations professionnelles

Relations hiérarchiques

Le Directeur des Affaires Financières
L'Attachée d'Administration
L'Adjoint des Cadres Hospitaliers
Relations fonctionnelles
L'ensemble du personnel de la GAP
L'ensemble du personnel soignant (médecins, infirmiers, cadre de santé )
Les Techniciennes de l'Information Médicale (TIM)
Relations avec des organismes ou personnes externes
Des autres établissements de santé
L'Unité Médico-Judiciaire (pendant la nuit)
Les usagers et leur entourage

Hôpital NOVO - Site de Pontoise
6 avenue de L'ile-de-France - CS 90079 Pontoise
95303 CERGY PONTOISE

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