COORDONATEUR/TRICE des SECRETARIATS MEDICAUX

COORDONATEUR/TRICE des SECRETARIATS MEDICAUX

CDI; Détachement; Mutation

Les Hôpitaux de Sarreguemines sont composés d'un établissement MCO d'une capacité de 337 lits organisés autour de 4 pôles Chirurgie, Médecine, Mère-Enfant, Médico-technique et d'un établissement psychiatrique d'une capacité de 449 lits avec un chiffre d'affaire consolidé de 200 M (budgets annexes compris). Les Hôpitaux de Sarreguemines sont membres du Groupement hospitalier de territoire de Moselle-Est, dont le Centre hospitalier de Sarreguemines est l'établissement support.

Le site internet des Hôpitaux de Sarreguemines https://www.hopitaux-sarreguemines.fr/ permet d'aller plus loin dans la présentation.
Fonction / Métier : coordonnateur/trice des secrétariats médicaux

Grade : Attaché d'administration, ingénieur ou cadre supérieur de santé

Quotité : temps plein

Catégorie professionnelle : catégorie A

Position dans la structure :
- Liaisons hiérarchiques : Directeur des affaires médicales, de la recherche et de l'innovation
- Liaisons fonctionnelles : Direction des Ressources humaines, Direction des systèmes d'information

Horaires
40 heures. Les horaires sont de 8h00 à 12h00 et 13h00 à 17h00

Missions générales

Le responsable de la coordination des secrétariats médiaux a en charge l'encadrement de 137 secrétaires (111 agents au Centre Hospitalier et 26 agents au Centre Hospitalier Spécialisé) répartis dans 10 pôles (4 pôles au CH et 6 pôles au CHS).

Le responsable organise l'activité des secrétariats médicaux. Il planifie et pilote les activités de secrétariat, coordonne les moyens en étant garant de l'efficacité et de la qualité service rendu.

Il encadre une équipe de 4 référentes.

Missions permanentes

Piloter, organiser et coordonner l'activité de l'ensemble des secrétariats médicaux des établissements, dans les domaines suivants :
- Management des ressources humaines : recrutement, accueil, intégration, formation continue, évaluation, déroulement de carrières, gestion prévisionnelle des emplois et compétences, suivi de la masse salariale
- Management de l'organisation : adaptation des méthodes et outils aux besoins de l'institution, des patients et des correspondants (définition des procédures, évaluation des besoins, mises en uvre des organisations adaptées)
- Management de la qualité : évaluation de la satisfaction des usagers et des partenaires internes et externes, suivi des indicateurs de performance des secrétariats, mise en place d'actions d'optimisation

Missions spécifiques

Adaptation de l'organisation et du dimensionnement des équipes en fonction des objectifs institutionnels d'activité médiale, du parcours patient et du lien avec les professionnels de santé de ville.

L'une des premières missions sera de mettre en place les décisions de modification de l'organisation en place. Le coordonnateur bénéficiera pour cela d'un accompagnement à la prise de poste

Partenaires internes
- Médecins pour l'évaluation des besoins et le recueil des attentes
- Usagers pour l'amélioration de l'accueil
- Cadres de santé
- Services informatiques, Services travaux, DIM

Partenaires extérieurs
- Correspondants de ville
- Communautés professionnelles territoriales de santé (Sarreguemines et Pays de Bitche notamment)
- CHIC Unisanté + de Forbach

Connaissances Particulières :
- Connaissance de l'environnement hospitalier apprécié
- Maîtrise des logiciels de bureautique
- Maîtrise des logiciels de gestion du temps de travail

Qualités Aptitudes professionnelles :
- Traduire la stratégie en orientations, en plans d'actions et en moyens de réalisation
- Analyser, optimiser et formaliser des processus
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations

Qualités professionnelles :
- Capacité à être force de proposition
- Sens de l'organisation et de la rigueur
- Excellent relationnel
- Discrétion, disponibilité, objectivité et réactivité
- Autonomie

Adaptation à l'emploi (en fonction du profil)
- Connaissance du milieu hospitalier
- Management
- Formation au fonctionnement des secrétariats médicaux
- Possibilité de faire des stages auprès de coordonnateurs/trices des secrétariats médicaux d'autres établissements hospitaliers

CENTRE HOSPITALIER Hôpital Robert-PAX
2 rue René François-Jolly BP 50025
57211 Sarreguemines

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