Adjoint administratif - Bureau des affaires médicales

Adjoint administratif - Bureau des affaires médicales

CDD

Poste en CDD de 3 mois, renouvelable une fois.

Intégré à une Direction commune avec les Hôpitaux des Portes de Camargue à Tarascon, ainsi que quatre EHPAD situés dans les Alpilles, le Centre hospitalier d'Arles se positionne comme le troisième acteur hospitalier majeur de Provence. Cette affiliation élargit les horizons professionnels et offre des perspectives de carrière attractives à travers tout le territoire.
Grâce à des collaborations étroites avec les acteurs économiques régionaux et à un service dédié, l'établissement propose un accompagnement sur-mesure aux nouveaux professionnels désireux de s'installer dans la région.

MISSIONS PRINCIPALES
Gestion administrative des dossiers des praticiens quel que soit leur statut (du recrutement à la gestion de la paie)
Gestion du temps médical
Suivi des dossiers de visas, titres de séjour et autorisation de travail délivrés par le Ministère de l'intérieur
Mise en uvre des procédures de contrôle de paie (analyse des requêtes en fin de paie et actions à mener en fonction des anomalies constatées, etc) : traitement/ Permanence des soins / temps additionnel/contrôle des éléments variables de paie
Gestion des conventions (mandats et titres de recettes)
Suivi des contrats d'activité libérale
Suivi de la réglementation des statuts médicaux
ACTIVITES (non exhaustif)
Gestion administrative :
Recueil et traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif des services.
Suivi et gestion des PH en lien avec le CNG (PV d'installation, arrêté, mutation, mise en disponibilité, arrêté d'avancement d'échelon, radiation des cadres)
Rédaction et gestion des actes juridiques :
Contrats (de travail, d'indemnité sectorielle, d'IESPE, Prime Engagement de carrière en CH, Activité libérale)
Décisions (de recrutement, de réduction d'activité, de prime exercice territoriale, d'activité sectorielle, de paiement CA, mobilité durable, dautorisation d'absence solidarité familiale, de chefferie)
Ordres de mission
Décisions de prescripteurs de plein droit et délégué
Conventions Prime Solidarité Territoriale, d'Activité d'intérêt général et convention de stage

Gestion de la Paie :
Création des dossiers de paie et suivi des carrières (traitement, primes, indemnités, génération des congés, avantage en nature, cours dispensés à l'IFSI, CET, dématérialisation de toutes les pièces comptables, gestion de l'absentéisme gestion des déclarations auprès de la caisse d'assurance Maladie / subrogation/ saisie des Indemnités journalières.
Création de la labélisation du temps annuel
Création des requêtes de suivi sur la permanence des soins
Déclaration TOPAZE sur ameli
Calcul et saisie des frais de déplacements
Suivi des demandes de prise en charge partielle des titres d'abonnement correspondant aux déplacements
Calcul et facturation de la redevance de l'activité libérale
Déclaration des arrêts de travail pour maladies ordinaires, maladies professionnelles, CLM, CLD, AT, MATERNITE auprès de l'assurance maladie et saisie dans le logiciel paie, puis
Suivi et saisie des remboursements des Indemnités journalières avec transmission des décomptes des remboursements à la Direction des affaires financière
Constitution des dossiers et saisine du Comité médical pour le TPT, CLD pour position statutaire par arrêté ARS
Gestion des rattachements
DSN

Missions transversales :
Divers administratif (Fiche de liaison, Cumul d'activité accessoire, divers attestations, gestion du courrier certificat administratif, distribution des Bulletins de salaires)
Suivi des dossiers de retraite, déclaration auprès de l'Ircantec
Déclaration UNEDIC France Travail
Gestion et suivi des tableaux de gardes hebdomadaires
En cas de mouvements de grèves, recensement
Gestion logistique : attribution et suivi du planning d'affectation des logements
SPECIFICITES DU POSTE
Contraintes liées au calendrier de paie : remontée des éléments variables de paie (fin de mois) et saisie de paie (début de mois)
Technicité des logiciels métier
Réglementation spécifique pour les statuts médicaux
RELATIONS PROFESSIONNELLES
Relations Internes-Relations externes
Directions des Affaires Médicales
Agence d'intérim
Services supports et standard
Direction d'établissement et directeurs de garde
Sous- préfecture
Cadres de service et Secrétariat ARS, CNG

COMPETENCES PROFIL
Logiciels métiers :
AGIRH, Equitime (Agiletime/administration/planification/export evp), BO, Bi portal, Archive paie E324, Médipassmipih, Planning médical urgences, Net entreprise/dépofi, Pôle emploi, Ircantec caisse des dépôts, Ged démat, Intranet,

Savoir Faire :
Capacité à travailler en équipe
Savoir se documenter : Légifrance, Conseil de l'ordre, ARS, CNG, CCAM codage, Fichiers permanents
Savoir synthétiser, analyser et prioriser les actions

Savoir Être :
Aptitude à la communication, à la discrétion
Capacité à l'autonomie et prise d'initiative relatif à son domaine de compétence
Capacité à l'anticipation, à la polyvalence

Qualités requises :
Capacité de compréhension, d'analyse et d'adaptation,
Qualités organisationnelles, relationnelles et d'écoute

FORMATION ET/OU QUALIFICATIONS PROFESSIONNELLES REQUISES
Baccalauréat Gestion administrative et + avec idéalement une première expérience sur un poste similaire RH ou DAM.
AMPLITUDE HORAIRE
8h30 à 16h30 du lundi au vendredi (7h30 par jour) soit 8h30-16h ou 9h-16h30
Environnement de travail : bureau partagé avec outil informatique et téléphone

Centre hospitalier Joseph Imbert
Quartier Fourchon BP 80195
13637 ARLES

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