Gestionnaire administratif des dossiers patients - Admissions

Gestionnaire administratif des dossiers patients - Admissions

CDD; Détachement; Mutation

IDENTIFICATION DU POSTE

Fonction : Gestionnaire administratif des dossiers patient
Grade : Adjoint Administratif
Liaisons hiérarchiques : Directeur des Affaires Juridiques et des Admissions et du Standard (DAJAS), Attaché d'administration hospitalière responsable du service des admissions et du standard
Liaisons fonctionnelles : AMA, assistante de la PASS PSY, Assistantes Sociales (AS) des secteurs, services de soins
Organisation de travail : par poste de jour
Résidence administrative : CPN à Laxou.

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION


Composition :

La Direction des Affaires Juridiques est composée des unités suivantes à la fois sur le Centre Psychothérapique de Nancy et le Centre Hospitalier RAVENEL situé à Mirecourt (88)

- La direction des affaires juridiques
- Le service des admissions et le standard

Missions :

La Direction est en charge notamment de :

- La gestion des affaires juridiques, les admissions et le standard

Catégories professionnelles :

- Directeur
- Attaché d'administration
- Adjoint des cadres
- Agent administratif
- AMP/AS
- OP et MO



PRÉSENTATION DES SERVICES

Le service des Admissions, ouvert du lundi au vendredi de 08h15 à 17h15, a pour mission la gestion administrative des dossiers des patients aussi bien sur le versant de la facturation des séjours, des consultations mais également la gestion administrative des hospitalisations sans consentement.

Ce service dispose d'une régie de dépôt des biens et valeurs des patients.

Le service des Admissions est composé de 10 agents

DESCRIPTION DU POSTE

Gérer les dossiers patients quel que soit le mode de soins (SL-SDDE-SDRE) et la modalité de prise en charge

MISSIONS

Pour son portefeuille, l'agent sera chargé des missions suivantes :

1. Gestion administrative des dossiers :

- Vérification de l'identité et des coordonnées des patients à partir de la feuille de renseignement à l'admission
- Vérification des droits sécurité sociale, mutuelle des patients hospitalisés
- Saisie de la mesure de protection juridique du patient (tutelle, curatelle)
- Gestion du dossier dans CPAGE : vérification des données, suivis et mises à jour dont l'identifiant National de Santé (INS)
- Constitution du dossier administratif numérique
- Registre de l'état civil

2. Suivi des mesures de soins sous contrainte :

- Vérifier la conformité des admissions en soins sans consentement
- Saisie sur le logiciel PLANIPSY du suivi des mesures de soins
- Edition des courriers et décisions relatifs aux soins sans consentement
- Contrôle du respect des délais pour la production des certificats médicaux (24 H, 72 H, mensuel)
- Informer le préfet des admissions SDDE et des levées SDDE

3. Tenue des « registres de la loi » :

Dans l'attente de la dématérialisation,
- Tenue du registre (réduction des certificats médicaux et collage, date de notification des droits )
- Contrôle des registres (respect de la chronologie des certificats, etc.)

4. Gestion administrative des saisines du JLD :

- Préparation et envoi des saisines au greffe du JLD

5. Suivi et de l'enregistrement des autorisations de sortie :

- Enregistrer les autorisations de sortie dans le logiciel CARIATIDES

6. Accueil des patients :

- Téléphonique
- Physique au niveau du guichet pour toutes demandes concernant l'hospitalisation ou pour un dépôt

7. Traitement des dossiers d'Hospitalisation de Jour (HJ) et des dossiers de l'Accueil Familial et Thérapeutique (AFT) :

- Ouverture des séjours HJ et des séjours en AFT
- Vérification de la couverture sociale des patients en HJ et AFT
- Suivi mensuel des venues en HJ
- Saisie des mouvements quotidiennement pour les accueils familiaux et thérapeutiques adultes et mensuellement pour les AFT enfants
- Fermeture des dossiers conformément à la procédure relative à la gestion des temps partiels (hospitalisation de jour)

8. Contrôle de la qualité des mouvements et la cohérence :

- Contrôle des feuilles de mouvements
- Contrôle des autorisations de sortie des patients

9. Fonction de Régisseur suppléant pour la régie de dépôt des valeurs des patients :

- Saisir les dépôts et les retraits
- Fournir une attestation aux patients

10. Contribution en période de clôture au secteur de la facturation :

- Appeler les complémentaires santé afin de disposer des prises en charge manquantes pour la partie reste à charge

11. Archiver les dossiers des patients sous CARIATIDES :


COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES

- Discrétion et respect du secret professionnel
- Disponibilité nécessaire vis-à-vis des usagers et des services
- Capacité à prioriser
- Qualité du travail et au service rendu au patient
- Capacité de réponse aux interlocuteurs (ARS, JLD, médecins, cadres, secrétaires, services de soins, Assistantes sociales ...)
- Autonomie et sens de l'organisation
- Capacités d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils
- Aptitude à la polyvalence
- Sens du travail en équipe


SPÉCIFICITÉS DU POSTE


L'agent sera amené à assurer des permanences dans le service (à 8h15 et jusque 17h15) afin de permettre aux patients de réaliser un dépôt ou un retrait de biens et / ou objets de valeurs.

L'agent peut être amené à assurer une continuité sur le secteur des soins sans consentement en l'absence des agents en poste.

L'agent sera formé sur ces tâches spécifiques.

ENVIRONNEMENT INFORMATIQUE
DISPONIBLE DANS LE SERVICE


WINDOWS 10
WORD, EXCEL, POWER POINT
CPAGE I
CARIATIDES
PLANIPSY

Une formation sur le dossier informatisé CPAGE I et sur l'échéancier PLANIPSY sera organisée par le service des admissions.

Centre Psychothérapique Centre Psychothérapique de Nancy C.P.N.
1 rue du Docteur Archambault BP : 11010
54521 Laxou

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