Assistant(e) de Direction

Assistant(e) de Direction

CDD; CDI; Détachement; Mutation

Le Centre Hospitalier Simone Veil de Beauvais recherche un(e) assistant(e) de direction au sein du service de la Direction des Ressources Humaines.

- Missions (objectif principal du poste) :
Accueil physique et orientation des personnes (agents, usagers...)
Définition/adaptation et utilisation un plan de classement et d'archivage
Elaboration, adaptation et optimisation le planning de rendez-vous
Identification les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Organisation des réunions, des commissions, des instances
Rédaction et mise en forme des notes, des documents, des courriers
Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou messages électroniques
Reproduction et diffusion des documents spécifiques au service
Traitement et suivi des courriers, dossiers

- Activités (liste des activités et tâches afférentes au poste) :
Organiser, assurer le secrétariat et préparer les dossiers du CSE
Lancement de grève et répondre à l'enquête sur le recensement des grévistes à l'ARS
Référente grève en cas de réunion spécifique à ce sujet
Organisation de la cérémonie des médailles
Gestion des appels téléphoniques
Ouverture/Distribution du courrier
Rédaction de divers documents, courriers
Aide à la préparation des dossiers et courriers pour les entretiens disciplinaires
Prise de rendez-vous pour les consultations des dossiers administratifs
Gestion des ordres de missions de tous les agents du CHB
Rédaction des courriers pour les réponses des commissions crèche
Organisation des enquêtes administratives
Réalisation des commandes de fournitures pour le service
Gestion et suivi des demandes de départ sur les lieux de villégiatures pour les agents en arrêt maladie
Gestion des demandes de contrôles médicaux
Gestion des inscriptions à la salle de sport

- Les savoirs faire (maîtrise de méthodes et d'outils dont l'utilisation est nécessaire pour la bonne tenue du poste) :
Gestion des priorités et des échéances
Rédaction des comptes rendus
Savoir utiliser les outils du SIRH (Agirh)
Maitrise des logiciels de bureautique (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, Zoom)

- Les savoirs être (attitudes et comportements des personnes au travail) :
Discrétion et secret professionnel
Dynamique
Organisé
A l'écoute Disponible
Rigoureux
Loyauté
Avoir de bonnes aptitudes sur le plan relationnel
Travailler en équipe

Diplôme / école : Bac + 2 (BTS Assistante de direction souhaité)

Horaires :
Durée moyenne hebdomadaire de référence : 35 heures
Nature des horaires : fixe
Détail des horaires : 9h 17h00
Amplitude horaire : 8h00
Repos hebdomadaires : fixe

Centre hospitalier Général Beauvais
Avenue Leon Blum BP 40319
60021 Beauvais

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