SECRETAIRE MEDICALE 50% HOPITAL DE JOUR CENTRALISE DE MEDECINES 50% POLE FEMME ENFANT - H/F

SECRETAIRE MEDICALE 50% HOPITAL DE JOUR CENTRALISE DE MEDECINES 50% POLE FEMME ENFANT - H/F

CDD

Descriptif du poste :


Catégorie professionnelle et/ou Corps et grade recherché(s)
Catégorie B / AMA ou catégorie C / Adjoint administratif
Famille / Spécialité professionnelle / Métier
Famille : Gestion de l'information / Sous-famille : Gestion médico-administrative et traitement de l'information médicale / Code métier : 40L20
Unité Fonctionnelle

Pôle
 
50% HOPITAL DE JOUR CENTRALISE DE MEDECINES
50% POLE FEMME ENFANT

 
MPG
FE
Localisation du poste de travail
CENTRE HOSPITALIER DE CARCASSONNE 1060 chemin de la Madeleine CS 40001
11010 CARCASSONNE Cedex 9
Lieux d'intervention
Centre Hospitalier de Carcassonne
Présentation du service d'affectation - Localisation
1er étage
Description synthétique du poste
Description reproduite en cas de publication de poste
Secrétaire médicale.
Assure le bon fonctionnement du secrétariat, la réception, la transmission et la coordination des informations avec le service et les intervenants extérieurs.
HIERARCHIE ADMINISTRATIVE

HIERARCHIE FONCTIONNELLE
- Direction des Ressources Humaines,
- AAH - Responsable des secrétariats médicaux,
- AMA référente de pôle (coordination).

- Chef de Pôle,
- Chef d'UMA,
- Praticiens hospitaliers du service,
- Cadre supérieur de Santé co-gestionnaire de pôle,
- SF coordonnateur en maïeutique,
- SF coordinatrice,
- Cadre de Santé du service.
 
LIENS FONCTIONNELS
INTERNES

EXTERNES
- Chef de pôle,
- Chefs des Unités Médicales d'Activité,
- Praticiens hospitaliers des Unités Médicales d'Activité,
- Cadres de santé,
- Médecins Responsables des UMA,
- AMA référentes de pôle (coordination),
- Personnel.

- Secrétariats médicaux du Centre Hospitalier,
- Personnel médical, paramédical et administratif du CH,
- Médecins et secrétaires extra hospitaliers,
- Usagers externes.
Missions principales (non exhaustives)
 
HOPITAL DE JOUR CENTRALISE DE MEDECINES
·       Accueil et orientation physique et téléphonique,
·       Saisie des différents courriers, conception et rédaction de documents,
·       Numérisation et importation des documents : courriers arrivés, différents examens reçus,
·       Classement, tri et archivage des dossiers médicaux,
·       Traitement des courriers, dossiers et documents (enregistrement, tri, diffusion, archivage),
·       Préparation et coordination des HDJ,
·       Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultations, examens, ),
·       Gestion des tableaux de bords des médecins,
·       Participation aux réunions (saisie des comptes rendus).
·       Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identito-vigilance,
·       Gestion du courrier arrivé et départ,
·       Gestion de la boîte mails du secrétariat.
 
POLE FEMME-ENFANT
·       Statistiques de services de Pôle (remplissage du tableau des indicateurs de périnatalité pour le Réseau Périnatal Occitanie),
·       Gestion des demandes et des échanges avec le Réseau Périnatal Occitanie,
·       Appui et mise en place de la démarche développement durable/ Santé environnementale (création d'atelier à destination des patientes et des couples),
·       Démarche PACTE,
·       Organisation des réunions (affichage, convocation des participants, fiche de présence, création lien de visio-conférence...),
·       Participation aux réunions réalisation des comptes rendus,
·       Création de divers documents pour le Pôle,
·       Planification des réunions et gestion de l'agenda du Chef de Pôle,
·       Organisations des inscriptions pour les formations obligatoires institutionnelles (incendie, AFGSU...),
·       Gestion logistique des demandes de formations des professionnels libéraux (ex : en orthogénie),
·      
QUALITES, CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES
 

Intitulé

Niveau recherché
 

 

S

A

M

E
CONNAISSANCES

Bureautique Secrétariat

 

 

 

X

Codage des actes

 

X

 

 

Communication

 

 

X

 

Droits des usagers, patients

 

X

 

 

Organisation et fonctionnement interne

 

 

X

 

Réglementation des archives

 

X

 

 

Terminologie médicale

 

 

X

 
SAVOIR FAIRE

Accueil et orientation des personnes, des patients et des usagers

 

 

X

 

Capacité à s'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou au téléphone

 

 

X

 

Rédaction et mise en forme de documents

 

 

X

 

Capacité d'analyse et de priorisation

 

 

X

 

Travail en équipe et en réseau

 

 

X

 

Utilisation des outils bureautiques et logiciels métiers

 

 

 

X
Secret professionnel Droit de réserve

 

 

X

 
SAVOIR ETRE

Qualité d'adaptation

 

 

X

 

Rigueur

 

 

X

 

Patience et écoute

 

 

X

 

Sens de la collaboration, du travail en équipe

 

 

X

 

Exemplarité

 

 

X

 

Réserve

 

 

X

 

Implication

 

 

X

 
S : sensibilisation    / A : application      / M : maîtrise      / E : expertise
Profil
Pré requis obligatoires :
·         Aisance à la saisie des comptes rendus,
·         Maîtrise de la terminologie médicale,
·         Savoir-être.
Pré requis souhaités
æ Compétences techniques :
     Maîtrise des outils informatiques, facilités d'adaptation aux nouvelles techniques,
     Maîtrise de la fonction d'accueil,
     Ÿ Connaissances associées : législation et réglementation de l'assurance maladie, droits du patient hospitalisé.
æ Compétences sociales :
     Travail en équipe,
     Transmission de l'information,
     Coordination avec les équipes médicales et soignantes pour la prise en charge globale du patient.
æ Compétences organisationnelles :
     Facilités d'adaptation à la polyvalence,
     Facilités d'adaptation aux nouvelles techniques organisationnelles.
 
Conditions d'exercice
Rythme de travail :
JOUR à Amplitude : 7 H 40 du lundi au vendredi.
Exigences relationnelles :
- Discrétion,
- Ecoute et disponibilité,
- Réactivité,
- Travail en équipe,
- Polyvalence,
- Adaptabilité,
Logiciels utilisés :
CROSSWAY,
WORD, EXCEL, OUTLOOK, POWERPOINT, PUBLISHER,
VOX-T,
Cpage,
WEBSANTE,
Logiciel archives,
Internet et Intranet,

 
Autres renseignements

 

Visa de l'autorité hiérarchique
 
 


 
 
Contacts
                                 Service demandeur                                      

                             Gestionnaire
Nom
Fonction
Tél
Adresse mail

Mme ELOY Véronique
 
Attachée d'Administration Hospitalière
Responsable des secrétariats médicaux
 
04 68 24 27 03
 
[email protected]

Nom
Fonction
Tél
Adresse mail

Mme Emmanuelle PROT
 
Directeur des Ressources Humaines et de la Politique Sociale
 
04 68 24 20 36
 
[email protected]





Profil recherché :

Pré requis obligatoires :
·         Aisance à la saisie des comptes rendus,
·         Maîtrise de la terminologie médicale,
·         Savoir-être.
Pré requis souhaités
æ Compétences techniques :
     Maîtrise des outils informatiques, facilités d'adaptation aux nouvelles techniques,
     Maîtrise de la fonction d'accueil,
     Ÿ Connaissances associées : législation et réglementation de l'assurance maladie, droits du patient hospitalisé.
æ Compétences sociales :
     Travail en équipe,
     Transmission de l'information,
     Coordination avec les équipes médicales et soignantes pour la prise en charge globale du patient.
æ Compétences organisationnelles
     Facilités d'adaptation à la polyvalence,
     Facilités d'adaptation aux nouvelles techniques organisationnelles.

Centre hospitalier
1060 chemin de la madeleine CS40001
11010 Carcassonne

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