Secretaire ( H/F)- Service Hémovigilance ( PSP)-Hôpital Lyon Sud

Secretaire ( H/F)- Service Hémovigilance ( PSP)-Hôpital Lyon Sud

L'ÉTABLISSEMENT :
Le Pôle de Santé Publique des Hospices Civils de Lyon est un pôle transversal d'activités médicales réparties sur 6 thématiques : les Territoires, les Vigilances réglementaires, les Centres régionaux, la Promotion et santé des populations, l'Information médicale, l'appui à la recherche. Ses grandes missions sont conduites en lien avec les directions fonctionnelles centrales, les directions transversales, et les Groupements Hospitaliers.

LE POSTE :
Le poste est placé sous l'autorité hiérarchique du Cadre administratif du PSP et sous la responsabilité opérationnelle du Cadre d'hémovigilance. Il s'organise sur le plan fonctionnel en lien avec le médecin et l'infirmière de l'unité d'hémovigilance, en interface avec les unités de soins, l'Établissement français du sang (EFS), les partenaires institutionnels et hors HCL.
Les activités de la secrétaire s'organisent en collaboration avec l'encadrement médical et paramédical, en binôme avec l'IDE de l'unité d'hémovigilance de site. Les activités peuvent évoluer selon les besoins des équipes d'hémovigilance des HCL. La répartition du temps de travail journalier s'organise pour les différents sites :
1. Traçabilité des produits sanguins labiles (PSL) :
· Saisir et valider les fiches transfusionnelles dans le logiciel de traçabilité (Hémoserveur®)
· Signaler, et gérer en collaboration avec l'IDE, les non conformités détectées lors du contrôle de la traçabilité
· Réaliser le classement et l'archivage nominatif et chronologique :
o Quotidien : non-conformité des examens immuno-hématologiques, documents transfusionnels
o Annuel : documents transfusionnels dans un local dédié/site.
2. Gestion administrative :
· Relever et gérer le courrier de l'hémovigilance du lieu d'exercice au point courrier et à l'EFS.
· Renseigner les tableaux de bord des indicateurs d'hémovigilance : type de PSL, documents transfusionnels, les récupérations de sang per-opératoires (RSPO) au GHE... en extraire les statistiques.
· Rechercher les traçabilités transfusionnelles dans le dossier patient informatisé (DPI) Easily en collaboration avec l'IDE.
· Participer à la préparation des dossiers des déclarations d'effets indésirables receveur.
· Identifier les informations qui relèvent d'une situation à risque transfusionnel et transmettre immédiatement au médecin et à l'IDE.
· Assurer l'accueil physique et téléphonique des personnes, orientation des demandes, réponses adaptées aux différents partenaires de l'hémovigilance.
· Rechercher des informations dans le DPI Easily ou auprès des équipes de soins, à la demande du médecin ou de l'IDE.
· Formaliser des courriers, documents et supports de communication à la demande du médecin ou de l'IDE.
3. Gestion logistique :
· Collaborer avec l'EFS.
· Organiser des réunions à la demande de l'équipe HV.
· Commander les articles de papeterie, de matériel hôtelier (LYRECO, HOSPIMAG...).
· Commander les tubes de sang pour enseignement et préparer les flacons-gouttes
· Gérer les demandes dématérialisées de réparation ou logistiques.
· Participer aux réunions d'équipe secrétaires avec le cadre de santé.

PROFIL RECHERCHÉ :
Savoir faire
- Autonomie, polyvalence, capacités d'adaptation dans la limite de ses fonctions.
- Capacité à rendre compte.
- Esprit d'analyse et de rigueur méthodique.
- Sens de l'organisation et de la priorisation des activités.
Savoir être
- Qualités relationnelles, discrétion et sens de la communication adaptée aux contextes et interlocuteurs.
- Respect de la hiérarchie
- Esprit d'équipe et capacité d'adaptation.
Conditions requises
- Compétences en lien avec les activités du poste.
- Connaissance de l'environnement hospitalier et de l'institution des HCL.
- Connaissance des outils informatiques bureautiques dédiés (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, navigation, ...).
Lieu d'affectation : Unité d'hémovigilance (HV) du GHS, 165 chemin du Grand Revoyet 69495 PIERRE-BENITE.
Lieux d'exercice : Unité d'hémovigilance (HV) du HLS, GHE et occasionnellement HEH.

Hospices Civils de Lyon - HCL (siège)
3 Quai des Celestins BP 2251
69229 Lyon

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