Détails de l’offre
Poste proposé
Assistant de Direction (H/F) - 100% - Pôle des Ressources Humaines
Contrat
CDD; CDI; Mutation
Descriptif
L'ÉTABLISSEMENT :Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d'enseignement et de recherche.
Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d'activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2 750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation.
Avec plus de 11 850 employés, professionnels médicaux et non-médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d'Alsace.
LE POSTE :
Les deux secrétaires de Direction assurent en binôme la gestion du secrétariat des 3 Directeurs du Département des Ressources Humaines.
La rigueur, un bon sens de l'organisation avec une priorisation des tâches et activités, une bonne maîtrise du pack office bureautique ainsi qu'une bonne aisance en communication sont des qualités indispensables sur cette fonction.
Accueil physique (renseignements divers, orientation des visiteurs)
Accueil téléphonique :
Renseignements
Orientation des appels
Filtrage des appels
Prise de messages et transmission aux différents destinataires
Appels téléphoniques à effectuer en fonction des demandes des Directeurs
Gestion des agendas et organisation des rendez-vous, en fonction des instructions des Directeurs
Organisation des réunions et des déplacements
Réservation :
de salles
de prestations logistiques
des moyens de transports
Préparation des dossiers ou documents nécessaires s'il y a lieu.
Traitement du courrier entrant et sortant :
Datation des courriers adressés aux Directeurs (sauf courrier personnel ou confidentiel)
Traitement en retour suivant instructions
Dispatching des courriers
Réalisation de travaux administratifs, travaux de gestion, notamment :
Elaboration ou complétude de documents
Elaboration d'outils de suivi
Elaboration de comptes rendus divers
Rédaction/frappe de courriers divers
Réalisation de mailings, publipostages
Tenue et mise à jour de bases de données diverses
Tenue et mise à jour des organigrammes et documents de présentation du service
Participation à des réunions régulières du Département et rédaction des comptes rendus
Suivi de la documentation "circulante" (revues) dans le service
Gestion des parapheurs
Elaboration, bonne tenue et suivi de dossiers
Gestion des demandes de stages
Classement / archivage
Réalisation ponctuelle de quelques tâches à la demande des Cadres du Département
Gestion du secrétariat des instances (CSE et F3SCT)
Préparation des pochettes
Elaboration de l'ordre de passage des sujets à l'ordre du jour en fonction des contraintes des intervenants
Présence aux instances
Rédaction et envoi des convocations et des ordres du jour
Préparation de la salle (liste d'émargement, chevalets...)
Découpe de la bande sonore en séance
Préparation de la trame de PV pour la sténotypiste
Suivi des changements de membres titulaires et suppléants et rédaction des décisions correspondantes
Rédaction des décisions d'acceptation de formation des membres
Gestion des calendriers et des ordres du jour des comités de suivi de la F3SCT
Suivi des dotations budgétaires de la F3SCT
PROFIL RECHERCHÉ :
Qualités et compétences requises : Disposer de très bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles (bonne communication orale et écrite)
Avoir la capacité à prioriser les tâches et disposer d'un très bon sens de l'organisation
Posséder de la rigueur et de la méthode
Etre force de proposition, réactif, capable de prendre des initiatives
Etre en capacité de travailler en équipe
Savoir synthétiser, reformuler
Maîtriser des fonctions avancées des logiciels bureautiques Word, Outlook, Excel, Power point
La discrétion professionnelle est indispensable.
La connaissance du fonctionnement des HUS et de la DRH afin de pouvoir orienter les affaires (courriers, dossiers et les demandeurs d'informations, etc...) serait un plus
Formations requises - Expérience professionnelle : *
BAC + 2 type BTS Assistant de Manager
Ou
Expérience professionnelle pouvant correspondre au profil du poste
Modèle journalier : Modèle journalier : 7 h 30
Modèle hebdomadaire : 37h30
Amplitude de présence : 8h à 18h.
Présence à organiser en lien avec la collègue
Arrivée et départs échelonnés pour garantir l'amplitude de présence requise
Autres : Congés annuels : 28 jours
RTT : 15 jours
RÉMUNÉRATION brut : 22k / an
Personne à contacter
Mme Virginie ROECKEL
Etablissement
Hôpital Civil
1, place de L'hôpital BP 426
67091 Strasbourg
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