SECRETAIRE MEDICALE HDJ DOULEUR - CONSULTATIONS DOULEURS - H/F

SECRETAIRE MEDICALE HDJ DOULEUR - CONSULTATIONS DOULEURS - H/F

CDD

Descriptif du poste :





Fiche émise le

24/06/2024




Intitulé du poste


SECRETAIRE MEDICALE








Catégorie professionnelle et/ou Corps et grade recherché(s)


Catégorie B / AMA ou catégorie C / Adjoint administratif



Famille / Spécialité professionnelle / Métier


Famille : Gestion de l'information / Sous-famille : Gestion médico-administrative et traitement de l'information médicale / Code métier : 40L20



Unité Fonctionnelle

Pôle


HDJ DOULEUR - CONSULTATIONS DOULEURS

SANTE PUBLIQUE



Localisation du poste de travail


CENTRE HOSPITALIER DE CARCASSONNE 1060 chemin de la Madeleine CS 40001
11010 CARCASSONNE Cedex 9



Lieux d'intervention



Centre Hospitalier de Carcassonne



Présentation du service d'affectation - Localisation



Rez-De Chaussez secteur Santé publique



Description synthétique du poste
Description reproduite en cas de publication de poste


Secrétaire médicale.
Assure le bon fonctionnement du secrétariat, la réception, la transmission et la coordination des informations avec le service et les intervenants extérieurs.





Missions principales (non exhaustives)


·  Accueil physique et téléphonique,
·  Prise des RDV pour les consultations douleur et addictologie, planification et coordination des hospitalisations de Jour,
·  Production de comptes rendus de consultations médicales, de courriers, d'ordonnances, de certificats médicaux
·  Préparation des dossiers des patients externes et HDJ,
·  Classement et/ou numérisation des documents et courriers,
·  Remplacement de son binôme sur la consultation d'addictologie (remplacement mutuel durant les absences).






Missions annexes / spécifiques (non exhaustives)


4 Accueil des patients des consultations / HDJ,
4 Frappe des courriers de consultations et HDJ,
4 Gestion des messages des patients et des messages médecins,
4 Gestion des boites mails (rdv, prestataire, bio, réunion),
4 Gestion des dossiers postcures et sevrage,
4 Gestion du courrier arrivé et départ,
4 Gestion des bons de consultations interservices (distribution et saisie),
4 Saisie codage activité des médecins et équipes pluridisciplinaires externe et interne,
4 Création épisodes de soins et tableaux de bord,
4 Recueil et saisie des données statistiques de l'activité,
4 Gestion des tableaux de bords des médecins,
4 Participation aux réunions pluridisciplinaires (saisie des comptes rendus).


LIENS HIERARCHIQUES


HIERARCHIE ADMINISTRATIVE

HIERARCHIE FONCTIONNELLE


- Direction des Ressources Humaines,
- AAH - Responsable des secrétariats médicaux,
- AMA référente de pôle (coordination).




- Chef de Pôle,
- Chef d'UMA,
- Praticiens hospitaliers du service,
- Cadre supérieur de Santé co-gestionnaire de pôle,
- Cadre de Santé du service.
 
LIENS FONCTIONNELS


INTERNES

EXTERNES


- Chef de pôle,
- Chefs des Unités Médicales d'Activité,
- Praticiens hospitaliers des Unités Médicales d'Activité,
- Cadres de santé,
- Médecins Responsables des UMA,
- AMA référentes de pôle (coordination),
- Personnel.

- Secrétariats médicaux du Centre Hospitalier,
- Personnel médical, paramédical et administratif du CH,
- Médecins et secrétaires extra hospitaliers,
- Usagers externes.



QUALITES, CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES


 

Intitulé

Niveau recherché


 

 

S

A

M

E


CONNAISSANCES

Bureautique - Secrétariat

 

 

X

 




Codage des actes

 

X

 

 




Communication

 

 

X

 




Droits des usagers, patients

 

X

 

 




Organisation et fonctionnement interne

 

 

X

 




Réglementation des archives

 

X

 

 




Terminologie médicale

 

 

X

 


SAVOIR FAIRE

Accueil et orientation des personnes, des patients et des usagers

 

 

X

 




Capacité à s'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou au téléphone

 

 

X

 




Rédaction et mise en forme de documents

 

 

X

 




Capacité d'analyse et de priorisation

 

 

X

 




Travail en équipe et en réseau

 

 

X

 




Utilisation des outils bureautiques et logiciels métiers

 

 

X

 


Secret professionnel Droit de réserve

 

 

X

 


SAVOIR ETRE

Qualité d'adaptation

 

 

X

 




Rigueur

 

 

X

 




Patience et écoute

 

 

X

 




Sens de la collaboration, du travail en équipe

 

 

X

 




Exemplarité

 

 

X

 




Réserve

 

 

X

 




Implication

 

 

X

 
S : sensibilisation    / A : application      / M : maîtrise      / E : expertise


Profil


Pré requis obligatoires :
·         Aisance à la saisie des comptes rendus,
·         Maîtrise de la terminologie médicale,
·         Savoir-être.


Pré requis souhaités
æ Compétences techniques :
     Maîtrise des outils informatiques, facilités d'adaptation aux nouvelles techniques,
     Maîtrise de la fonction d'accueil,
     Ÿ Connaissances associées : législation et réglementation de l'assurance maladie, droits du patient hospitalisé.


æ Compétences sociales :
     Travail en équipe,
     Transmission de l'information,
     Coordination avec les équipes médicales et soignantes pour la prise en charge globale du patient.


æ Compétences organisationnelles :
     Facilités d'adaptation à la polyvalence,
     Facilités d'adaptation aux nouvelles techniques organisationnelles.
 


Conditions d'exercice


Rythme de travail :
JOUR à Amplitude : 7 H 40 du lundi au vendredi.


Composition équipe secrétariat - conditions organisationnelles :
Equipe de deux secrétaires : 1 temps plein + 0.80.
Planification des congés réalisée avec la secrétaire temps plein (consultations addictologie, consultations douleur et HDJ douleur) : permanence d'au moins une secrétaire.


Exigences relationnelles :
- Discrétion,
- Ecoute et disponibilité,
- Réactivité,
- Travail en équipe,
- Polyvalence,
- Adaptabilité,


Logiciels utilisés :
CROSSWAY,
WORD, EXCEL, Outlook,
VOX-T,
Cpage,
WEBSANTE,
Logiciel archives,
Internet et Intranet.
 
Autres renseignements

 

Visa de l'autorité hiérarchique


 


 




 


 
Contacts


                                 Service demandeur                                      

                             Gestionnaire


Nom


Fonction



Tél


Adresse mail

Mme ELOY Véronique
 
Attachée d'Administration Hospitalière
Responsable des secrétariats médicaux
 
04 68 24 27 03
 
[email protected]

Nom


Fonction



Tél


Adresse mail

Mme Emmanuelle PROT
 
Directeur des Ressources Humaines et de la Politique Sociale
 
04 68 24 20 36
 
[email protected]







Profil recherché :

Pré requis obligatoires :
Aisance à la saisie des comptes rendus,
Maîtrise de la terminologie médicale,
Savoir-être.


Pré requis souhaités
æ Compétences techniques :
Maîtrise des outils informatiques, facilités d'adaptation aux nouvelles techniques,
Maîtrise de la fonction d'accueil,
     Ÿ Connaissances associées : législation et réglementation de l'assurance maladie, droits du patient hospitalisé.


æ Compétences sociales :
Travail en équipe,
Transmission de l'information,
Coordination avec les équipes médicales et soignantes pour la prise en charge globale du patient.


æ Compétences organisationnelles :
Facilités d'adaptation à la polyvalence,
     Facilités d'adaptation aux nouvelles techniques organisationnelles.

Centre hospitalier
1060 chemin de la madeleine CS40001
11010 Carcassonne

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