Secrétaire à l'Ecole IBODE (H/F)

Secrétaire à l'Ecole IBODE (H/F)

CDD; Détachement; Mutation

poste à 50%

Objectif général du poste

La secrétaire de l'école d'Infirmier(e) de Bloc Opératoire Diplômé d'Etat (E IBODE) gère la partie administrative de toutes les étapes du parcours de formation des étudiants de l'inscription administrative à la diplomation ainsi que toutes les activités annexes s'y rapportant comme l'archivage.
Missions et activités
Gestion administrative du parcours de formation des étudiants

Orientation et conseils des candidats et des étudiants pendant leur formation
Gestion et suivi des admissions : dossier d'inscription, carte étudiants, attribution des vestiaires, cartes du centre de documentation, lingerie.
Enregistrement des chèques
Mise à jour des informations administratives dans le logiciel de scolarité
Suivi des absences, interruptions et des abandons
Suivi des demandes de transfert vers une autre EIBO (remplissage du tableau de suivi)
Gestion des dossiers scolaires et administratifs
Etablissement des conventions de stage
Suivi des dossiers de prise en charge : dossier apprenant avec le Conseil Régional Participation à la gestion du diplôme d'Etat avec le responsable pédagogique chargé de cette mission
Statistiques

Gestion administrative de l'organisation de l'école

Accueil physique et téléphonique du secrétariat
Tri et archivage des dossiers
Courriers : frappe et suivi
Commande de matériel de bureautique
Déclaration des AES et AT avec la mise à jour du tableau de suivi
Organisation opérationnelle des jurys et des instances : convocations, réservation des salles, suivi des présences, contrôle des documents à envoyer, édition si besoin
Etablissement et suivi des conventions des intervenants
Suivi du présentéisme des étudiants financés (présence obligatoire)
Gestion des ordres de missions et des états de frais des formateurs
Participation à l'organisation de la remise des diplômes
Suivi des validations des lieux de stage
Participation à la journée portes ouvertes IRF (1 samedi après-midi par an)
Aide à la surveillance des évaluations, des épreuves de concours ou de sélection

Niveau de compétence e capacités requises
Niveau d'études

Bac ou BTS secrétariat

Niveau d'expérience

Expérience en secrétariat

Capacités requises
Connaissances

Connaissances niveau confirmé en bureautique et en informatique pour l'utilisation des logiciels métiers et la création de documents
Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'IRF et du CHU

Savoir-faire

Anticipation et priorisation des activités pour l'organisation des journées de travail
Esprit d'initiative dans son périmètre de responsabilité
Savoir assurer un suivi, classer et archiver
Savoir expliquer, guider et renseigner les étudiants pendant leur parcours de formation

Aptitudes

Capacité rédactionnelle
Capacité d'organisation
Savoir travailler en équipe restreinte
Capacités relationnelles et d'écoute
Capacité d'analyse et de synthèse
Discrétion
Adaptabilité

Caractéristique du poste

Poste est à mi-temps dont les modalités horaires et de présence seront à définir avant la prise de poste
Présence requise pendant les périodes de concours et les jurys semestriels
Présence pendant la journée Porte Ouverte IRF CA et RTT selon le guide du travail
Le poste est basé dans l'IRF à l'étage 3 du CHU de Reims, dans l'école d'IBODE. Rémunération en fonction de la grille ou de l'ancienneté
Les activités d'archivage nécessitent un port de charge minimal (5kg) et des rangements en hauteur

Ce que nous proposons :

Prestations sociales attractives par le biais du Comité de Gestion des uvres Sociales (CGOS) : sport, voyages, billetterie, chèques vacances, chèques culture, aide personnalisée selon profil
Remboursement des frais de transport en commun à 75% dans la limite de 96
Points de restauration sur place : Self du personnel, cafétéria sur Hôpital Maison Blanche et Hôpital Robert Debré
Parking réservé au personnel
Le CHU de Reims est un établissement handi-accueillant

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Hôpital Maison Blanche
45 Rue Cognacq Jay
51092 Reims

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